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Vermögen und Rücklagen im eingetragenen Verein

Zweckgebundene Rücklagen

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Zweckgebundene Rücklagen

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Serie: Der eingetragene Verein

Dieser Beitrag ist der dritte Teil der Serie Der eingetragene Verein: Eintragung, Verwaltung, Steuern.

Viele Vereinsvorstände sind bestrebt, das Vereinsvermögen zu erhöhen. Dies ist vom Gesetzgeber aber so nicht vorgesehen und nicht zulässig. Gemeinnützige Vereine sind grundsätzlich dazu verpflichtet, ihre Mittel zeitnah zu verwenden, das sieht § 55 Abs. 1 Nr. 5 AO vor.

Handelt der Verein gegen diese Vorschrift, kann ihm die Gemeinnützigkeit entzogen werden. Nun müssen Vereine – nicht anders als Unternehmen auch – jedoch langfristig planen, auch in finanzieller Hinsicht. Deshalb ist es eine wichtige Frage, in welcher Form die Bildung von Rücklagen zulässig und problemlos erfolgen kann.

Rücklagen im Verein

Rücklagen sind allgemein Finanzmittel, die bestimmten zukünftigen Ausgaben dienen sollen. Voraussetzungen für die Bildung von Rücklagen sind:

  • Der Zeitpunkt, wann diese Kosten entstehen, ist genau bestimmt, in der Regel liegt er im nächsten oder übernächsten Geschäftsjahr.

  • Die Höhe der zukünftigen Kosten ist bekannt.

  • Die Rücklagen müssen für den vorgesehenen Zweck verwendet werden.

Die Bildung von Rücklagen von Vereinen wurde, abweichend vom Grundsatz der zeitnahen Mittelverwendung, 2013 durch das Ehrenamtsstärkungsgesetz im § 62 AO neu geregelt. Demnach haben Vereine das Recht, zwei verschiedene Arten von Rücklagen zu bilden:

  • zweckgebundene Rücklagen

  • freie Rücklagen

Zweckgebundene Rücklagen

Zweckgebunden bedeutet, dass der Verwendungszweck der Rücklagen ganz genau bestimmt ist, sowohl von der Sache wie auch vom Zeitpunkt der Mittelverwendung her.

Zweckgebundene Rücklagen können nicht für alle Vereinsbereiche gebildet werden. (Mehr über die Vereinsbereiche steht im zweiten Teil:

Der gemeinnützige Verein: Steuern, Buchführung, Jahresabschluss. Als Übersicht:

Rücklagenbildung ist nicht möglich für den ideellen Bereich.

Rücklagenbildung ist zulässig für einen Zweckbetrieb, für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb und die Vermögensverwaltung.

Angenommen, ein Kanuverein mit eigenem Vereinsheim und einem Bootshaus möchte Rücklagen bilden. Welche zweckgebundenen Rücklagen dürfen gebildet werden?

  • Rücklagen für den Zweckbetrieb: Die Ruderboote werden regelmäßig abgeschrieben und nach vollständiger Abschreibung durch neue Boote ersetzt. Dafür können zweckgebundene Rücklagen in Höhe der jährlichen Abschreibungen (§ 62 Abs. 1 Nr. 2 AO) gebildet werden.

  • Rücklagen für den Vermögensbereich: Das Dach des Bootshauses soll im nächsten Jahr erneuert werden. Das Gebäude zählt als Immobilie zu den Vermögenswerten des Vereins. Für diese Maßnahme dürfen Rückstellungen gebildet werden.

  • Rücklagen im wirtschaftlichen Bereich: Die sanitären Anlagen im Vereinsheim sollen in zwei Jahren erneuert werden. Hierfür dürfen Rücklagen gebildet werden.

  • Rücklagen für wiederkehrende Ausgaben: Der Verein beschäftigt einen Trainer. Die Lohnkosten fallen monatlich an, die Vereinsbeiträge werden aber nur einmal jährlich, im Juni, abgebucht. Für die Zahlungen von Januar bis Juni darf eine sogenannte Betriebsmittelrücklage gebildet werden.

Zweckgebundene Rücklagen bei ungewissem Zeitpunkt der Verwendung

Im Gegensatz zu zeitlich genau bestimmbaren Ausgaben können auch zukünftige Ausgaben entstehen, bei denen der Zeitpunkt noch nicht genau konkretisiert werden kann. Auch für diese Ausgaben dürfen zweckgebundene Rücklagen gebildet werden.

Voraussetzung hierfür ist:

  • Die Bildung der Rücklage ist notwendig, um das Vorhaben durchführen zu können.

  • Das Vorhaben muss tatsächlich durchgeführt werden.

  • Die finanzielle Gesamtsituation des Vereins lässt es realistisch erscheinen, dass das Vorhaben gelingt.

Wenn die zukünftige Rücklagenbildung nicht ausreicht, um die Anschaffung in einem überschaubaren Zeitraum ausführen zu können, ist die Rücklagenbildung nicht zulässig!

Laufzeiten der zweckgebundenen Rücklagen nach § 62 Abs. 1 AO:

Rechtsgrundlage

Art der zweckgeb. Rücklagen

Laufzeit

§ 62 Abs. 1 Nr. 1 AO

Betriebsmittelrücklage

1 Kalenderjahr

§ 62 Abs. 1 Nr. 1 AO

zweckgebundene Rücklage

5 Kalenderjahre, Verlängerung möglich

§ 62 Abs. 1 Nr. 2 AO

Wiederbeschaffungsrücklage

bis zur Anschaffung

Zusammenfassung: Zweckgebundene Rücklagen

Zweckgebundene Rücklagen sind:

  • Rücklagen für zukünftige Auslagen im Zweckbetrieb

  • Rücklagen für wiederkehrende Ausgaben (Betriebsmittelrücklagen)

  • Rücklagen für die Erhaltung des Vereinsvermögens

  • Rücklagen für zukünftige Auslagen im wirtschaftlichen Bereich

Dokumentation der zweckgebundenen Rücklagenbildung

Um die Rücklagenbildung gegenüber dem Finanzamt glaubwürdig darlegen zu können, muss sie unbedingt dokumentiert werden. Der Entschluss zur Rücklagenbildung muss in einem schriftlichen Vorstandsbeschluss festgehalten werden.

Nicht nur die Neubildung von zweckgebundenen Rücklagen, sondern auch die Auflösung dieser Rücklagen sollte dokumentiert werden.

Mustervorlage: Rücklagenverwaltung für einen e. V.

Wie eine solche Dokumentation aussehen kann, zeigt unser Muster zur Rücklagenverwaltung zum Herunterladen.