Business-Etikette: Kommunikation mit Stil

Denken Sie am Briefanfang über eine sympathische Anrede nach: Statt "Sehr geehrte Damen und Herren" sagen Sie ruhig mal "Guten Tag, Herr Meier" oder in Bayern auch "Grüß Gott, Herr Huber". Auf verstaubte Floskeln wie "Werter Herr Schneider" verzichten Sie besser.

Haben Sie bereits einen persönlichen Kontakt zum Empfänger, können Sie den Brief auch mit "Liebe Frau Münch" beginnen. Anreden wie "Hallo Frau Müller" indes sind im Geschäftsbrief zu persönlich und sollten nicht verwendet werden.

Verzichten Sie in der Anrede nie auf einen akademischen Titel, also ,Doktor' oder ,Professor'. Den Doktortitel dürfen Sie in der Anrede abkürzen, der Professor muss ausgeschrieben werden (Beispiele: "Sehr geehrter Herr Dr. Müller-Lüdenscheidt", "Sehr geehrte Frau Professorin Hinterhuber").

Im Englischen ist die Standardansprache immer noch "Dear Mr. Smith", "Dear Sirs" oder einfach nur "Gentlemen". Die korrekte Ansprache einer Frau ist heutzutage im Englischen: "Dear Ms Smith" nicht "Mrs" oder "Miss". Sind Sie der Initiator eines Briefes bleiben Sie anfangs korrekt und höflich zurückhaltend in der Anrede. In Ihrer Unterschrift schreiben Sie Vor- und Nachnamen. Jetzt kann Ihr angelsächsischer Geschäftspartner entscheiden, wie er Sie im Antwortschreiben ansprechen möchte. Je nachdem wie das Schreiben ausfällt, können Sie die Korrespondenz jetzt weiterführen.

• Übersichtliche Textaufteilung

Achten Sie auf eine lesefreundliche Textaufteilung. Zu volle Blätter ermüden den Leser sehr schnell und Ihre Botschaft kommt nicht an.

Fügen Sie vor und nach einer Aufzählung eine Leerzeile ein. So schlägt es übrigens auch die DIN 5008 vor.

• Türöffner im Brief

Die Klassiker "hiermit möchte ich Ihnen..." oder "Bezug nehmend auf ..." sind verstaubt. Es gibt schönere Möglichkeiten einen Brief zu eröffnen. Versuchen Sie den Empfänger positiv anzusprechen und ihn einzufangen. Anfänge wie: "vielen Dank, dass Sie so schnell auf meine Anfrage reagiert haben ..." oder "über das freundliche und offene Telefonat habe ich mich sehr gefreut. Ich schicke Ihnen wie vereinbart ..." lockern jeden Briefbeginn auf.

• Fachchinesisch

Wie viele Fachausdrücke oder Fremdwörter benutzen Sie ohne dass es Ihnen noch auffällt? Sprechen Sie nicht von "maßgeschneiderten Solutions" oder einem "erwarteten Statement", auch wenn es schon fast Umgangssprache geworden ist.

Versuchen Sie auch firmeninterne Abkürzungen zu vermeiden. Ein 3-Letter-Code (LAX, MUC oder PDA) sind schnell geschrieben, aber der Empfänger weiß vielleicht nicht, ob Sie damit einen Flughafen oder eine Abteilung meinen.