MS Outlook 2003 für Fortgeschrittene

Wie kann ich die Windows SharePoint Services nutzen, um Termine mit Teammitgliedern zu vereinbaren?

Sie können auch die Windows SharePoint Services nutzen, um gemeinsame Besprechungsarbeitsbereiche einzurichten und um die Kommunikation zu einem Projekt über das Web laufen zu lassen.

Dialogfenster Besprechung mit Arbeitsbereich Besprechungsarbeitsbereich

So richten Sie einen Besprechungsarbeitsbereich ein:

Symbol Neu

• Erstellen Sie einen Termin (Symbol Neuer Termin).

• Laden Sie andere ein (Register Terminplanung, Schaltfläche Weitere einladen�).

• Kehren Sie in das Register Termin zurück und klicken Sie die Schaltfläche Besprechungsarbeitsbereich� Es erscheint ein gleich lautender Arbeitsbereich, in dem Sie den Pfad zum Arbeitsbereich auswählen bzw. eingeben und bestimmen, ob Sie einen neuen Arbeitsbereich errichten wollen bzw. sich mit einem bestehenden Bereich verbinden wollen. Klicken Sie OK.

Eingeladene Teammitglieder erhalten ein Mail. Mit den Schaltflächen Annehmen, Ablehnen oder Voraussichtlich können Teilnehmer reagieren (der Termin wird daraufhin in die Kalender der Teilnehmer eingetragen). In dem Mail befindet sich darüber hinaus eine Benachrichtigung in Form eines Hyperlinks. Durch Klicken des Hyperlinks können Teilnehmer den Besprechungsarbeitsbereich besuchen (Webbrowser startet).

Nach Aufruf des Besprechungsarbeitsbereiches bestehen zunächst drei Möglichkeiten:

• Ziele: Eingabemöglichkeit der Besprechungsziele

• Teilnehmer: Liste der Besprechungsteilnehmer

• Agenda: Liste der Tagesordnungspunkte

Im Rahmen Ihrer Berechtigungen können Sie allen Bereichen durch Hinzufügen (o.ä.) weitere Elemente hinzufügen.