MS Outlook 2003 - Einführungskurs

Eine Nachricht ist eine elektronische Mitteilung, die an einen anderen Benutzer gesendet wird. Sie erstellen eine neue Nachricht, in dem Sie im Posteingang das Symbol Neu klicken. Erhaltene Nachrichten erscheinen im Posteingang und können dort mit einem Doppelklick geöffnet werden.

Zur Bearbeitung von elektronischen Nachrichten stellt MS Outlook div. Ordner zur Verfügung. Die wichtigsten Ordner sind die Ordner Posteingang, Postausgang, Gesendete Objekte, Entwürfe sowie Gelöschte Objekte.

Erhaltene Nachrichten befinden sich im Posteingang. Sie werden im Lesebereich dargestellt oder mit einem Doppelklick geöffnet. Mit Menü Ansicht, Lesebereich können Sie das Vorschaufenster einblenden.

Empfangene Nachrichten können mit MS Outlook auf einfache Weise beantwortet, weitergeleitet, gelöscht oder in Ordner verschoben werden. Verwenden Sie dazu die entsprechenden Schaltflächen in der Symbolleiste.

Zum Erstellen einer Nachricht wechseln Sie in den Posteingang und klicken das Symbol Neu. Beim Erstellen einer Nachricht ist auf jeden Fall immer das An...-Feld auszufüllen und ein Betreff einzugeben. Das Feld Cc... dient der Eingabe von Kopienempfängern. Empfänger im Feld BCc... bleiben für alle anderen Empfänger aber auch untereinander unsichtbar.

Zum Auswählen von Empfängern stehen verschiedene Adressbücher zur Verfügung. Im Globalen Adressbuch finden Sie alle Empfänger, die am Server angelegt wurden. Im Outlook-Adressbuch finden Sie Empfänger des Ordners Kontakte. Daneben kann es noch zahlreiche weitere Adressbücher geben.

MS Outlook unterstützt verschiedene Nachrichtenformate. Das Format Nur-Text bietet keine Formatierungen - es ist aber dennoch das gebräuchlichste Format im Internet. Mittlerweile fast ebenso gebräuchlich ist das Format HTML.

Als Editor für die Nachrichten kann auch Microsoft Word eingesetzt werden. Somit stehen die ganzen Möglichkeiten von MS Word beim Verfassen von Mails zur Verfügung. Der Nachteil: Die Nachrichten erhalten alle das wenig gebräuchliche Word-Format und WordMail benötigt viel Speicher.

Internet-Mail-Adressen erkennt Outlook automatisch. Sie können daher ganz einfach eingegeben werden. Beim Senden ins Internet gehen aber häufig die Formatierungen verloren. Außerdem funktionieren Lese- und Übermittlungsbestätigungen häufig nicht oder fehlerhaft.

Mit Outlook ist es auf einfache Weise möglich, Dateianlagen zu versenden. Empfangene Anlagen können mit Menü Datei, Anlagen speichern... abgelegt werden.

Mit dem Einfügen eines Objekts können Sie die Grenzen des Nachrichtenfensters überschreiten und z.B. sichtbare Excel-Tabellen in Mails versenden. Elemente ermöglichen Outlook-Informationen mit Nachrichten zu versenden.

Signaturen haben den Zweck, automatische Mailschluss-Floskeln zu erzeugen. Signaturen können aber auch die Funktion von AutoTexten erfüllen.