Die "Aus"leitung ("Brötchen-Deckel")

Auch der letzte Satz soll wieder dem persönlichen Bezug dienen. Deshalb sollten Sie Ihre Briefe wie folgt schließen:

Benutzen Sie positive und freundliche Schlusssätze, die den Empfänger direkt ansprechen und nicht mit alten Floskeln behaftet sind.

Falsch	Richtig
Wir hoffen, diese Angelegenheit damit abschließend geklärt zu haben.	Wenn Sie (noch) Fragen haben, rufen Sie uns bitte an. Wir beraten Sie gern.

Fordern Sie den Empfänger höflich auf, bestimmte Dinge zu tun, evtl. mit genauem Termin.

Falsch	Richtig
Wir erwarten Ihre Antwort bis Mitte nächster Woche.	Können Sie uns bitte bis ... antworten? / Bitte antworten Sie uns bis ... Vielen Dank!

Stellen Sie abschließende Fragen, so können Sie gerade bei negativen Botschaften den Ton entschärfen oder Sie benutzen die höflichste Form, zu einer bestimmten Aktionen aufzufordern.

Falsch	Richtig
Wir hoffen, dass die Sache damit geklärt ist.	Sind Sie einverstanden, ...?
Wir benötigen die Unterlagen baldmöglichst.	Können Sie uns die Unterlagen bitte bis ... zuschicken? Herzlichen Dank!

Falsch	Richtig
Für Ihre Mühe/Bemühungen danken wir Ihnen im Voraus.	Herzlichen Dank für Ihre Unterstützung. / Schon jetzt vielen Dank für Ihre Hilfe.

Falsch

Richtig

... stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung und verbleiben

mit freundlichen Grüßen

Bei Fragen sind wir gerne für Sie da.

Herzliche Grüße

Wählen Sie dabei den Ausdruck, der Ihnen am meisten zusagt. Der Gruß soll Ihnen entsprechen und Sie nicht verbiegen.

Bieten Sie Anlagen "SIE-"orientiert an und machen Sie kenntlich, dass Sie eine Anlage beifügen (vor allem bei E-Mails).

Falsch	Richtig
Als Anlage senden wir Ihnen unseren Bericht und Ihre Fotos.	Sie erhalten unseren Bericht und Ihre Fotos. / Gerne übersenden wir Ihnen ... unten: Anlage
Ein Formular haben wir Ihnen beigefügt. Bitte füllen Sie es aus und schicken es an uns zurück.	Bitte füllen Sie das Formular aus und schicken es (uns) zurück. Vielen Dank. unten: Anlage
Beigefügt erhalten Sie die gewünschten Prospekte, Preisübersichten und unsere Lieferbedingungen.	Sie erhalten das gewünschte Informationsmaterial. / Gerne übersenden wir Ihnen ... unten: Anlage.

Der souveräne Umgang mit Reklamationen und Absagen