Stilsicher zur Weihnachtsfeier einladen

Dass eine Weihnachtsfeier stattfinden soll, steht nun fest. Das Budget ist auch geklärt. Aber wie laden Sie Ihre Gäste stilvoll ein? Was wollen Sie mit Ihrer Einladung erreichen? Sicher, Sie möchten Ihre Mitarbeiter darüber informieren, dass eine Feier stattfinden wird, aber Sie sollten schon mit der Einladung dazu motivieren, auch zu kommen.

Welche Form ist bei Einladungen angemessen?

Planen Sie eine aufwendige Feier, sollten Sie dies auch schon mit der Einladung ausdrücken. Folgende Faktoren sind dabei ausschlaggebend:

Übermittlungsweg
Schriftform & Gestaltung
Versendungszeitpunkt

Haben Sie eine aufwendige Feier im gehobenen Ambiente geplant, nehmen Sie sich für die Einladung auch dementsprechend Zeit und verschicken Sie nicht einfach einen Serienbrief.

Die Aufmerksamkeit ist erheblich höher, wenn Sie gedruckte Einladungskarten oder zumindest hochwertiges Papier verwenden.

Je nachdem, wie groß die eingeladene Gruppe ist, können auch handschriftliche Einladungsbriefe positiv überraschen.

Eine handschriftliche Anrede sollte die Einladung aber im kleinen Rahmen auf jeden Fall beinhalten. Das zeugt von einer stilvollen Einladung und der doch so wichtigen persönlichen Note.

Wann sollte die Einladung verschickt werden?

Denken Sie daran, die Einladungen nicht zu kurzfristig zu versenden. Ein unangenehmer Nebeneffekt könnte sein, dass Ihre Gäste dann keine Zeit haben. Und eine Veranstaltung ohne Gäste könnte schnell in einem Desaster enden.

Planen Sie eine interne Firmenveranstaltung, können Sie bereits 10 Wochen vor dem Event ein so genanntes "Early Warning" per E-Mail verschicken. Somit machen Sie schon einmal Geschmack auf das, was noch kommen wird und die Eingeladenen können sich den Termin vormerken. Erste Hinweise auf das Motto der Veranstaltung können mit dieser "Warnung" vorgegeben werden.

Worauf Sie achten sollten:

Firmenpapier ohne Bankverbindungen, so genannte Repräsentationsbögen verwenden.
Besser: hochwertiges Papier verwenden!
Bewahren Sie Ihr Corporate Design, so dass noch erkennbar ist, von wem die Einladung ausgesprochen wird.
Dresscode nicht vergessen!
Antwortkarte beilegen oder Faxantwort ermöglichen inkl. Zeitpunkt, bis wann die Antwort erwartet wird.
Anfahrtsskizze für Externe beilegen.
Fensterlose Briefumschläge entweder mit Drucker oder handschriftlich adressieren.
Verwenden Sie Sondermarken!

Formulieren Sie Ihre Antwortkarte möglichst eindeutig.

"Ich nehme teil und bringe ... Personen mit" oder "Ich nehme mit ... Personen teil"

So bitten Sie am besten um eine Rückantwort:

"Bitte senden/faxen Sie uns Ihre Antwort auf der mitgeschickten Karte bis zum 30. November."

oder
"Bitten teilen Sie uns unter folgender Nummer: 0123-123456 bis spätestens 30. November mit, ob Sie an der Veranstaltung teilnehmen möchten."

Eine Einladung wird so angenommen oder abgelehnt, wie sie empfangen wurde. Es sei denn, der Absender gibt eine andere Möglichkeit vor.

Business-Etikette Weihnachten