Klar und floskelfrei schreiben: Tipps für einen angenehmen geschäftlichen Schreibstil

Wir benötigen... oder Sie bieten an...? Wir senden Ihnen in den nächsten Tagen ein Austauschgerät oder Sie erhalten in den nächsten Tagen das Austauschgerät?

Die Perspektive, aus der ein Brief geschrieben ist, ist mehr als ein Stilelement. Ob sie bewußt vertreten oder eher versehentlich eingenommen wurde: Die Perspektive eines Schrifstücks steht in jedem Fall für die Haltung des Absenders zum Empfänger des Briefes.

Welche Vorzüge hat die direkte Sie-Anrede? Welche Haltungen signalisieren die verschiedenen Anredeformen?

• Wenn Sie Satzkonstruktionen mit der direkten Anrede "Sie" einsetzen, bringen Sie zum Ausdruck, dass der Briefempfänger - der Kunde, potentielle Kunde oder Geschäftspartner - im Mittelpunkt Ihres Interesses steht. Für den Leser ist nicht unbedingt wichtig, was Sie tun, sondern welche Konsequenzen das für ihn hat. Um an das Beispiel von oben anzuknüpfen: Nicht, dass bei Ihnen ein Paket mit dem Austauschgerät zur Post gebracht wird, ist für den Briefempfänger relevant, sondern dass er dieses Gerät bald in den Händen halten kann.

• Eine direkte Anrede vermittelt Problemlösungen und Antworten auf Fragen ohne Umwege. Das ist einprägsamer und oft auch ein wirksames Hilfsmittel, um unüberschaubare Satzkonstruktionen zu vermeiden. Überzeugen Sie sich bitte selbst, dass... klingt einfach besser als Wir werden Ihnen im folgenden zeigen, dass...

• Ich- und, schlimmer noch, Wir-Formen haben leicht einen schulmeisterlichen Beiklang. Und besonders das "wir" erinnert immer auch an den absolutistischen Plural, mit dem von oben herab Anordnungen beschlossen wurden ("Wir, Wilhelm, von Gottes Gnaden ..."). Wohl zu Recht fühlt sich mancher Leser von einer Formulierung wie: Wir sind der Meinung, damit die beste Lösung gefunden zu haben bevormundet, wohingegen ein Was meinen Sie dazu? auf den Dialog und wiederum die Leser-/ Kundenperspektive setzt.

Wenn Sie mittels direkter Anrede kundenorientiert formulieren, vermitteln Sie, dass Sie auch kundenorientiert denken. Ganz nebenbei können Sie dadurch das kundenorientierte Denken auch trainieren. Dazu gehört jedoch mehr als die Anrede:

• Überlegen Sie, wer der Empfänger Ihres Schreibens ist.

• Was weiß er bereits über das Thema?

• Welche Informationen benötigt er noch? Was ist für ihn interessant?

• Was kann ihn von Ihren Argumenten (Ihrem Produkt, Ihrer Dienstleistung, Ihrem Standpunkt) überzeugen? Wo liegt für ihn der Nutzen?

• Wie reagiert er vermutlich auf Ihre Vorschläge und Argumente?

• Legen Sie auch besonderes Augenmerk auf Zeitangaben und Fristen. Konkrete Angaben werden meist als angenehm verbindlich empfunden, müssen dann aber auch eingehalten werden. Sie erhalten die Lieferung in den nächsten Tagen ist schwammig. Sie erhalten die Lieferung in vier Tagen wirft die Frage auf, wann die Zählung der vier Tage denn beginnt. Sie erhalten die Lieferung voraussichtlich am 21.11.2012 ist eine gute, konkrete Zusicherung. Sinnvoll ergänzen können Sie diesen Satz beispielsweise mit Hinweise auf eine eventuelle Online-Paketverfolgung oder eine Servicenummer, bei der der Empfänger sich melden kann.

Wann "wir" und "ich" gut tun: In einigen Fällen gibt der Satzsinn keine Sie-Konstruktion her. Mitteilungen wie Ich werde erst am Mittwoch wieder in der Firma sein oder Den antistatischen Frisierumhang "Clarabella" produzieren wir inzwischen nicht mehr lassen sich kaum besser und präziser fassen.