Finanzplanung erstellen, ganz praktisch: Das "Zahlenwerk" für den Businessplan

Bevor Sie zu den ersten praktischen Schritten übergehen können, müssen Sie sich mit ein paar grundlegenden Tatsachen vertraut machen. Nur wenn Sie die folgenden Begriffe verstehen, können Sie Investitionen zielsicher und richtig planen.

Es gibt unterschiedliche Definitionen des Begriffes "Investitionen". Komplizierte betriebswirtschaftliche Beschreibungen sind allerdings für uns wenig hilfreich. Halten Sie sich, wenn Sie sich das Leben möglichst einfach machen wollen, an eine sehr simple Definition: In die Investitionsplanung gehören alle Kosten, die nur einmaligen Charakter haben.

Wenn Sie also zu Beginn Ihrer Selbstständigkeit einen PC kaufen oder eine Ladeneinrichtung herstellen, dann sind das ganz klar Investitionen. Auch Ihre Startkosten für das Marketing, beispielsweise die Erstellung einer Webseite oder eines Logos und die Kosten eine Eröffnungsveranstaltung, gehören zu den Investitionen.

Ihre laufenden Marketingkosten, die jedes Jahr wiederkehren, gehören dagegen nicht zu den Investitionen: beispielsweise monatliche Kosten für Anzeigenschaltungen, ein kleines Budget für zukünftige Überarbeitungen der Webseite und ähnliches.

In diesem Rahmen müssen aber keinesfalls nur die einmaligen Beträge aus der Startphase geplant werden. Investitionen werden auch im weiteren Verlauf Ihrer Selbstständigkeit anfallen. Wenn Sie zukünftige Investitionen schon heute einschätzen können, dann schreiben Sie diese ebenfalls auf.

Haben Sie heute einen PC, der etwa ein Jahr alt ist, können Sie schließlich schon jetzt davon ausgehen, dass Sie in spätestens drei Jahren einen neuen PC brauchen. Dies ist ein klarer Fall und kann klar von Ihnen einkalkuliert werden. Wenn der Fall nicht klar ist, können Sie nur eines tun: Planen Sie angemessene fiktive Beträge ein.

Wie hoch diese fiktiven Beträge sein können, hängt stark vom Gründungsvorhaben ab. In der Regel können Sie in den Folgejahren von etwa 10 % bis 20 % der Startinvestitionen ausgehen. Abweichungen von dieser Faustregel sind aber möglich. Konkrete Beispiele finden Sie in den Beispielen für Investitionsplanungen.

Auch bereits vorhandene Wirtschaftsgüter gehören neben den Neuanschaffungen in Ihre Investitionsplanung. Wenn Sie also mit einem PC loslegen, der schon ein Jahr alt ist, wird auch dieser PC in die Planung aufgenommen. Dagegen kommen Gegenstände, die Sie leasen wollen, üblicherweise nicht in die Investitionsplanung. Regelmäßig wiederkehrende Leasingkosten - beispielsweise für ein Auto, eine Druckmaschine oder eine Gastroküche - gehören zu den laufenden Kosten.

Wenn Sie anfangen, Ihre Daten für Investitionen festzuhalten, müssen Sie auch darüber nachdenken, welcher Betrag eigentlich der richtige ist. Sie werden feststellen: Es geht letztlich nicht nur um den reinen Materialwert eines Wirtschaftsgutes. Vielmehr werden auch Nebenkosten zum Ansatz gebracht. Wie das in Praxis funktioniert, zeigt folgendes Beispiel:

Die Antwort auf diese Frage wird durch das Prinzip der Anschaffungs- und Herstellkosten geklärt:

• Anschaffungskosten

  Anschaffungskosten (gängige Abkürzung: AK) sind Aufwendungen, die geleistet wurden, um einen Vermögensgegenstand zu erwerben und ihn in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen.

  Dahinter versteckt sich in der Regel der Kaufpreis, der Lieferpreis und der Montagepreis. Elsa liegt also goldrichtig, wenn sie für ihre neue Teeküche 1.300 Euro ansetzt. Hätte Elsa die Küche dagegen selbst zusammen gebaut, könnte sie nur 900 Euro ansetzen.

• Herstellungskosten

  Herstellungskosten (gängige Abkürzung: HK) sind Aufwendungen, die durch den Verbrauch von Gütern und die Inanspruchnahme von Diensten für die Herstellung eines Vermögensgegenstands, seine Erweiterung oder für eine über seinen ursprünglichen Zustand hinausgehende wesentliche Verbesserung entstehen. So ist es im Gesetz formuliert. Doch was bedeutet dies?

  Herstellungskosten können anfallen, wenn Sie beispielsweise eine Ladeneinrichtung selbst bauen. Der Materialwert einzelner Holzstücke ist schließlich keinesfalls der Wert, den Sie mit Ihrer Eigenbau-Aktion geschaffen haben.

  Wenn die Thematik für Sie von Bedeutung sein sollte, ist es sinnvoll, einen Steuerberater zu Rate zu ziehen. Die Regelungen hierfür sind kompliziert. Ein Laie sollte diese Bewertungen deshalb nicht ohne professionelle Hilfe vornehmen.

Eine Besonderheit, die im Rahmen der Investitionen sehr oft vorkommt, ist die Anschaffung gebrauchter Dinge. Diese werden ganz normal mit dem Kaufpreis angegeben. Eine Abweichung von der üblichen Berechnung zeigt sich nur bei Gegenständen, die gebraucht von Privatpersonen gekauft werden. In diesem Ausnahmefall entfällt die Umsatzsteuer. Werden gebrauchte Gegenstände dagegen von einem Unternehmen - also von einem Autohändler oder im Rahmen einer Betriebsauflösung von einem Unternehmen - gekauft, fällt die Umsatzsteuer genauso an wie für neue Gegenstände.

Für bereits vorhandene Wirtschaftsgüter, wie beispielsweise Ihren heimischen PC, rechnen Sie mit dem aktuellen Marktwert des Wirtschaftsgutes. Dafür ist oft ein Blick ins Internet hilfreich. Bei Ebay, in Kleinanzeigenportalen oder auf Fahrzeugbörsen lässt sich schnell feststellen, wie viel Geld Sie für Ihr "gutes Stück" heute noch bekommen können.

Eine Schätzung des Gebrauchtwertes reicht in der Regel aus. Nur dann, wenn es sich um einen nennenswerten Vermögenswert wie etwa eine kostspielige Maschine über 15.000 Euro oder eine Immobilie handelt, müssen Sie bei einer Bank ein Wertgutachten vorlegen.

Auch für viele Neuanschaffungen bleibt nur der Weg einer Schätzung. Auch hier hilft der Blick ins Netz: Was kostet ein neuer Kühlschrank oder ein gebrauchter Profi-Herd? Wie teuer wird das neue Auto ungefähr? Diese Fragen können Sie normalerweise beantworten, ohne ein Angebot einzuholen.

Notwendig sind Angebote dagegen meist bei Dienstleistungen. Für kleinere Dinge bis zu 1.000 Euro lohnt ein Angebot in der Regel nicht. Setzen Sie hierfür einfach eine Schätzung an. Wer aber eine PR-Agentur beauftragen will oder einen Programmierer im Rahmen eines größeren Projektes braucht, kommt nicht daran vorbei, auf die Suche nach einem geeigneten Dienstleister zu gehen.

Wenn Sie eine solche Dienstleistung in Ihre Investitionsplanung aufnehmen, sollten Sie den Anbieter schon ausgewählt haben. Nur so können Sie sicherstellen, dass die Zahlen auch "Hand und Fuß" haben. Wer den Anbieter später wechselt, läuft Gefahr, plötzlich vor vollkommen veränderten Voraussetzungen zu stehen. Das kann sogar die unternehmerischen Pläne gefährden, da eine Nachfinanzierung wegen ursprünglich falscher Kalkulationen von Seiten der Bank so gut wie ausgeschlossen ist.

Nehmen Sie sich also ausreichend Zeit für diese Vorbereitungen Ihrer Finanzplanung.

In Torstens Haut möchte wohl niemand stecken. Deshalb ist es wichtig, Ihre anstehenden Investitionen erst einmal etwas genauer zu unterscheiden. In späteren Schritten wird es dann nämlich notwendig, die einzelnen Gliederungspositionen unterschiedlich zu behandeln. Mit dem folgenden Gliederungsschema für Investitionen erleichtern Sie sich selbst oder Ihrem Unternehmensberater die Arbeit erheblich. Das spart Zeit, Nerven und unter Umständen sogar Geld.

Gliederung von Investitionen:

• Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) - Mini

  Sachwerte mit einem Wert von weniger als 150 Euro pro Stück.

  Normalerweise versteckt sich hierunter der gesamte "Kleinkram" wie kleinere Büromöbel, kleine Drucker, Geschirr, Dekorationsmaterial, Lampen, Telefonapparate und sonstige Hardware, Schrauben, Nägel, Beschläge, kleinere Werkzeuge, Fachliteratur und vieles mehr. Für diese GWG's werden in der Regel keine Abschreibungen angesetzt.

• Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) - Midi

  Sachwerte mit einem Wert zwischen 151 und 410 Euro pro Stück.

  Hierzu gehören meist Dinge wie hochwertigere Lampen, Büromöbel, All-in-One-Drucker, Werkzeuge und ähnliches.

• Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) - Maxi

  Sachwerte mit einem Wert zwischen 411 und 1.000 Euro pro Stück.

  Hierzu gehören beispielsweise Gegenstände der Ladeneinrichtung, Fotokameras, Registrierkassen, Audio- und Videogeräte, Kücheneinrichtungen, zahlreiche Software und anderes.

• Betriebs- und Geschäftsausstattung (BGA)

  Sachwerte (BGA) mit einem Wert von mehr als 1.000 Euro pro Stück.

  Typisch hierfür sind Fahrzeuge, PCs, hochwertige Büromöbel, Ladeneinrichtungen, Maschinen, viele Werkzeuge, Kühl- und Gefrierschränke, Herde und vieles mehr.

• Gründungskosten

  Die Gründungskosten werden nicht immer auf die gleiche Art und Weise definiert - es gibt kleine Unterschiede. Meist können Sie sich aber auf folgende Positionen einstellen:

  • Kosten für einen Anwalt,

  • Kosten für einen Steuerberater,

  • Startkosten Marketing und Gebühren (z. B. für eine Gewerbeanmeldung oder eine Eintragung ins Handelsregister).

  Für Gründungskosten fallen keine Abschreibungen an.

• Ersteinkauf Waren oder Material

  Wer ein Ladengeschäft bestücken will oder Material für die Herstellung von Produkten braucht, berücksichtigt diese Kosten ebenfalls in der Investitionsplanung. Hierfür fallen keine Abschreibungen an.

  Spätere Ersatzkäufe zum Auffüllen des Lagers gehören nicht in die Investitionsplanung.

• Andere Investitionskosten

  Andere Investitionskosten, die bisher nicht berücksichtigt wurden, finden sich meist in Dienstleistungen, die nicht zu den Gründungskosten gehören. So muss beispielsweise auch ein Maler, der die Räume auf Vordermann bringt, geplant und bezahlt werden. Auch Mietkautionen oder Provisionen sind meist in dieser Kategorie zu finden. Abschreibungen fallen für andere Investitionskosten nicht an.

Sämtliche GWGs können Sie einfach zusammenfassen. Wenn Sie fünf Regale im Wert von 200 Euro kaufen, dann handelt es sich um geringwertige Wirtschaftsgüter im Wert von 1.000 Euro, und es genügt für die Finanzplanung im Businessplan, wenn Sie beispielsweise eine Position "Geschirr und Kochgeschirr" verwenden, sofern die Einzelwerte unter 1.001 Euro liegen. Für Ihre eigenen Zwecke - also zum Berechnen der gesamten Position - ist eine Aufschlüsselung trotzdem sinnvoll. Sie können diese Aufschlüsselung auch in einer Nebenrechnung vornehmen, die dann nicht in den Businessplan kommt.

Anschaffungen über 1.000 Euro sollten Sie immer genau benennen. Eine Position "Küche" ist zu grob. Richtig dagegen ist eine Einteilung in folgender Art und Weise: "Geschirrspülgeräte", "Herde und Mikrowellen" und "Kühl- und Gefriergeräte". Benutzen Sie im Zweifelsfall lieber eine Zeile zu viel als eine Zeile zu wenig. So ersparen Sie sich spätere ärgerliche Hin- und Herrechnerei, die zu allem Überfluss sehr anfällig für Fehler ist.

Investitionstabelle - Muster

Diese Tabelle zeigt typische Investitionen für Dienstleister, für Gastronomen, Einzelhändler und andere.

Erkennbar ist, dass auch für die Folgejahre mit Ersatzinvestitionen und/oder Neuanschaffungen gerechnet wurde. Der Betrag ist in dieser Tabelle allerdings frei erfunden. Er soll Sie lediglich an diese Pufferpositionen erinnern. Alle Beträge wurden als Nettobeträge - also ohne Umsatzsteuer - angegeben.