Kostenplanung für Projekte: Tipps, Beispiele und ein Excel-Tool

Ein Projekt ist eine neue, einmalige Aufgabenstellung. Das stellt den Planer natürlich vor die Hürde, ggf. schwierig einschätzbare Kosten zu planen. Systematisches Vorgehen hilft dabei, Fehler zu vermeiden.

Die Basis aller Aktivitäten ist zunächst einmal ein Projektplan, der

• einerseits die Aufgaben (die Tätigkeiten, die im Projekt abzuwickeln sind,) und

• andererseits die Ressourcen (als die Mittel, die im Projekt eingesetzt werden,)

abbildet.

Ohne eine Projektplanung ist die Aufstellung oder Abschätzung eines Kostenplans praktisch unmöglich, denn bloße Annahmen - vor allem aus dem Bauch heraus geschätzte - wären viel zu ungenau. Deshalb braucht eine stabile Kostenplanung als Basis die Projektplanung.

Die Projektplanung liefert folgende Informationen:

• eine Aufstellung aller Projektaufgaben sowie

• einen Ressourcenplan.

Alle weiteren Planungsarten (Ablaufplan, Terminplan, Meilensteinplan etc.) sind für die Kostenplanung nicht maßgeblich wichtig.

Aus den verschiedenen Parametern des Projektplans lassen sich die zu planenden Kosten zusammenstellen. Dazu werden für die verschiedenen Leistungen die entsprechenden Ausgaben ermittelt (oder auch geschätzt).

• Für Materialien (z. B. für einen Umbau) können beispielsweise die Angaben der Handwerksbetriebe oder eigene Berechnungen oder Recherchen als Kostenbasis dienen.

• Für die geplanten externe Leistungen, wie z. B. das Erstellen von Zeichnungen, werden üblicherweise im Rahmen der Projektplanung Angebote eingeholt, aus denen die Kosten anhand der Aufwandsschätzung und des Stundensatzes hervorgehen.

• Auch interne Leistungen können mit Kosten versehen werden, indem man die Stunden (oder Tage), in denen für das Projekt gearbeitet werden wird, mit einem Kostensatz bewertet.

• Dann sind noch Nebenkosten zu berücksichtigen, die durch das Projekt verursacht werden, wie z. B. Arbeitsmittel, Seminarräume oder auch Fahrt- und Reisekosten.

Da es sich hierbei um ganz unterschiedliche Kosten von verschiedenen Quellen handelt, teilt man sie aus Gründen der Übersichtlichkeit in Kategorien bzw. so genannte Projektkostenarten ein.

Für eine systematische und übersichtliche Planung verwenden Sie am besten die folgenden Projektkostenarten oder Kostenkategorien. Diese fassen alle unterschiedlichen Kosten, die in einem Projekt auftreten können, zusammen:

• Sachmittelaufwand: Arbeitsmaterialien, wie z. B. Notebook, spezielle Software, notwendige Messgeräte, angemietetes Büro, Büromaterial, Beamer usw., Anmietung von Räumen

• Aufwand für externe Leistungen: Beratungsleistungen, Erstellen von Zeichnungen, technischen Ausarbeitungen, handwerkliche Leistungen von Unterlieferanten usw. inkl. der Nebenkosten

• Aufwand für interne Leistungen: Personalkosten (bewertet anhand geplanter Projektstunden x Stundensatz), Zusatzkosten, wie Sonderzulagen, Auslandszulagen, Projektprämien

• Schulungskosten: Referent, Schulungsgebühren, Schulungsunterlagen etc.

• Reisekosten: Kosten für Flüge/Bahnreisen, Mietwagen, Hotel, Verpflegung, Spesen

• Sonstige Projektkosten: Spezielle Versicherungen, Bonitätsauskünfte, Gebühren für die Übersetzung von Dokumenten, Dolmetscher, Kosten für Gutachten, Bodenanalysen etc.