Geschäftsbrief, Angebot, Rechnung, Mahnung: Mustervorlagen zum Download

Gute Nachricht für Kleingewerbetreibende und Freelancer: Wer nicht ins Handelsgesetzbuch eingetragen ist, muss bei seinen Geschäftsbriefen keine bestimmten Formvorschriften beachten. Besondere Informationspflichten gibt es auch nicht mehr. Wie viel Wert Sie auf die äußere Form legen und wie Sie Ihre Kunden ansprechen, bleibt also allein Ihnen überlassen.

Geschäftsbriefe sind oft randvoll mit Informationen über den Absender: Angefangen bei ...

• Rechtsform-, Berufs-, Namens-, Adress- und Telekommunikationsdaten

• über Steuer-, Konto- und Registernummern

• bis hin zu Angaben über Sachbearbeiter, Aktenzeichen und Bezugnahmen auf vorangegangene Schreiben.

Kein Wunder, dass sich Gründer und Jungunternehmer da fragen, welche der vielen Angaben denn für sie erforderlich sind. Rechtlich ist die Antwort zum Glück ganz einfach: Keine. Für einfache Geschäftsbriefe gibt es keine generellen Pflichtangaben mehr. Solange Sie nicht ins Handelsregister eingetragen sind oder aus anderen Gründen als "Kaufmann" gelten und deshalb den Vorschriften des Handelsgesetzbuches unterliegen, können Sie von Amts wegen auf Ihre Ausgangspost schreiben, was Sie wollen!

Daran ändert auch die vor ein paar Jahren in Kraft getretene "Verordnung über Informationspflichten für Dienstleistungserbringer" ("DL-InfoV") nichts: Denn darin verlangten Pflichtangaben können ebensogut im Internet oder in Form von Allgemeinen Geschäftsbedingungen bereitgestellt werden.

Seit Streichung des §15b Gewerbeordnung, in dem früher die "Namensangaben im Schriftverkehr" geregelt waren, brauchen Sie Ihren Empfängern theoretisch noch nicht einmal Ihren Namen und Ihre Postanschrift zu offenbaren! Ob das besonders sinnvoll ist, sei dahingestellt: Es kann Sie jedoch niemand aufgrund dieser Vorschrift wegen Vernachlässigung von Informationspflichten auf Briefbögen zur Rechenschaft ziehen.

Amtliche Anforderungen an die äußere Form von Geschäftsbriefen gibt es ebenfalls nicht: Welches Papierformat Sie wählen oder ob Sie sich an die DIN-Regeln halten, ist ganz allein Ihre Sache. Ein Briefbogen im Bierdeckel- oder Plakatformat, der bis auf das Adressfeld und den Brieftext leer ist, wird freilich nur in Ausnahmefällen wirklich zielführend sein ...

Unser schlichter Musterbrief enthält daher die folgenden Elemente:

• Absender-Logo,

• Adress- und Kontaktangaben des Absenders,

• Adressfeld (mit Absenderzeile),

• Datum,

• Betreffzeile,

• Anrede,

• Brieftext,

• Grußformel und

• "PS"-Zeile (als besonders wirksame Stelle für "Hingucker" wie z.B. Zusatzangebote).

Sieht man einmal von den Empfänger- und Absenderadressen ab, ist keines der Briefelemente objektiv unverzichtbar. Auch bei der Anordnung der Briefbestandteile haben Sie freie Hand. Wenn Sie jedoch sehr weit von den üblichen Briefkonventionen abweichen, sollten Sie sicher sein, dass das Erscheinungsbild zu Ihren Angeboten passt und von Ihren Geschäftspartnern als stimmig und professionell empfunden wird. Ein Designer kann sich dabei erfahrungsgemäß größere Freiheiten leisten als ein Bestatter.

Mindestens ebenso bedeutend wie ein professionelles Erscheinungsbild ist der Inhalt Ihres Schreibens. Ganz wichtig: Erliegen Sie beim Schreiben bloß nicht dem Business-Bluff! Bei allgemeinen Geschäftsbriefen gibt es keinerlei Vorschriften in Bezug auf Formulierungen. Im Gegenteil: Gern verwendete Floskeln wie ("in Beantwortung Ihres Schreibens", "Bezug nehmend auf", "Mit vorzüglicher Hochachtung" etc.) sind kein Zeichen von Professionalität, sondern abschreckende Fälle des sogenannten "Kanzleistils".

Statt Substantivierungen, Passiv- und Partizipialkonstruktionen sowie verschachtelten Bandwurmsätzen sind im Geschäftsleben längst einfache, kurze und klare Formulierungen sowie persönliche Leseransprache Trumpf. Glaubt man Marketing-Experten, nehmen Sie den Begriff "Ansprache" am besten sogar wörtlich: Sprechen Sie mit Ihren Adressaten, als säßen sie Ihnen gegenüber!