8 Erfolgsregeln für den Umgang mit Auftraggebern

Jeder Kunde ist anders und bei jedem Auftrag erwarten Sie unterschiedlichen Typen und Charaktere. Doch egal, bei welchem Typus Kunde Sie gerade arbeiten: Es gibt bewährte Verhaltensweisen, die den eigenen Erfolg nachhaltig begünstigen. Andreas Schwarz verrät sie Ihnen.

Soviel ist klar: Weder profundes Know-how noch richtiges Verhalten führen jeweils allein zum Erfolg. Erfolgreich werden Sie nur dann sein, wenn Sie beide Komponenten in einem gesunden Verhältnis miteinander kombinieren.

Dass Sie über exzellentes Wissen verfügen, davon gehe ich aus. Daher möchte ich Ihnen in diesem Beitrag bestimmte (universelle) Verhaltensweisen empfehlen, die Sie bei der Auftragsabwicklung beim Kunden vor Ort unterstützen.

Damit Sie sich diese leichter merken können, bilden die Anfangsbuchstaben ein Akronym ("Kunstwort").

Wie zuversichtlich sollten Sie sein?

Bei einem komplexen Kundeneinsatz gibt es keine sichere Erkenntnis darüber, ob etwas zielsicher zum Erfolg führen wird oder nicht. Scheitern und Triumph liegen oft sehr dicht beieinander. Daher ist es eine Glaubensfrage, wie Sie die Situation, die Sie vorfinden, und die Zukunft beurteilen. Sie können an Ihren Erfolg glauben und bewirken dadurch etwas Positives.

Als positiver Antreiber mit einer optimistischen Ausstrahlung schaffen Sie ein Klima des Wollens und Könnens. Zuversicht kann sich auf Andere übertragen und deren Haltung kann sich wiederum auf weitere Beteiligte übertragen.

Sie sollten in einem klaren Bild Ihre eigenen Chancen sehen und die Risiken realistisch analysieren. Zuversicht ist eine zwingende Voraussetzung für Erfolg.

Was passiert ohne Zuversicht?

Ohne Zuversicht und als dauernder, notorischer Bedenkenträger säen Sie beim Kunden Zweifel, ob er mit Ihnen den richtigen beauftragt hat. Hinzu kommt: Ihr Bedenkenträgertum überträgt sich auf alle Beteiligten. Wenn Sie nicht selbst an den Erfolg glauben, warum sollten es dann andere?

Wenn Sie zaudern, ergreifen womöglich andere das Zepter. Ihr Einfluss sinkt; Sie haben kaum noch Steuerungsmöglichkeiten. Misserfolge stellen sich ein und bestätigen noch die eigenen Bedenken.

Merken Sie sich "Z" für Zuversicht.

Offenheit geht einher mit Interesse und Empathie.

Wie offen sollte man sein?

Mit Offenheit ist gemeint, vorurteilsfrei Informationen von anderen einzuholen, diese sachlich zu bewerten und einzuordnen sowie andere Meinungen zu respektieren.

Es ist unabdingbar, beim Kunden vor Ort gezielt Informationen zu sammeln. Schließlich gibt es ständig neue Entwicklungen, die Sie beachten müssen. Informationen über Veränderungen erhalten Sie von den wesentlichen Beteiligten wie beispielsweise Ihrem Auftraggeber und leitenden Angestellten. Ihnen gegenüber sollten Sie grundsätzlich offen sein; begegnen Sie ihnen mit großem und ehrlichem Interesse.

Was passiert ohne Offenheit?

Wenn Offenheit, Interesse und Empathie fehlen, erhalten Sie nicht die nötigen Informationen, um Ihre Aufgabe erfolgreich zu lösen. Ihnen fehlt der Zugang zu den wesentlichen Entscheidern. Sie sind nicht in der Lage, die aktuelle Situation zu durchdringen und Sie erhalten genauso wenig Einblick in zukünftige Entwicklungen.

Merken Sie sich "O" für "Offenheit" = Z.O.

Durchhaltevermögen geht einher mit Stringenz und Zielstrebigkeit.

Welche Art von Durchhaltevermögen ist zielführend?

In komplexen Kundenprojekten sind schnelle Erfolge kaum möglich. Es ist notwendig, Schritt für Schritt die Thematik und das Umfeld zu durchdringen, Netzwerke aufzubauen, Vereinbarungen zu treffen usw. Sie müssen viele Dinge erstellen, beauftragen, kontrollieren und einführen. All dies benötigt Zeit und Nachhaltigkeit. Nur mit einem hohen Maß an Durchhaltevermögen können Sie auf Dauer erfolgreich sein.

Was passiert ohne Durchhaltevermögen?

Ohne Durchhaltevermögen werden Sie sicher nicht auf Dauer beim Kunden Fuß fassen können. Sie werden vielleicht ein Projekt abwickeln, dann aber das Handtuch werfen. Die Folge ist, dass Sie immer wieder neuen Aufwände haben, einen Folgeauftrag zu bekommen, und sich stets neu bei einem Kunden einarbeiten müssen.

Merken Sie sich "D" für "Durchhaltevermögen" = Z.O.D.

Initiative wohnt dem Macher und Moderator inne.

Wie initiativ sollte man sein?

Initiativ zu sein heißt, dass Sie die Dinge von sich aus beginnen und vorantreiben. Gerade bei umfangreichen Kundenprojekten ist es unerlässlich, wenn Sie die Sachen in die Hand nehmen und dauerhaft behalten. Sie sollten fortlaufend mit den wesentlichen Beteiligten Ziele, Prozesse, Rollen, Inhalte, Planungen und Projektrisiken besprechen und klären. Dafür bedarf es bereits einer außerordentlichen Initiative, schließlich müssen Sie ein erhebliches Maß an Energie aufbringen. Sie müssen auf die Beteiligten zugehen, denn von sich aus wird man Ihnen die nötigen Informationen nicht automatisch und in jedem Fall zutragen.

Was passiert ohne Initiative?

Ohne Initiative verlieren Sie schnell den Überblick und den Anschluss. Sie erhalten nicht die nötigen Informationen und können nicht steuernd eingreifen. Die Dinge bleiben unerkannt, intransparent und chaotisch. Sie werden zum Spielball der anderen - gerade in Konzernstrukturen. Ohne Initiative kein Erfolg.

Merken Sie sich "I" für "Initiative" = Z.O.D.I.

Wie ausgeglichen sollte man sein?

Ausgeglichen ist man dann, wenn die vier Säulen der Work-Life-Balance in der Waage gehalten werden.

Sind Sie rundum ausgeglichen bei den folgenden Themen?

• Arbeit, Karriere und Bildung

• Familie, Freunde und gesellschaftliche Beziehungen

• Sport, Körper und Gesundheit

• Spiritualität, Religiosität und Geistlichkeit

Ausgeglichenheit ist eine wichtige Voraussetzung, um in komplexen Situationen überleben zu können. Nur wenn Sie auch mal fünfe gerade sein lassen und Ruhe bewahren, wenn andere hektisch werden, können Sie konstruktiv arbeiten.

Was passiert ohne Ausgeglichenheit?

Unausgeglichenheit ist manchmal ein Wesensmerkmal, oft aber ein Symptom. Dem geht eine Geschichte voraus. Nämlich, dass in einer oder mehr der vier Säulen der Work-Life-Balance die Dinge nicht verstehbar, nicht handhabbar und nicht bedeutsam sind.

Hinzu kommen sogenannte externe Stressoren wie beispielsweise zu viel Arbeit, Konflikte, Zeitdruck, Störungen, hohe Leistungsanforderungen usw.

Oft existieren auch sogenannte persönliche Stressverstärker. Dies sind beispielsweise Ungeduld, Perfektionismus, Kontrollstreben, Selbstüberforderung usw. Dies führt zu Stressreaktionen, wie Angst, Schlaflosigkeit, Krankheit und Erschöpfung.

Wenn Sie unausgeglichen sind, ist es kaum mehr möglich, wirklich erfolgreich in komplexen Situationen zu agieren. Ihre gesamte Energie geht dafür drauf, dass Sie mit sich selbst zurechtkommen müssen.

Merken Sie sich "A" für "Ausgeglichenheit" = Z.O.D.I.A.

Der Kunde ist der Abnehmer oder der Nutzer der Leistung oder des Produktes. In großen Projekten und Organisationen ist das oft nicht derselbe:

• Auftraggeber ist evtl. ein Vorstand.

• Abnehmer ist die fachliche Leitung.

• Nutzer sind evtl. die eigentlichen Unternehmenskunden (bspw. bei einem Portal) oder die internen Mitarbeiter (bspw. bei Verwaltungsanwendungen).

Wie kundenorientiert sollte man sein?

Die kundenorientierte Arbeitsweise sollte sich auf alle aufgeführten Gruppen beziehen. Jedoch sollte jede Gruppe für sich entsprechend ihrer Anforderungen und Bedürfnissen behandelt werden.

Die Kunden in der obigen Definition und deren Wünsche sollten Sie sehr gut kennen- und verstehen lernen. Besprechen und vereinbaren Sie gemeinsam Ziele, Aufgaben, Planungen, Maßnahmen zur Risikominimierung und Inhalte. Dies ist absolute Voraussetzung für den Erfolg, denn die Kunden sind der Hauptgrund, warum Sie überhaupt einen Auftrag haben. Daher stellen sie den Hauptfokus aller Überlegungen dar.

Was passiert ohne Kundenorientierung?

Ohne Kundenorientierung haben Sie keine Aussicht auf Erfolg, weder in einfachen noch in komplexen Situationen. Sie beschäftigen sich mit sich selbst oder mit anderen Beteiligten, die keine Kunden sind. Auf die Dauer verwirken sie dadurch Ihr berufliches Existenzrecht.

Merken Sie sich "K" für "Kundenorientierung" = Z.O.D.I.A.K.

Wie organisiert sollte man sein?

Sie müssen bei jedem Kundeneinsatz Aufwände, Kosten, Zeiten, Aufgaben usw. beschreiben, schätzen, berichten und kontrollieren. Sie sollten also ein gewisses Maß an Gefallen, Übung und Talent dafür mitbringen.

Was passiert ohne Organisation?

Ohne Organisation geraten Sie vor allem in komplexen Situationen ins Chaos. Sie verlieren den Überblick über das große Ganze und haben keine Chance, gezielt zu steuern. Ohne Organisation befinden Sie sich vielleicht bald in einer Situation, die Sie überfordert.

Merken Sie sich "O" für "Organisationstalent" = Z.O.D.I.A.K.O.

Wie strategisch sollte man sein?

Strategisches Denken heißt mittel- und langfristig in die Zukunft zu schauen und diese zu gestalten. Fragen Sie die zukünftigen Entwicklungen bei allen Gelegenheiten mit den Entscheidern ab, zu denen Sie Zugang haben. Dadurch erhalten Sie wesentliche Informationen zur Steuerung. Darüber hinaus ist es wichtig, dass Sie sich selbst ebenso Gedanken darüber machen, wie Sie die Zukunft gestalten wollen.

Ihr eigenes Aufgabengebiet steht nicht isoliert da. Es hat vielmehr Schnittstellen und Überschneidungen zu anderen Aufgabengebieten. Daher ist es wichtig, nicht nur zeitlich nach vorne zu schauen, sondern auch inhaltlich über die eigene Situation hinauszublicken.

Was passiert ohne Strategie?

Ohne strategischen Weitblick verbleiben Sie in der operativen Gegenwart. Zukünftige Entwicklungen kommen dann für Sie überraschend und Sie sind gezwungen, schnell darauf zu reagieren. Sie werden durch die Entwicklungen anderer getrieben und haben keine Möglichkeit, die Zukunft gemeinsam mit den wesentlichen Beteiligten zu gestalten. Sei reagieren nur noch, anstatt zu agieren.

Strategisches Denken und Handeln ist eine Grundvoraussetzung für dauerhaften Erfolg.

Merken Sie sich "S" für "Strategisches Denken und Handeln" = Z.O.D.I.A.K.O.S.

Wie gesagt: Verhalten alleine kann nie zum Erfolg führen. Sie benötigen natürlich beim Kunden profundes Know-how und müssen dies stetig umsetzen.

Es gibt aber bekannte Verhaltensweisen, auf die Sie besonderes Augenmerk legen sollten. Z.O.D.I.A.K.O.S. hilft Ihnen dabei. Wie bei anderen Methoden auch gilt: nicht übertreiben, sondern gezielt Akzente setzen.