Vertretung und Vorstand

In jedem Fall entscheidend für die Flexibilität der Vereinsarbeit und die Sicherheit im haftungsrechtlichen Sinne sind insbesondere drei Faktoren, die überlegt und gleich zu Beginn in Ihrer Satzung geregelt sein sollten.

Wer trifft die Entscheidungen ?
Wie werden Entscheidungen getroffen ?
Wer ist für die Vertretung des Vereins nach außen zuständig?

Wer trifft die wesentlichen Entscheidungen?

Meinungsbildendes Organ im Vereinsleben ist klassischerweise die Mitgliederversammlung. Die Mitglieder bestimmen gemeinschaftlich, in welche Richtung die Arbeit gehen soll und wohin sich der Verein entwickeln soll. Zu bedenken ist jedoch, dass die Flexibilität in der Vereinsarbeit leiden kann, wenn z.B. über Satzungsänderungen lediglich in einer ordentlichen Mitgliederversammlung abgestimmt werden kann, wie es in vielen Vereinen geregelt ist. Ordentliche Mitgliederversammlungen werden üblicherweise nur einmal im Jahr abgehalten.

Eine solche Bestimmung bedeutet, dass auch über Änderungen der Satzung nur einmal jährlich beschossen werden kann. Es kann jedoch Fälle geben, die eine Satzungsänderung dringlich machen. Das gilt insbesondere, wenn die Vereinsarbeit mit einer Minimalsatzung begonnen wurde und sich im Verlauf der Arbeit regelungsbedürftige Sachverhalte ergeben - etwa eine angemessene Regelung über die Vertretung des Vereins nach außen (s.o.).

Es ist daher empfehlenswert, in die Satzung die Bestimmung aufzunehmen, dass über dringende Satzungsänderungen auch in einer außerordentlichen Mitgliederversammlung entschieden werden kann. Diese ist üblicherweise jederzeit einberufbar. Ein Formulierungsbeispiel finden Sie in § 8 unserer Mustersatzung zum Download. Überlegenswert ist auch die Regelung, dass Satzungsänderungen in Eilfällen ausschließlich vom Vorstand beschlossen werden können. Dann könnten über dringende Satzungsänderungen im Rahmen einer Vorstandssitzung abgestimmt werden. Die Mitglieder wären lediglich über das Resultat zu informieren. Das Gesetz bietet diesen Spielraum: Der Mitgliederversammlung bleibt zwingend lediglich das Recht vorbehalten, über die Auflösung des Vereins und den Anfallberechtigten im Fall der Auflösung des Vereins zu beschließen.

Auf der anderen Seite sollte man jedoch genau prüfen, ob eine solche Regelung dem jeweiligen Verein und dem Bild seiner Mitglieder über die Vereins- und Zusammenarbeit entspricht.

Wie werden Entscheidungen getroffen?

Beispiel:

Die frischgebackenen Gründer eines Vereins zum Betrieb eines Kulturzentrums lieben Diskussionen. In der heutigen Versammlung ist die Frage zu klären, ob die Wände der Einrichtung violett oder olivfarben gestrichen werden sollen. Laut Satzung sind Entscheidungen im Konsens zu treffen. Schließlich hat man das ganze Projekt aus der gemeinsamen Begeisterung heraus gestartet, da sollen auch alle mit allem einverstanden sein. Sieben Stunden später rauchen zwar die Köpfe. Eine Entscheidung gibt es aber nicht.

Es ist ratsam, die Entscheidungsfindung bei Angelegenheiten des normalen Tagesgeschäfts nicht zu kompliziert zu gestalten. In diesen Fällen sollten eine einfache Mehrheit und die Abstimmung durch Handzeichen genügen. Auch wenn der Konsens natürlich erstrebenswert ist und gerade dem Enthusiasmus der ersten Zeit des Vereinlebens entspricht, sollten Sie sich überlegen, wie viel Zeit Sie investieren möchten, um zu einer Entscheidung zu kommen. Langwierige Verzögerungen können zermürbend sein.

Entscheidungen, die den Kern des Vereins betreffen, sollten dagegen eine breitere Mehrheit erfordern. Hier wird üblicherweise zumindest eine qualifizierte Mehrheit vorgeschrieben, also etwa zwei Drittel der Stimmen aller Anwesenden oder auch aller Vereinsmitglieder. Ratsam ist es auch, Wahlen wie z.B. die des Vorstands in geheimer Abstimmung durchzuführen, um den Mitgliedern die nötige Entscheidungsfreiheit zu gewähren. Schauen Sie auch hierzu in unsere Mustersatzung zum Download.

Die Vertretung des Vereins nach außen

Die Vertretung des Vereins nach außen - also der Abschluss von Verträgen und das Tätigen anderer Rechtsgeschäfte für den Verein - ist nach § 26 Abs. 2 BGB eine klassische Aufgabe des Vorstands. Hier kann es bei unzureichender Regelung zu Schwierigkeiten kommen:

Beispiel:

Der frisch gewählte, allein vertretungsberechtigte 1. Vorsitzende eines Kita-Vereins freut sich, denn er wollte schon immer einen Dienstwagen fahren. Als erste Amtshandlung kauft er auf Vereinskosten einen Porsche.
Ein Tennisverein will auf ein größeres Gelände umziehen. Alle 5 Vorstandsmitglieder sind nur gemeinsam vertretungsberechtigt. Kurz vor Abschluss der Vertragsverhandlungen fährt ein Vorstandsmitglied für 3 Monate zum Segeln in die Südsee. Der Vertrag kann nicht wirksam unterschrieben werden. Das Gelände wird an jemand anderes vergeben.
Zwei gemeinsam vertretungsberechtigte Vorstandsmitglieder eines Absolventenvereins sollen einen Mietvertrag für ein Büro in Berlin-Wedding unterschreiben, das als Verwaltungssitz genutzt werden soll. Der Makler zeigt ihnen aber vorher eine Stadtvilla in Potsdam. Die beiden sind hingerissen und schließen für den Verein sogleich den Vertrag ab. Die Miete übersteigt die Mittel des Vereins jedoch bei Weitem.

Vertretungsberechtigung:
Um dem vielleicht unwahrscheinlichen, aber eben nicht unmöglichen Fehltritten Einzelner vorzubeugen und um die Flexibilität in der Außenvertretung zu behalten, empfiehlt es sich in den meisten Fällen, zwei Vorstandsmitglieder gemeinsam mit Vertretungsmacht zu versehen. Das bedeutet, dass ein Vertrag für den Verein wirksam wird, wenn ihn beide gemeinsam unterschrieben haben. Alleinvertretungsmacht eines Einzelnen kann riskant sein. Gemeinsame Vertretungsmacht zu vieler Vorständen kann unflexibel machen und sogar die Geschäfte auf Zeit lahm legen.

Geschäftswert begrenzen:
Zur weiteren Absicherung ist es möglich, eine "Kindersicherung" in Bezug auf den Wert der abzuschließenden Geschäfte einzubauen. So können Sie in der Satzung z.B. bestimmen, dass Rechtsgeschäfte ab einem bestimmten Geschäftswert (z.B. 5.000 Euro) für den Verein nur rechtsverbindlich sind, wenn sie mit Zustimmung der Mitgliederversammlung oder des gesamten Vorstandes abgeschlossen wurden. Ein Formulierungsbeispiel finden Sie in § 6 (4) unserer Mustersatzung zum Download.

Leitfaden für Vereinsgründer