MS Outlook 2000 - Einführung

Wo werden Informationen in Outlook gespeichert? Was sind persönliche Ordner? Was sind Offline-Ordner?

Übersichtliche Ablage in Outlook-Ordnern.

Outlook-Ordner

Ordner in Outlook sind streng von den Datei-Ordnern im Windows-Explorer zu unterscheiden. Outlook-Ordner werden in sogenannten Informationsspeichern abgelegt. Informationsspeicher können sein:

• Speichern im Postfach: Am häufigsten werden die Informationen heute direkt im Postfach (oder der Mailbox) des Anwenders am Exchange Server gespeichert. Die Vorteile dieses Speicherortes liegen darin, daß die Informationen auf einfache Weise zentral gesichert werden können und Ordner in Postfächern freigegeben werden können, so daß auch andere Benutzer darauf zugreifen können.

• Persönliche Ordner: Eine andere Möglichkeit, Informationen zu speichern, sind sogenannte persönliche Ordner. Bei einem persönlichen Ordner handelt es sich um eine einzige Datei mit der Endung .pst, die alle Outlook-Ordner enthält. Naturgemäß kann eine solche PST-Datei recht groß werden (mehrere 100 MB). Persönliche Ordner werden dann eingesetzt, wenn kein Exchange-Server vorhanden ist, der Speicherplatz auf dem Exchange-Server stark begrenzt ist sowie für die Archivierung.

• Öffentliche Ordner: Außerdem können Informationen auch in sogenannten öffentlichen Ordnern gespeichert werden. Dabei handelte es sich um Ordner, die direkt am Exchange-Server gespeichert sind, aber nicht einem bestimmten Benutzer zugeordnet sind. Öffentliche Ordner eignen sich daher vorzüglich für Team-Arbeit.