Meetings: So schaffen Sie ein konstruktive Atmosphäre

Unproduktive Meetings sind geprägt von Missverständnissen. Auch wenn viel geredet wird, bleibt es oft erstaunlich unklar, was genau die anderen Teilnehmer eigentlich wollen und was sie sich vorstellen.

Die Grundregel, die die Methode der "Gewaltfreien Kommunikation" dagegensetzt, ist das sogenannte "Bitten stellen" (engl. request). Dies hat allerdings nichts mit "Bittstellerei" zu tun, sondern ist eine bewährte Methode, sein Anliegen so konkret wie möglich zum Ausdruck zu bringen. Dadurch können die Zuhörer verstehen, was genau sie tun können, um dieses Anliegen zu unterstützen.

Da es genau hier viele Missverständnisse gibt ("was will der andere denn eigentlich?"), kann das "Bitten stellen" den Kommunikationsfluss und damit die Entscheidungsfindung in Gruppen stark verbessern.

Will man mit seiner Bitte gehört und auch verstanden werden, so sollte man bei der Formulierung stets auf die folgenden Prinzipien achten:

Wenn Sie nur sagen, was Sie nicht wollen, sind letztlich viele Möglichkeiten dessen denkbar, was sie eigentlich stattdessen wollen. Bleiben Sie deshalb positiv, auch dann wenn Sie Probleme ansprechen.

Ungünstig: "Ich möchte das jetzt nicht weiter diskutieren."
Die Gefahr besteht, dass entweder das "jetzt" oder das "nicht" überhört wird...
Besser: "Ich möchte das kommenden Dienstag im kleinen Kreis diskutieren. Kann ich bitte Hände sehen, wer sich daran beteiligen möchte?"

Statt: "Ich will nicht, dass in den Büros geraucht wird."
Besser: "Ich möchte, dass die Raucher zum Rauchen vor die Tür gehen."

Statt: "Diese Informationen dürfen nicht an die Presse gehen."
Besser: "Ich möchte, dass nur von mir abgezeichnete Informationen an die Presse gehen."

Es gilt, nach konkreten Handlungen zu fragen und nicht nach Meinungen, Einstellungen oder genereller Handlungsbereitschaft.

Ungünstig: "Ich möchte, dass Sie verstehen, worum es mir hier geht."
Hier wird zwar klar, dass es dem Sprecher um Verständnis und Transparenz geht, aber es bleibt unklar, was konkret zu tun ist, damit sich dies erfüllt.
Besser: "Ich möchte gerne von 1-3 Personen hören, was bei Ihnen angekommen ist."

Statt: "Ich möchte, dass Sie meinen Zuständigkeitsbereich respektieren."
Besser: "Sind Sie bereit, alle Kundenanfragen die meinen Bereich betreffen direkt an mich weiterzuleiten?"

Statt: "Ich möchte, dass Sie sich mehr bemühen."
Besser: "Wären Sie bereit, diese Woche täglich eine Überstunde zu machen, damit wir den Termin halten können?"

Bitten Sie um Dinge, die entweder jetzt durch eine Handlung erfüllt werden können oder aber eindeutig zu- oder abgesagt werden können. Ansonsten bleibt es ein frommer Wunsch.

Ungünstig: "Ich finde, wir sollten uns dieser Sache annehmen."
Diese Aussage bleibt unverbindlich und spricht niemanden konkret an.
Besser: "Herr A, Frau B und Herr C, wären Sie bereit sich dieser Sache anzunehmen und im nächsten Meeting Vorschläge dazu zu unterbreiten?"

Statt: "Denken Sie bitte optimistisch."
Besser: "Kann ich Hände sehen, wer außer mir die Prognose von 3% Wachstum für realistisch hält?"

Statt: "Wir sollten das am Besten telefonisch klären."
Besser: "Werden Sie am Mittwoch um 15 Uhr an der Telefonkonferenz teilnehmen können?"

Dies bedeutet, dass Sie Ihrem Gegenüber eine echte Wahl lassen und dass ein Nein nichts an Ihrer Wertschätzung dieser Person ändert - auch wenn es für Sie persönlich enttäuschend sein mag.

Wenn Sie die Entscheidungsfreiheit Ihres Gegenübers nicht respektieren, Druck ausüben oder gar Entscheidungen erzwingen, verringern Sie damit letztlich die Eigenmotivation und den Leistungswillen Ihrer Mitarbeiter.

Fragen Sie am Ende eines Satzes einmal häufiger "sind Sie einverstanden?", "verstehen Sie?", "sehen Sie das auch so?", oder "hat jemand etwas einzuwenden?" und seien Sie offen für die Reaktion Ihres Gegenübers.

Hier spielt neben der Formulierung übrigens auch der Tonfall eine große Rolle!

Statt: "Herr X, Sie schreiben heute Protokoll."
Besser: "Herr X, sind Sie einverstanden heute das Protokoll zu schreiben?"

Statt: "Lassen Sie uns noch 15 Minuten dranhängen, um das Thema abzuschließen."
Besser: "Ich möchte noch 15 Minuten dranhängen, um das Thema abzuschließen. Hat jemand etwas dagegen?"

Wenn Sie davon ausgehen, dass Ihr Anliegen verstanden wird (etwa, weil es bereits besprochen wurde), können Sie Ihren Redebeitrag auch abschließen, ohne eine Bitte zu stellen.

Es ist dann jedoch wichtig, deutlich zu signalisieren, dass man zu Ende gesprochen hat, beispielsweise : "So viel erstmal von meiner Seite", "Das wollte ich gesagt haben" oder "Was meint Ihr dazu?".