Argumentieren wie ein Profi

Gute Ideen oder umfassendes Wissen alleine reichen oft nicht aus, um den Gesprächspartner zu überzeugen oder gar zu begeistern. Vielmehr kommt es auf ein vernünftiges Konzept, eine bestechende Argumentation und eine lückenlose Vorbereitung an. Cornelia Niklas zeigt, wie Sie eine schlagkräftige Argumentation aufbauen können. Mit Checkliste zum Download.

In Geschäftsbeziehungen zu Kunden, Banken oder anderen Verhandlungspartnern ist eine gute Argumentationstechnik sehr hilfreich. Sie verschafft Ihnen selbst Sicherheit im Auftreten und wirkt überzeugend auf Ihre Gesprächspartner. Wer sicher und überzeugend argumentiert, beweist Kompetenz.

Damit Sie aber Ihr Gegenüber auch wie gewünscht erreichen, sind nicht nur die Argumente selbst wichtig. Es kommt vor allem auch darauf an, wie gut Sie sie präsentieren.

• Einerseits zählt, wie die Argumente vermittelt werden.

• Anderseits kommt es darauf an, wie verständlich und einprägsam sie für Ihre Gesprächspartner sind.

In der Argumentationstechnik sind deshalb drei Komponenten von Bedeutung: Form, Struktur und Inhalt.

• Die Form beinhaltet die Art und Weise, wie dem Gesprächspartner die Argumente übermittelt werden und welche rhetorischen Mittel dazu eingesetzt werden.

• Struktur meint, dass die Argumentation so aufgebaut sein muss, dass sie verständlich und nachvollziehbar ist.

• Der Inhalt bezieht sich auf die Brauchbarkeit der Argumente und die Qualität der Fakten.

Argumentationstechnik heißt auch, mit Gegenargumenten und Einwänden umgehen zu können. (Normalerweise setzen Sie nur dann Argumente ein, wenn Sie Menschen, die anderer Meinung sind, überzeugen wollen - also erwarten Sie auch Gegenstimmen. Wären alle Beteiligten sofort einverstanden, dann wäre jede Argumentation überflüssig! Sie müssen also in der Lage sein, auf Einwände und Angriffe von Gesprächspartnern kompetent zu reagieren.)

Egal, welches Ziel Sie auch erreichen möchten, die grundsätzlichen Bausteine der Argumentation sind dieselben. Die Ausprägung (Form, Struktur) und der Inhalt hängen natürlich von der jeweiligen Situation ab. Ob eine Argumentation zweckmäßig ist, entscheidet sich danach, wie sehr sie sich dem Gesprächspartner und dem Kontext anpasst.

Nur, wenn Sie die Erwartungen und Blickwinkel Ihrer Gesprächspartner kennen und darauf vorbereitet sind, können Sie optimal im Gespräch agieren. Deshalb ist es wichtig, Informationen über Ihren Gesprächspartner zu sammeln. Und: Gibt es überhaupt einen Hauptansprechpartner? Oder müssen Sie womöglich mehrere Personen überzeugen?

Für jede Person, die überzeugt werden soll, ist es wichtig, zu wissen:

• Welche "Sprache" wird vom Gesprächspartner gesprochen? (die des Fachspezialisten, die des Laien ...)

  Wer in der Lage ist, mit anderen Fachkollegen in ihrem speziellen Fachjargon zu sprechen, kann mehr Überzeugungskraft aufbauen, als jemand, dem Fachjargon fremd ist. Der Geschäftsführer eines Unternehmens spricht eine andere Sprache als der Betriebsrat; der Werkarbeiter eine andere als der Buchhalter. Dies sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie sich die Form Ihrer Argumentation überlegen.

• Welche Ziele und Erwartungen hat die Person?

  Mit welchen Zielen und Erwartungen wird Ihr Gesprächspartner in das Gespräch gehen? Nur, wenn ein Zuhörer für sich einen Nutzen erkennen kann, werden Ihre Vorschläge und Ihre Argumente bei ihm auf fruchtbaren Boden fallen. Können Sie sich in die Situation Ihres Gegenübers einfühlen, so gelingt es Ihnen deutlich besser, einen echten Nutzen für ihn darzustellen und plausibel zu vertreten.

• Wie kompetent ist die Person?

  Wenn Sie wissen, welche Sachkompetenz Ihr Gesprächspartner mitbringt, so können Sie die Argumentation inhaltlich darauf abstimmen. Sind mehrere Personen am Gespräch beteiligt, sollten Sie sich auf die wesentlichen Entscheider konzentrieren. Auch die Erfahrung in der Thematik spielt eine wichtige Rolle dabei, welche Qualität Ihre Argumente aufweisen müssen. Haben Sie es mit erfahrenen Fachspezialisten zu tun, müssen die Argumente auch entsprechend gehaltvoll sein.

Als nächstes ist von Bedeutung, welche Art von Argumenten Sie benötigen, um erfolgreich aus dem Gespräch zu gehen.

In vielen Fällen bieten harte Fakten wesentlich mehr Überzeugungskraft als einfache Behauptungen. Untermauern Sie also Ihre Argumentation mit Fakten. (Deren Einsatz hängt natürlich auch davon ab, welche Zahlen oder Daten für Ihre Situation aussagefähig sind und ob diese für Ihren Gesprächspartner als Entscheidungskriterium dienen können.)

Der Hauptgrund, Zahlen in eine Argumentation einzubeziehen, ist deren Plausibilität. Alle Sachverhalte, die einen Bezug zu Zahlen haben (wie Umsatz, Kostenersparnis, jährliche Raten) sollten so dargestellt werden, dass alle (!) am Gespräch beteiligten Personen sie auch verstehen. Auch Hochrechnungen und Prognosen sowie Vergleichszahlen tragen dazu bei, die Argumentation zu untermauern.

Die Aussage "Damit erreichen wir eine Kostenersparnis von 15 %" ist als Argument weniger eingängig als die Aussage "Damit erreichen wir eine deutliche Ersparnis der Heizkosten, die im laufenden Jahr laut Betriebsbericht 3.000 Euro betragen. Wir können mit meinem Vorschlag 15 % davon einsparen, in diesem Jahr also 450 Euro. Im Planungszeitraum der kommenden fünf Jahre summiert sich die Ersparnis angesichts der Kostensteigerung bei Gaspreisen von 2,5 % jährlich auf rund 2.400 Euro."

Auf diese Weise kann der Zuhörer die eingebrachten Fakten nicht nur besser einordnen, sondern er erkennt auch die Tragweite der Entscheidung sowie den eigenen Nutzen.

Geeignete Daten, die Ihre Argumentation unterstützen, bieten:

• Vergleichszahlen (andere Firmen, ähnliche Branchen, Vergleichsjahre),

• Volumina (Umsatz pro Jahr, Stück pro Jahr etc.),

• Absolutwerte und Prozentverhältnisse (12 %, das sind in Euro ...),

• Bezugszeiträume (Euro Jahr, Monat, Tag),

• Durchschnitts- und Prognosewerte (durchschnittlich im Monat, für die nächsten fünf Jahre hochgerechnet).

Für die inhaltliche Qualität der Fakten ist entscheidend, aus welcher Quelle sie stammen. Es verleiht Ihren Argumenten mehr Überzeugungskraft und Glaubwürdigkeit, wenn Sie sich auf seriöse Experten und renommierte Institutionen berufen.

So können Sie z. B. Zahlen des statistischen Bundesamtes als Quelle nutzen oder auch Geschäftsberichte und Statistiken des eigenen Unternehmens. Wichtig ist, dass Sie Ihr Zahlenmaterial aus einer nachprüfbaren, seriösen Quelle beziehen. Andere mögliche Quellen sind Jahrbücher, Artikel und Veröffentlichungen von Instituten, die den Teilnehmern geläufig und von ihnen anerkannt sind (ein Beispiel wäre das häufig zitierte ifo-Institut), ebenso wie Artikel und Berichte aus renommierten Zeitschriften (wissenschaftlichen oder wirtschaftlich orientierten Fachzeitschriften).

Worauf wollen Sie hinaus? Was ist Ihr Vorschlag, Ihre Idee, Ihr Plan? - Formulieren Sie Ihr Ziel möglichst kurz und einleuchtend, ohne allzu plakative und ausschweifende Worte. Sie selbst kennen Ihren eigenen Vorschlag natürlich ganz ausgezeichnet - es sind Ihre Zuhörer, die verstehen müssen, worauf Sie hinaus wollen. Je eingängiger Sie Ihren Vorschlag im Gespräch präsentieren, desto besser setzt er sich im Gedächtnis Ihrer Gesprächspartner fest.

Ausweichende oder allgemein formulierte Vorschläge können missverstanden werden. Auch eine zu lange Einleitung oder Ausschmückung kann dazu führen, dass Ihr eigentliches Ziel vom Gesprächspartner nicht richtig aufgenommen wird.

• Also nicht: "Wir sollten versuchen, uns zu einigen, möglichst frühzeitig mit einer Sanierung zu beginnen, in der die Heizanlage - genauer gesagt der Heizkessel - modernisiert werden soll. Einen günstigen Lieferanten dazu hätte ich mit Firma A auch schon gefunden ...",

• sondern: "Ich schlage vor, wir lassen im August den Heizkessel von Firma A modernisieren."

Ihre Überzeugungskraft kann dann am besten wirken, wenn Sie allen Einwänden und Gegenargumenten professionell begegnen. Deshalb ist es gut zu wissen, was gegen Ihre Argumentation spricht.

Dazu gehört auch, sich über die Ursache-Wirkung-Beziehung Ihrer Argumente im Klaren zu werden, d. h. ob der von Ihnen angenommene Kausalzusammenhang auch wirklich wasserdicht ist: "Wenn wir Lieferanten A beauftragen, können wir die Plankosten einhalten." - Liegen Ihnen die Zahlen wirklich schon vor? Besteht ein Restrisiko?

Oder "Wir können entweder nur die eine Lösung wählen, es gibt keine Alternative" - Ist eine Alternative wirklich völlig unmöglich oder nur unwahrscheinlich? Was geschieht, wenn eines Ihrer Argumente entkräftet werden kann - bauen die anderen darauf auf?

Auch sollten Sie wissen, welche Nachteile Ihr Vorschlag mit sich bringen wird und welche Kosten er verursacht.

Sind Ihnen die "Risiken und Nebenwirkungen" Ihrer Zielsetzung bekannt, so können Sie frühzeitig überlegen, wie Sie Gegenargumente abschwächen können. Auf diese Art können Sie eine Bewertung dieser Nachteile in Ihrer Argumentation bereits vorwegnehmen (was nebenbei auch zeigt, dass Sie sich intensiv mit dem Sachverhalt auseinandergesetzt haben): "Mir ist klar, dass damit ein zusätzlicher Aufwand auf uns zukommt, aber ich bin der Überzeugung, dass der gewonnene Nutzen überwiegt."

Vermutlich haben Sie ein ganzes Arsenal von Argumenten, das Sie komplett auf Ihr Gegenüber "abschiessen" könnten. Doch die Erfahrung zeigt, dass die Konzentration auf wenige Argumente Erfolg versprechender ist. Wenn Sie knapp und prägnant argumentieren, vermeiden Sie, dass sich Ihr Gesprächspartner überfordert fühlt.

Die Zahl Drei hat sich tatsächlich in der Praxis sehr gut bewährt ("Aller guten Dinge sind drei"). Tatsächlich sind drei Argumente sehr gut vorzubereiten und im Kopf zu behalten - auch bei Ihrem Gegenüber.

Deshalb sollten Sie aus all den Punkten, die für Ihren Vorschlag sprechen, die drei wesentlichen Argumente herausarbeiten. Denken Sie dabei an die Perspektive Ihrer Zuhörer, an deren Kompetenz und an deren spezifische Fachsprache!

Ein möglicher Schlachtplan sollte immer auf die Situation abgestimmt werden. Dafür kann es natürlich kein Patentrezept geben.

Ein Ansatz, der sich in meiner beruflichen Praxis häufig bewährt hat, besteht aus den folgenden vier Schritten:

• Einigkeit über die Ausgangssituation

  Grundsätzlich ist es wichtig, beim Gesprächspartner die Akzeptanz Ihrer Argumente zu erreichen. Dafür sollten Sie zunächst den Boden bereiten, indem Sie eine gemeinsame Sicht der Beteiligten auf die Ausgangssituation herstellen.

  Legen Sie also Ihre Sicht auf die Dinge dar, und zwar ohne Bewertung oder Vorwegnahme. Eine neutrale Darstellung ist am besten geeignet, eine Abwehrhaltung der Zuhörer zu verhindern.

  Wichtig ist es, auch die Nachteile oder Schwierigkeiten, die in der Ausgangssituation bedingt sind, in die Darstellung mit einzubeziehen. Vermeiden Sie jedoch auch hier eine Bewertung oder Schuldzuweisung, die bei den beteiligten Personen zu Konfrontationen führen könnte.

• Ihr Lösungsvorschlag prägnant formuliert

  Wenn sich alle Beteiligten über Ihre Darstellung der Situation einig sind, sprechen Sie Ihren Vorschlag so kurz und prägnant wie möglich an. Eine Einleitung hierfür ist sinnvoll: "Wir sind uns einig, dass der augenblickliche Zustand nicht optimal ist. Deshalb schlage ich vor ..."

  So appellieren Sie an die Zustimmung Ihrer Zuhörer, was die aktuelle Situation angeht. Verwenden Sie dazu die Formulierung, die Sie in der Vorbereitung bereits ausgearbeitet haben. Auf dieser Zustimmung dann bauen Sie mit Ihrem Lösungsvorschlag auf.

• Drei Argumente in optimaler Reihenfolge

  Danach folgen die drei Argumente, die Sie vorbereitet haben.

  Es ist sinnvoll, die Argumente ausdrücklich anzukündigen ("Dafür gibt es drei gute Gründe ..."). Der Zuhörer erhält auf diese Weise eine einfache und klare Struktur mitgeteilt, die einprägsam ist. Er kann so den Argumenten besser folgen. Und er kann sie als "erstes, zweites und drittes" Argument besser im Gedächtnis behalten als mehrere in loser Reihenfolge genannte Gründe.

  Beginnen Sie Ihre Argumente dann auch mit der Aufzählung "Erstens ..." - "Zweitens ..." und "Drittens ...". So beugen Sie Unterbrechungen und frühzeitigen Einwendungen vor; denn Sie haben ja drei Argumente angekündigt - dann steht es Ihnen auch zu, sie aufzuzählen. Darüber hinaus bleibt diese Nennung Ihren Gesprächspartnern wiederum besser im Gedächtnis und wirkt strukturiert und durchdacht.

  Als Reihenfolge schlage ich vor, zu Beginn das zweitstärkste Argument zu nennen, als zweites Argument das schwächste der drei und erst am Schluss das Argument, dem Sie die meiste Überzeugungskraft zuordnen. Die zuletzt gesprochenen Worte können sich Ihre Gesprächspartner übrigens besser merken als die vorausgegangenen, sie erhalten damit auch mehr Überzeugungskraft.

• Den "Sack zubinden"

  Machen Sie Ihre Zuhörer gedanklich auf die Quintessenz Ihrer Argumentation aufmerksam: Fassen Sie die wesentlichen Fakten zusammen, stellen Sie einen logischen Bogen zum Beginn des Gesprächs her und appellieren Sie an Ihre Gesprächspartner, Ihrem Vorschlag zuzustimmen. "Nun habe ich Ihnen vorgeschlagen, ... wir haben die Argumente pro und contra diskutiert, ... ich bitte nun abschließend um Ihre Zustimmung".

  Auf diese Weise verhindern Sie, dass die Diskussion versandet oder sich Ihre Ansprechpartner um eine klare Aussage herumdrücken können. Auch nehmen Sie Ihren Gegnern die Zeit, weitere Gegenargumente zu finden.

  Haben Sie alle Bausteine - Ihrer Situation und Ihren Anforderungen entsprechend - berücksichtigt, so sind Sie auf Ihr Gespräch optimal vorbereitet. Nun kommt es darauf an, wie professionell Sie sich während der Argumentation verhalten, insbesondere wenn Sie sich gegen Angriffe verteidigen müssen.