Word-Dokumente und -Dateien gegen Mitleser und Änderungen schützen

Die meisten Unternehmen sind gut mit Virenscannern und Firewalls ausgestattet. Die Daten der Office-Applikationen hingegen werden in der Regel schlecht geschützt, elektronische Schutzmaßnahmen für Word-Dokumente nur selten eingesetzt. Dort befinden sich jedoch oft Informationen, die nicht für jedermann bestimmt sind. Wir zeigen Ihnen, wie Sie vertrauliche Informationen in der Textverarbeitung vor dem Zugriff durch Unbefugte schützen können.

In Word-Dokumenten befinden sich oft vertrauliche Informationen, die nicht jeder sehen sollte. Dabei kann es sich um ganz unterschiedliche Daten handeln:

• technisch brisante Informationen

• streng vertrauliche Daten

• private Daten.

Damit kein Unbefugter Ihre Word-Dokumente lesen kann, arbeiten Sie mit den Sicherungsfunktionen, die Word zur Verfügung stellt.

Wenn Sie eine Datei öffnen, werden Sie nach dem zugehörigen Kennwort gefragt. Jetzt müssen Sie genau die Zeichenkette eingeben, die exakt mit einer vorgegebenen geheimen Zeichenkette - dem Kenn- bzw. Passwort - übereinstimmt.

Wer das Passwort nicht kennt, kann die Datei nicht öffnen.

Ist die Zeichenfolge nicht bekannt oder wird sie falsch eingegeben, wird der Zugriff auf das Dokument verweigert.

Um zu verhindern, dass Unbefugte Zugriff auf Ihr Word-Dokument erhalten, können Sie es mit einem Kennwortschutz versehen.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie "Datei/Speichern unter". Klicken Sie auf "Extras/Sicherheitsoptionen".

• Im Fenster "Sicherheit" tragen Sie im Bereich "Dateiverschlüsselungsoptionen für dieses Dokument" als "Kennwort zum Öffnen" ein Passwort Ihrer Wahl ein.

• Nach "OK" geben Sie im Fenster "Kennwort bestätigen" das Passwort zur Bestätigung erneut ein.

• Sie werden jetzt jedesmal, wenn Sie die Datei öffnen, nach dem zugehörigen Kennwort gefragt.

Hier richten Sie den Kennwortschutz ein.

Um das Öffnen des Dokuments zu erlauben, aber das Bearbeiten zu verhindern, versehen Sie das Dokument mit einem Schreibschutz. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie "Datei/Speichern unter/Extras/Sicherheitsoptionen".

• Geben Sie im Fenster "Sicherheit" im Bereich "Dateifreigabeoptionen für dieses Dokument" als "Kennwort zum Ändern" ein Passwort Ihrer Wahl ein.

• Nach "OK" geben Sie im Fenster "Kennwort bestätigen" das Passwort zur Bestätigung erneut ein.

• Sie werden jetzt jedesmal, wenn Sie die Datei öffnen, nach dem zugehörigen Kennwort für den Schreibzugriff gefragt. Nach Eingabe der Zeichenfolge, die die Datei schützt, wird der Schreibschutz aufgehoben.

• Um das Dokument schreibgeschützt zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Schreibgeschützt". Die Datei wird mit dem Zusatz "Schreibgeschützt" in der Titelleiste geöffnet. Sie können jetzt zwar Änderungen an der Datei vornehmen, müssen die geänderte Datei aber unter einem anderen Namen speichern.

Diese Datei ist schreibgeschützt.

Wenn Sie das Kontrollkästchen "Schreibschutz empfehlen" im Fenster "Sicherheit" aktivieren, empfiehlt Word beim Öffnen, diese Datei nur schreibgeschützt zu öffnen, selbst dann, wenn das Kennwort zum Aufheben des Schreibschutzes korrekt angegeben oder keines vergeben wurde. Diese Möglichkeit ist immer dann sinnvoll, wenn Daten nicht mehr geändert werden sollen, wie das bei bereits verschickten Dokumenten, zum Beispiel einem Angebotsschreiben, der Fall ist.

Seit der Version Word 2002/XP wurde die Verschlüsselung der Dateien im Vergleich zu den Vorgängerversionen verbessert. In den älteren Word Versionen wurde lediglich mit einem symmetrischen RC4 Verschlüsselungsalgorithmus gearbeitet. Dabei werden die Daten mit Hilfe von Algorithmen codiert. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Verschlüsselungstypen zu wählen:

• Klicken Sie im Dialogfeld "Sicherheit" auf die Schaltfläche "Erweitert".

• Wählen Sie einen Verschlüsselungstyp.

• Aktivieren Sie ggf. das Kontrollkästchen vor "Dokumenteigenschaften verschlüsseln".

• Für alle Verschlüsselungsvarianten vom Typ RC4 können Sie in Microsoft Office zusätzlich noch die Schlüssellänge wählen. Längere Schlüssellängen erhöhen die Sicherheit von kennwortgeschützten Dateien!

Das Fenster "Verschlüsselungstyp"

Standardmäßig speichert Word Ihre persönlichen Daten in den Dateieigenschaften. Wenn Sie dies nicht wünschen, aktivieren Sie im Dialogfeld "Sicherheit" unter "Datenschutzoptionen" das Kontrollkästchen "Beim Speichern persönliche Daten aus Dateieigenschaften entfernen".

Wenn Sie das Kontrollkästchen vor "Warnung anzeigen, bevor eine Datei, die Überarbeitungen oder Kommentare enthält, gedruckt, gespeichert oder versendet wird", aktivieren, erhalten Sie beim Drucken, Speichern oder Versenden der Datei ggf. den Hinweis, dass die Datei Kommentare enthält. Sie haben die Möglichkeit, den Vorgang abzubrechen und evtl. Kommentare, die nicht für Dritte bestimmt sind, zu entfernen.

Auf Wunsch erhalten Sie diesen Hinweis.