MS Outlook 2003 für Fortgeschrittene

Verwenden Sie das Register Terminplanung aus dem Dialogfenster Termin, um andere Personen zu einem Meeting einzuladen. Die Schaltfläche AutoZeitwahl>> und das Optionsfeld Teilnehmerstatus ermöglichen eine Bearbeitung der Einladung, die letztlich mit der Schaltfläche Senden den Adressaten zugestellt wird.

Empfänger einer Besprechungsanfrage können mit den Schaltflächen Zusagen, Ablehnen bzw. Mit Vorbehalt reagieren. Außerdem können neue Zeitvorschläge gemacht werden. Um festzustellen, wie Ihre Besprechungsanfragen beantwortet wurden, doppelklicken Sie den entsprechenden Termin und wählen Sie das Register Status.

Die Verfügbarkeitsinformationen von Externen bzw. die eigenen Verfügbarkeitsdaten für Externe können mit einem Microsoft-Dienst über das Internet ausgetauscht werden.

Mit Hilfe der Windows SharePoint Services können Sie virtuelle Besprechungsarbeitsbereiche einrichten. Voraussetzung ist das Vorhandensein der entsprechenden Software auf einem Server. Die Organisation der Besprechung verläuft wie die Organisation einer konventionellen Besprechung in MS Outlook - mit der Schaltfläche Besprechungsarbeitsbereich öffnen Sie einen Aufgabenbereich, in dem Sie die Adresse Ihres SharePoint Teamwebs angeben. Gleichzeitig wird Ihre Besprechungsanfrage mit einem Hyperlink zu diesem Teamweb ausgestattet. Empfänger dieser Besprechungsanfrage können nun reagieren (Annehmen, Ablehnen etc.) und können darüber hinaus auf den Hyperlink klicken, um den Besprechungsarbeitsbereich aufzusuchen.

Gruppenzeitpläne ermöglichen die effiziente Koordination von (temporären) Gruppen und / oder Ressourcen, z.B. Kollegen, Konferenzräume, Projektoren etc.

Mit MS Outlook können Sie Online-Konferenzen planen. Dies erfolgt im Dialogfenster Termin in Verbindung mit dem dortigen Kontrollkästchen Onlinebesprechung. Als Konferenzplattformen stehen Microsoft Netmeeting, Windows Media Services bzw. Microsoft Exchange Conferencing zur Verfügung.

MS Outlook ermöglicht es, Kalender auch im Internet oder Intranet zu veröffentlichen. Damit kann auch Benutzern Einblick in den Kalender gewährt werden, die nicht über Outlook verfügen.