Klar und floskelfrei schreiben: Tipps für einen angenehmen geschäftlichen Schreibstil

Oft genug werden uns Briefe zugemutet, die vor Floskeln und umständlichen bis unverständlichen Formulierungen strotzen: Da werden Entscheidungen bezüglich der Neubesetzung einer Position, für die Sie sich beworben haben getroffen, man muss uns leider mitteilen, dass wir uns in dieser Angelegenheit letztlich nicht ..., was gerne unter Bezugnahme auf und mit beiliegenden Unterlagen geschieht. Lebendig oder gar freundlich wirkt ein solches "Papierdeutsch" nicht.

Dieser Stil, den ein Empfänger von amtlichen Bescheiden notgedrungen toleriert, ist für Geschäftsbriefe aus dem eigenen Unternehmen keine gute Empfehlung. Schlecht geschriebene Korrespondenz verschenkt Chancen. Dabei ist es nebensächlich, in welcher Branche Sie tätig sind - Sprache ist immer ein wichtiges Thema.

Warum es sich lohnt, Zeit und Energie in bessere Geschäftskorrespondenz zu investieren:

• "Der Ton macht die Musik": Was für das gesprochene Wort gilt, trifft auch auf das geschriebene zu. Vielleicht sogar noch stärker, weil der Leser den Absender des Briefes ja nicht kennt oder zumindest nicht vor sich hat. Eine Firma, die Interessenten, Kunden oder Geschäftspartner freundlich und direkt anspricht, vermittelt ein angenehmeres Bild von sich als ein Unternehmen, das sich hinter leeren Floskeln verschanzt. Sie können den Schreibstil Ihrer Briefe gezielt nutzen, um ein positives Bild von Ihrem Unternehmen zu kommunizieren: Kundennähe und Verbindlichkeit, Zuverlässigkeit und Präzision sind Werte, die Sie so vermitteln können.

• Unmißverständlich informieren: Lesen Sie alle Briefe, die Sie bekommen, von Anfang bis Ende gründlich durch? Wohl eher nicht. Formulierungen, die man dreimal geradezu nachbuchstabieren muss, um sie zu verstehen, lösen Unwillen aus. "Weder der Einkaufsleiter noch sein Vorgesetzter wollen den vollen Umfang des durch Sie verursachten Schadens nicht gekannt haben" - diese wohl unbeabsichtigte doppelte Verneinung ist ein (un)schönes Beispiel für schlechte Informationsübermittlung. Sorgen Sie für mehr Klarheit und sparen Sie die Zeit Ihrer Leser!

• Der erste - und auch der bleibende - Eindruck: Nicht nur Ihre Produkte oder Dienstleistungen, Ihre Website oder die Gestaltung des Unternehmensauftrittes sprechen für oder gegen Sie, sondern auch der Stil Ihrer Korrespondenz. All das wird in einem Gesamtbild wahrgenommen - und kann gut und sympathisch wirken oder eben unpersönlich, anstrengend und umständlich.

• Direkt ins Ziel: Wenn Ihre Briefe keinen Zweifel aufkommen lassen über das, was Sie möchten, erreichen Sie schneller Ihr Ziel. Einfach formulierte Sätze sind nicht nur angenehmer zu lesen, sie bleiben auch nachweislich besser im Gedächtnis haften und motivieren schneller zum Handeln. Zuweilen entscheidet ein Halbsatz oder eine Formulierung darüber, wie schnell ein brieflich vorgetragener Hinweis umgesetzt wird. Bitte überweisen Sie den Betrag von 24,95 Euro bis zum 01.12.2005 auf unser Konto 123 456-78 bei der Sparbank Tuppenhausen, BLZ 1234 1234 wirkt einfach nachdrücklicher als ... und daher möchten wir Sie bitten, den fälligen Betrag bis zum o. g. Datum auf unser u. g. Konto zu überweisen ...

Übrigens - den guten Schreibstil gibt es nicht, sondern nur den "angemessenen". Womöglich ist es erst die übertriebene Ehrfurcht vor "dem guten Stil", die zu Ausgeburten führt wie Unter Einbezug der Anregungen aus den Arbeitsgruppen wird der Mitarbeiterausschuss im Juli zur Erarbeitung ....

Neben dem angemessenen Schreibstil gehört zu einem angenehmen Brief oder sonstigen Schriftstück noch mehr:

• eine am Inhalt orientierte sinnvolle Gliederung des Textes,

• Lesehilfen, wie Fettung, Einrückungen und Ähnliches und natürlich

• eine angenehm lesbare Gestaltung: Schriftgröße und -art, Zeilenabstände usw. müssen stimmen.

• Das Ganze gehört dann auf einen ordentlichen Briefbogen

• und sollte DIN-gerecht formatiert sein.

• Erfolgreiche Geschäftskommunikation ist auch eine Strategiefrage. Schließlich geht es um die anschauliche Präsentation wichtiger Fakten,das Kommunizieren von Angeboten und Argumenten aus der Sicht des Briefempfängers - und damit um den eigenen Erfolg.

• Eine abschließende Tippfehlerkorrektur sollte selbstverständlich sein.

Eigentlich geht es gar nicht um Stilfragen - eigentlich geht es um die Einstellung.