Erfolgreiche Geschäftsbriefe schreiben: Briefstil, Sprachtipps, Formvorgaben

Geschäftsbriefe und Kundenbriefe sagen viel über ein Unternehmen, den Verfasser und das Geschäftsimage aus. Versteht nämlich der Empfänger Intention und Ziel des jeweiligen Schreibens nicht, ist das der (schnelle) Tod einer jeden Geschäftskorrespondenz. Obwohl das dem Firmenimage wenig zuträglich ist, gibt es immer noch unfassbar viele Unternehmen, die Kunden lediglich mit abgedroschenen und schwer verständlichen Standardfloskeln bedienen - und unter Umständen vergraulen. Denn der Geschäftsbrief "von gestern" hält viele Sargnägel bereit: unklare Aussagen, missverständliche Floskeln, umständliche Satzkonstruktionen, passive Formulierungen und doppelt gemoppelte Phrasen. Doch all das muss nicht sein!

Beachten Sie beim Schreiben Ihrer Geschäftskorrespondenz einige kleine und einfache Regeln, wirkt sich das ganz erheblich auf den Tenor Ihrer Geschäftsbriefe aus: Sie sind nicht nur modern im Stil, sondern vor allem effektiv in der Wirkung.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie mit wenig Aufwand in Ihrer Geschäftskorrepondenz

• ein positives Leseklima schaffen,

• kurz, präzise und zielgerecht formulieren,

• (unmiss-)verständlich schreiben,

• Phrasen & Co. vermeiden,

• den Kunden wirklich ansprechen,

• professionell und überzeugend verfassen und

• formal richtige Geschäftsbriefe (nach DIN 5008) erstellen.

Darüber hinaus verraten wir Ihnen für Ihre Geschäftsbriefe Textmuster zu schwierigen Anlässen (z. B. Mahnungen, Reklamationen).

• Ist-Zustand

• Soll-Zustand des kundenorientierten Geschäftsbriefes

• Vorbereitung

• Schaffen Sie ein Leseklima durch guten Briefstil

  • Entstauben Sie Ihre Korrespondenz:

  • Die 180-Grad-Drehung, Aussagen ohne das Wort "nicht"

  • Lassen Sie Abkürzungen weg, sie unterbrechen den Lesefluss

  • Verwenden Sie positiv klingende Formulierungen

  • Vermeiden Sie negative Aussagen, insbesondere am Briefanfang

  • Nutzen Sie die Sandwich-Methode

  • Fragen entschärfen Negatives

  • Bieten Sie Alternativen an, falls sich Negatives nicht vermeiden lässt

  • Zeigen Sie sich hilfsbereit und verständnisvoll

  • Vermeiden Sie Wortmonster

• Kundenorientierte Sprache

  • Verb statt Substantiv

  • Ersetzen Sie den Konjunktiv

  • Aktiv- statt Passivformulierung

  • Achten Sie auf die sprachliche Gleichbehandlung von Frauen und Männern

  • Wählen Sie eine partnerorientierte Sprache, die Sympathie und Verständnis vermittelt

  • Einfach statt doppelt (Pleonasmen/Tautologien)

• Briefanlässe

  • Der Werbebrief

  • Das vom Kunden gewünschte Angebot

  • Das Angebot ohne vorherige Anfrage

  • Der Nachfassbrief

  • Das Begleitschreiben

  • Zusagen und Absagen

  • Termin nicht einhalten können

  • Beispieltext Kündigungsbestätigung

  • Die Auftragsbestätigung

  • Die Mahnung

  • Zwischenbescheid

  • Die Reklamationsbearbeitung

  • Preiserhöhung

  • Bewerbung: Absage

• Formulierungshilfen

  • Hilfreiche Einleitungen

  • Aktivierende Textbausteine für den Schluss

• Briefoptik und Auszüge aus der DIN 5008:2005

  • Anschriftenfeld

  • Abstände/Schaltungen, Beispiel Bezugszeichenzeile, Betreff, Anrede

  • Aufteilung im Briefabschluss

• E-Mail

• Organisatorische Tipps

  • Aus Word 2002/2003 auf Outlook-Adressen zugreifen (Adressbuchsymbol einfügen)

  • Adressen-Übernahme aus Outlook anpassen

  • Stoppstellen erzeugen

  • Tastaturkürzel