Gute E-Mails, gute Geschäfte

E-Mails über E-Mails und kein Ende abzusehen - das geht auch den Leuten so, denen Sie schreiben. Umso wichtiger ist es, dass Sie die Aufmerksamkeit Ihres Lesers gewinnen. Mit wenigen formalen Tricks können Sie E-Mails formulieren, die "besser" ankommen.

Erleichtern Sie es dem Empfänger, mit einem Blick zu erkennen, von wem die E-Mail stammt. Dazu sind nur wenige Elemente nötig: Vorname, Nachname, Firmenname. Sie müssen das in Ihrer E-Mail-Anwendung in der Regel nur einmal einstellen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das in Outlook 2010 und 2003 sowie im weit verbreiteten Thunderbird einstellen können:

Mit aussagekräftige Absenderangaben, dem Aufmerksamkeit heischenden Betreff und der richtigen Anrede haben Sie den Rahmen für das eigentlich Wichtige geschaffen: Ihr Anliegen in Form des E-Mail-Textes.

"Das ist ja mal wieder typisch, da schreibt man eine ausführliche E-Mail mit der Bitte um Antwort und dann bekommt man, wenn's hoch kommt, wieder nur die Hälfte der Fragen beantwortet."

Besonders bei längeren E-Mails ist die Antwort oft ein Kauderwelsch. Das liegt unter anderem daran, dass in den Antworten kein sichtbarer Bezug auf die jeweilige Frage genommen wird.

Leider unterstützen die modernen E-Mail-Programme das dadurch, dass sie die Antwort immer komplett an den Schluss stellen. Viel besser wäre es, wenn die Fragen im Fließtext vor den Antworten auftauchen. Dabei kennzeichnet man die Originalfragen üblicherweise durch ein vorangestelltes ">". Auch kurze Dialoghistorien lassen sich so leserfreundlich abbilden. Selbst bei E-Mails mit vielen Themen wird es dann übersichtlich: