Gute E-Mails, gute Geschäfte

Besonders bei längeren E-Mails ist die Antwort oft ein Kauderwelsch. Das liegt unter anderem daran, dass in den Antworten kein sichtbarer Bezug auf die jeweilige Frage genommen wird.

Leider unterstützen die modernen E-Mail-Programme das dadurch, dass sie die Antwort immer komplett an den Schluss stellen. Viel besser wäre es, wenn die Fragen im Fließtext vor den Antworten auftauchen. Dabei kennzeichnet man die Originalfragen üblicherweise durch ein vorangestelltes ">". Auch kurze Dialoghistorien lassen sich so leserfreundlich abbilden. Selbst bei E-Mails mit vielen Themen wird es dann übersichtlich:

Wichtig bei dieser Art zu zitieren ist, dass Sie nicht den gesamten Text zitieren. Verständlicher ist es, wenn Sie nur die Kernaussagen, auf die sich Ihre Antworten beziehen, in die Zitate aufnehmen.

Wie ist der richtige Stil einer E-Mail? Auf diese pauschale Frage kann es leider keine eindeutige Antwort geben: Es hängt davon ab.

Wir nutzen E-Mails für viele verschiedene Dinge. Geschäftliche Korrespondenz wird genauso darüber abgewickelt wie der freundschaftliche Plausch, die eher chat-ähnliche Kurzmitteilung und die Telefonnotiz. Es kann also gar nicht "den" richtigen E-Mail-Stil geben.

Die wichtigste Regel für guten E-Mail-Stil ist: Seien Sie sich bewusst, welche Art von E-Mail Sie gerade schreiben und wer der Adressat ist. Auch im Zeitalter der elektronischen Kommunikation gilt die alte Regel, dass der Adressat den Stil bestimmt und nicht das Medium.

Hierarchische Abhängigkeiten spielen für den guten E-Mail-Stil genauso eine Rolle wie die Art von Geschäftsbeziehungen, der Grad der Vertrautheit zwischen den Kommunikationspartnern und die allgemeinen Kommunikationsgepflogenheiten in der Beziehung. Eine Falle ist auch das eher lockere "Du" - es darf nicht dazu verleiten, die E-Mails zu flapsig und unkonzentriert zu schreiben.

Im Zweifel gilt: Formulieren Sie die E-Mail lieber etwas zu konservativ.

Zum guten Stil gehören Rechtschreibung, Grammatik und Klein-/Großschreibung. verzichten sie in geschäftlicher korrespondenz unbedingt auf die im internet oft übliche durchgängige kleinschreibung. nicht nur, dass der text durch die kleinschreibung deutlich unleserlicher wird, es ist auch nicht mehr besonders originell.

Viele Tipp- und Satzbaufehler sind nicht nur unhöflich gegenüber dem Empfänger. Sie verleiten auch dazu, Ihnen als Absender mangelnde Konzentration und Gewissenhaftigkeit zu unterstellen. Nutzen Sie also die Rechtschreibkontrolle Ihres E-Mail-Programms, lesen Sie Ihre E-Mails vor dem Versenden nochmals durch und lassen Sie Sorgfalt walten.

"Mit freundlichen Grüßen" liest man heute in E-Mails nur noch in sehr förmlichen Schreiben. Etwas moderner darf es schon sein.

"Viele Grüße aus dem winterlichen Süden", "Mit den besten Grüßen" oder ähnliches ist moderner und nicht unhöflich. Die "Lieben" oder "Herzlichen" Grüße sollten für Fälle vorbehalten sein, in denen es wirklich so gemeint ist.

Ab und an findet man auch Unternehmenskulturen, die letzteres als Standard-Grußformel führen. Dann spricht natürlich auch nichts dagegen, dass Sie diese verwenden.

In der Briefpost kommt nach dem Gruß die handschriftliche Unterschrift. In E-Mails sollte an dieser Stelle immer der ausgeschriebene Name, mit Vor- und Nachnamen, stehen. Natürlich reicht in "Per-Du"-Mails auch der ausgeschriebene Vorname. Ausgeschrieben sollte der Name in jedem Fall sein, verzichten Sie der Wertschätzung halber auf das Abkürzen. So viel Zeit muss sein.

Zweck der E-Mail-Signatur ist der gleiche wie der eines Briefkopfs. Dort finden sich alle notwendigen Angaben zum Unternehmen und insbesondere zur Kontaktaufnahme.

Die Mindestangaben sind:

• Kompletter Firmenname, bei Gewerbetreibenden gem. Handelsregisterauszug

• Rechtsformzusatz

• Komplette Postanschrift

• Registergericht und Registernummer, wenn vorhanden

• Bei GmbH und AG alle Geschäftsführer/Vorstände und gegebenenfalls der Aufsichtsratsvorsitzende

• Telefonnummer

• Faxnummer, wenn vorhanden

• Handynummer, wenn gewünscht

• Internet-Adresse für weitere Informationen

Die ersten fünf Punkte sind dabei formale Pflichtangaben, identisch zu herkömmlichen Geschäftsbriefen.

Wenn Sie regelmäßig über andere elektronische Kanäle erreichbar sind, spricht nichts dagegen, diese auch in die Signatur aufzunehmen. Typische Beispiele sind der Skype-Name oder Accounts bei Instant-Messaging-Diensten.

Auf Ihren Namen können Sie in der Signatur verzichten, er steht ja bereits in der Grußformel und der E-Mail-Adresse, außer natürlich, wenn er zu Ihrem vollständigen Firmennamen gehört.

Wenn Sie neue Angebote oder besondere Aktionen haben, dann bietet sich ein Einzeiler als Hinweis in der Fußnote an. Übertreiben Sie es aber nicht.

Verzichten Sie auf aufwendige grafische Spielereien. Erstens werden diese häufig zentral oder vom E-Mail-Client geblockt, zweitens tragen sie nicht zur Übersichtlichkeit bei. In vielen Firmen sind zudem die Größen der Mailboxen restriktiv beschränkt. Hier zählt oft jedes Kilobyte und wenn Ihre Grafik x-mal im Postfach Speicher frisst, dann ist das wenig empfängerfreundlich. Textinformationen und anklickbare URLs reichen, um alle notwendigen Kontaktinformationen zu transportieren.

Lassen Sie sich die Signatur automatisch beim Erstellen einer neuen Nachricht oder beim Antworten durch das E-Mail-Programm einfügen.

In Microsoft Outlook 2003 finden Sie diese Einstellung unter "Extras > Optionen > E-Mail-Format; Abschnitt: Signaturen".
In Thunderbird bei existierender Signatur unter "Extras > Konten; Konto auswählen > Verfassen & Adressieren; Abschnitt: Verfassen". Unter "Extras > Konten > Durchsuchen" können Sie eine Textdatei auswählen, deren Inhalt als Signatur angehängt werden soll.

Bei Dateianhängen gilt zunächst folgender Grundsatz: Wenn Sie nicht wissen, welche Programme der Empfänger installiert hat, dann wählen Sie ein allgemeines Format wie pdf. Das ist auch unter Sicherheitsaspekten anzuraten. Sinnvoll ist es, sich vorher über die Datenaustauschformate zu verständigen.

Immer noch ist die Größe der Anhänge problematisch. Viele Firmen beschränken die akzeptierte Dateigröße auf 10 MB, größere Dateien werden automatisch abgelehnt. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn die Größen der Postfächer in der Firma beschränkt sind.

Sie sollten sich immer im Klaren darüber sein, dass die Anhänge ebenso wie die komplette E-Mail unverschlüsselt über das Netz wandern. Das ist, als würden Sie Ihre Steuererklärung als Postkarte verschicken. Vertrauliche Informationen sollten sie dementsprechend nur verschlüsselt in den E-Mail-Anhang packen oder, noch besser, Sie verschlüsseln die gesamte E-Mail.