Geschäftsbrief, Angebot, Rechnung, Mahnung: Mustervorlagen zum Download

Kommerzielle Buchhaltungsprogramme sind für Kleingewerbetreibende, Freelancer und nebenberuflich Selbstständige oft zu teuer. Außerdem sind professionelle Auftragsverwaltungen und Fakturierungsprogramme viel zu aufwendig, wenn es nur darum geht, alle paar Tage mal Angebote, Rechnungen oder Mahnungen für eine überschaubare Zahl von Kunden schreiben.

Es geht auch einfacher und günstiger: Geschäftsbriefe, Angebote, Rechnungen und Mahnungen lassen sich ebenso gut mit gängigen Office-Programmen erstellen. Wir helfen Ihnen dabei und liefern passende Vorlagen für Microsoft Word und OpenOffice.org Writer.

Außerdem bekommen Sie bei uns Hinweise auf die wichtigsten formalen und inhaltlichen Anforderungen an korrekte Geschäftsdokumente.

Die Zahl der Nebenher- und Kleingründungen ist sprunghaft gestiegen. Die Anbieter kaufmännischer Softwarelösungen haben sich mittlerweile auf die Bedürfnisse von Selbstständigen und kleinen Unternehmen eingestellt. Herausgekommen sind Komplettprogramme wie zum Beispiel Lexware büro easy oder WISO Mein Büro. Zwar halten sich die Anschaffungskosten solcher "Rundum sorglos"-Lösungen mit unter 100 Euro in Grenzen. Hinzu kommen allerdings jedes Jahr Aktualisierungskosten.

Angesichts chronisch knapper Kassen zögern viele Existenzgründer und nebenberuflich Selbstständige da mit der Anschaffung. Die Kosten sind aber nicht der einzige Grund:

• Ohne Paxiserfahrung weiß man anfangs ja noch gar nicht, welche Funktionen man wirklich benötigt und ob eine Software auch zu den betrieblichen Abläufen passt.

• Jede noch so einfache "kaufmännische Software für Nicht-Kaufleute" erfordert eine gewisse Einarbeitungszeit - selbst wenn sie in einer "Jeder-kann's"-Version ausgeliefert wird.

• Wer nur gelegentlich Briefe, Angebote, Rechnungen oder Mahnungen schreibt, für den ist das Einrichten und Einarbeiten in eine Profi-Software oft zu hoch.

In solchen Fällen lässt sich die typische Geschäftskorrespondenz problemlos mit gängigen Office-Programmen wie MS Office oder OpenOffice.org / LibreOffice / StarOffice erledigen. Weniger erfahrene Anwender stehen dabei aber erfahrungsgemäß vor zwei Hauptproblemen:

• Die Vielzahl an (tatsächlichen oder vermeintlichen) Form- und Inhaltsvorschriften für kaufmännische Schreiben sorgt für Verunsicherung.

• Viele Anwender tun sich außerdem schwer, inhaltlich geeignete Dokumente auf ihren eigenen Bedarf hin anzupassen und sie anschließend als Dokumentvorlagen abzuspeichern, damit sie bei nächster Gelegenheit schnell auf sie zugreifen können.

Unser Profi-Paket für Einsteiger sorgt in solchen Fällen für Abhilfe: Auf jeweils einer Seite fassen wir die wichtigsten formalen und inhaltlichen Anforderungen an die vier am häufigsten genutzten kaufmännischen Dokumentarten zusammen, liefern Hinweise auf weiterführende Fachinformationen und stellen fertige Musterdateien zum Download bereit.

Das praktische Vorlagen-Paket von akademie.de enthält sechs Muster-Vorlagen samt Erläuterungen zur korrekten Form. Alle Vorlagen lassen sich individuell anpassen.

Korrespondenz-Quartett: Alle Viere mit Zugabe...

Sämtliche Informationen finden Sie auch auf unserer Website. Lesen Sie auf den folgenden Seiten, wie Sie ...

• formvollendete Geschäftsbriefe verfassen,

• überzeugende Angebote schreiben,

• korrekte Rechnungen ausstellen - wahlweise mit Umsatzsteuer (Regelbesteuerung) oder ohne Umsatzsteuer (Kleinunternehmer),

• rechtlich einwandfreie Mahnungen aufsetzen.

Außerdem erhalten Sie zwei praktische Anleitungen zum Anpassen der Musterdateien auf Ihren eigenen Bedarf hin sowie zum Einbinden der Dokumentvorlagen in Ihr Textverarbeitungsprogramm.

Die Word-Vorlage für Ausgangsrechnungen verwenden Sie am besten nur nach Rücksprache mit Ihrem Steuerberater. Das gilt vor allem dann, wenn Sie Word nicht nur als "Schreibmaschine" nutzen. Zwar dürfen Rechnungsdokumente auch im GoBD-Zeitalter grundsätzlich noch mit Office-Programmen wie MS Word oder MS Excel erstellt werden. Sie sollten jedoch sicherstellen, dass solche Rechnungen vor dem Versand in ein nicht editierbares Format (z. B. PDF/A) umgewandelt und anschließend so archiviert werden, dass keine nachträgliche Bearbeitung möglich ist.

Bei einer späteren Steuerprüfung müssen Sie notfalls glaubhaft machen können, dass eine nachträgliche Änderung nicht stattgefunden hat. Ausführliche Informationen zu diesem Thema finden Sie im Beitrag "GoBD: Vorgaben für die korrekte digitale Buchführung - auch in kleinen Unternehmen".

Bitte beachten Sie: 100-prozentige GoBD-Sicherheit gibt es nicht. Die praktische Umsetzung der Vorschriften wirft viele Fragen auf. Das hat mehrere Gründe:

• Die GoBD haben keine Gesetzeskraft: Es handelt es sich erst einmal nur um eine Verwaltungsanweisung der obersten Finanzbehörden.

• Über deren Vollzug und die daraus abgeleiteten steuerlichen Konsequenzen entscheiden letztlich erst die Finanzgerichte.

• Voraussetzung dafür sind Steuerbescheide, die auf den GoBD beruhen. Die GoBD sind zwar bereits Ende 2014 in Kraft getreten. Bis Ende 2016 galt jedoch zumindest für nicht-buchführungspflichtige Selbstständige und kleine Unternehmen eine Schonfrist.

• Erst seit dem Steuerjahr 2017 gelten die GoBD uneingeschränkt - die Steuererklärungen und Steuerbescheide werden frühestens 2018/19 erstellt. Die dazugehörigen Steuerprüfungen finden frühestens 2019 statt - mit ersten Urteilen ist erst 2019/20 zu rechnen.

Um Missverständnissen vorzubeugen: Bis dahin müssen Sie sich selbstverständlich so weit als möglich rechtskonform verhalten. Sie sollten sich aber nicht verrückt machen lassen: Den auf Ihre betriebliche Praxis abgestimmten Umgang mit elektronischen Unterlagen und den dazugehörigen Aufzeichnungen besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.