So entlarven Sie unrentable Projekte: Konkrete Tipps zur Projektbewertung

Dies geschieht durch die aktuelle Zusammenstellung und die Analyse aller aussagefähigen Projektdaten.

• Datensammlung: Planung - Istzustand

Verlässliche Daten sind die Basis jeder Analyse. Doch gerade wenn es um Projekte geht, die neben dem Tagesbetrieb laufen, ist nicht immer eine saubere Dokumentation der Kosten und der bisher geschafften Arbeitsaufgaben gegeben. Deshalb müssen Sie, wenn Sie ein Projekt auf den Prüfstand stellen möchten, alle wesentlichen Fakten zusammentragen, die zur Entscheidungsfindung notwendig sind.

Dies sind zunächst einmal Daten über die

• Ursprüngliche Planung (Aufgaben, Zeitplan, Kosten)

Am besten lässt sich dies durch eine tabellarische Aufstellung lösen. Dann steht fest, was geplant war, was bis dato im Projekt geleistet wurde und was diese Leistung gekostet hat. Das sind die wesentlichen Fakten, die Sie kennen müssen. Im Beispiel sieht eine (fiktive) Planung folgendermaßen aus:

Beispiel Projektplan A

Beispiel Projektplan A: Insgesamt beträgt die geplante Laufzeit 2,5 Monate. Die Arbeitspakete werden fast ausschließlich selbst erledigt, der eigene Aufwand soll insgesamt ca. 8 Personentage betragen. Dies umfasst die Programmierung und die Kundentermine.

Kostenplanung / Budget Projekt A

Wie die Aufgabenplanung schon zeigt, besteht der größte Anteil der Kosten im Projekt aus internen Leistungen. Die Webdesignerin hat den Aufwand mit Kosten bewertet, je nachdem ob sie konzeptionell arbeitet, Design-Vorlagen verwenden kann oder echte Neuprogrammierung leisten muss. Dazu kommt noch die Softwarelizenz und einige Nebenkosten.

Was nun viel interessanter ist, der aktuelle Stand des Projekts in Fakten und Zahlen:

• Erreichter Projektfortschritt - zeitlich und inhaltlich

Im Beispielprojekt A stellt die Webdesignerin einmal alle Termine und den dazugehörigen Aufwand anhand ihrer Kalendereintragungen zusammen. Damit sieht die Situation im Augenblick so aus:

Projektfortschritt zu Projekt A

Schließlich ist es noch wichtig, wie die finanzielle Situation im Projekt aktuell ist, es geht also noch um

• Verbrauchte Ressourcen/Stand des Projektbudgets

In die Tabelle des ursprünglichen Projektbudgets trägt die Webdesignerin die tatsächlich ausgegebenen Beträge in einer eigener Spalte ein. Dazu ergibt sich im Projekt A anhand der Kostenbewertung die folgende Aufstellung

Beispiel Ressourcenverbrauch/Stand Projektbudget

Die Fakten sind also festgehalten, nun folgt der nächste Schritt: