Selbstpräsentation: So setzen Sie sich bei Ihrem Auftraggeber gekonnt in Szene

Sie müssen Ihr Unternehmen und/oder sich selbst vorstellen? Etwa, weil Sie einen Auftrag gewinnen oder einen Kapital-/Kreditgeber überzeugen möchten? Da Ihr Gegenüber naturgemäß nicht viel Zeit und Muße hat, sollten Sie Ihre Selbstpräsentation kurz halten. Hans-Jürgen Borchardt erklärt, wie Sie schnell auf den Punkt kommen.

Die Grundidee der Kurzpräsentation basiert auf dem "Elevator Pitch". Hier muss in kurzer Zeit (ca. 30 Sekunden, der Zeit für eine Fahrstuhlfahrt) entweder eine Idee, ein Angebot oder ein umfassender Leistungsnachweis so dargestellt werden, dass eine Zusage erreicht bzw. ein Auftrag erteilt wird (hierzu auch das Beispiel der Motivationstrainerin, weiter unten).

Bei einer Kurzpräsentation ist das Ziel das Gleiche aber die Zeit von fünf bis maximal zehn Minuten sollte nicht überschritten werden.

Die Struktur für eine Kurz-Präsentation zur Gewinnung eines Auftrages sollte in etwa so aussehen:

• eigene Vorstellung

• Vorstellung der Firma

• Warum das eigene Unternehmen speziell für diesen Auftrag prädestiniert ist

• die Vorteile, die das eigene Unternehmen auszeichnen und der Nutzen für den Auftraggeber

• das Erreichen des Abschlusses

• SoftSkills: Einfühlungsvermögen, Rhetorik, Metaphorik

Zu 1.: eigene Vorstellung
Die eigene Vorstellung muss so individualisiert werden, dass sich die Kompetenz, die Erfahrung und das Wissen, die für die Realisierung des Projektes wichtig sind, herausschälen. Die eigene Lebensgeschichte interessiert nicht; das einzige, was zählt, ist eine klare Darstellung in drei bis fünf Sätzen.

Zu 2.: Vorstellung der Firma
Dieser Teil der Präsentation enthält nur die wichtigsten Daten über das Unternehmen, wie bspw. allgemeine Kompetenz, Alter, Größe, Referenzen, technische Ausstattung und das spezifische Wissen, das für den Auftrag wichtig ist. Zusätzlich wird auf das positive Image verwiesen, das die Firma auszeichnet.

Zu 3.: Warum das eigene Unternehmen dafür wie geschaffen ist
Im dritten Teil ist herauszustellen, wodurch sich das eigene Unternehmen bei gleichen oder ähnlichen Aufgaben von der Konkurrenz unterscheidet. Jetzt müssen die Leistungen, zu denen das Unternehmen fähig ist, auftragsbezogen individualisiert werden. Dazu gehören:

• die eigene Ausbildung, Kompetenz und Erfahrungen sowie die vorhandenen Referenzen

• die Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen der Mitarbeiter sowie ihr Verantwortungsbewusstsein bei derartigen Aufgaben

• die technische Ausstattung sowie die damit verbundene Leistungsfähigkeit und Qualität

• die Darstellung spezifischer Leistungen, Techniken oder Lieferanten, die Sie exklusiv vertreten

• die Leistungen, die nur Ihr Unternehmen bietet und was Ihr Unternehmen vor allen anderen auszeichnet (Sollten Sie noch kein Alleinstellungsmerkmal ("USP") haben, müssen Sie spätesten jetzt anfangen, darüber nachzudenken. Mehr dazu hier: "In 5 Schritten zum USP...")

Zu 4.: die Vorteile und der Nutzen für den Auftraggeber
Jetzt gilt es, die Vorteile bzw. den Nutzen für den Auftraggeber zu betonen. Sie müssen deutlich machen, dass das eigene Unternehmen die maximale Sicherheit für die ordnungsgemäße und perfekte Abwicklung des Auftrages bietet. Dazu gehören u. a. eigene Zusagen zur Planung, zur Qualität, zur Abwicklung, zu den Terminen, zur Bereitstellung bestimmter Mitarbeiter, zur Einweisung, zur Nachbetreuung etc.

Zu 5.: das Erreichen des Abschlusses
Ein Kardinalfehler, der immer wieder gemacht wird: Es wird nicht gezielt auf eine definitive Zusage hingearbeitet. Viele Unternehmer und Verkäufer vermeiden die konkrete Frage nach der Zusage. Sie erwarten, dass sie vom Auftraggeber gefragt werden, ob sie den Auftrag haben möchten. Das ist falsch. Am Ende eines Verkaufsgespräches und am Ende einer Präsentation muss immer die Frage nach der Zusage stehen. Das ist aus mehreren Gründen wichtig:

• Manchmal erhalten Sie den Auftrag sofort, auch wenn dem noch klärende Fragen vorgeschaltet sind.

• Anhand der Antwort können Sie Ihre Chancen einschätzen und wissen, an welchen Stellen Sie noch nachbessern müssen.

• Vor allem aber: Unmittelbar nach der Präsentation ist die Bereitschaft zu einer Entscheidung am größten.

Zu 6.: und was noch zu einer Präsentation gehört ...
Jede Präsentation, jede Vorstellung, jedes (Verkaufs-)Gespräch besteht sowohl aus rationalen als auch aus emotionalen Elementen.

• Die rationalen Argumente beherrschen Sie am besten, wenn Sie diese einmal gesammelt und strukturiert haben.

• Die emotionalen Elemente sind diffiziler, aber durchaus zu erlernen. Das beginnt mit dem Outfit und geht über die freundliche Mimik, über die Gestik bis zur (Körper-)Sprache und besonderen Betonung der Argumente. Üben Sie sich in Rhetorik. Lernen Sie, Pausen zu machen, um Spannung aufzubauen. Sprechen Sie bewusst unterschiedlich laut, damit Ihr Vortrag nicht eintönig wird. Halten Sie mit den Entscheidungsträgern Blickkontakt und vergessen Sie nicht, diese immer wieder persönlich anzusprechen.

Denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre Argumente bildhaft darstellen können. Und: Überlegen Sie, wie Sie positive Assoziationen herstellen können, damit Ihre Präsentation in der Erinnerung uneingeschränkt als positiv empfunden wird.

Lassen Sie sich jetzt nicht von der detaillierten Aufstellung der Inhalte irritieren. Alles, was Sie rüber bringen möchten, sollten Sie in maximal fünf Minuten sagen.

Bevor Sie mit der eigentlichen Präsentation beginnen, sollten Sie Ihren Zuhörern sagen, wie diese sich untergliedert und wie viel Zeit Sie benötigen. Wenn Sie sich an Ihren Leitfaden halten und nicht abschweifen, wird das positiv registriert. Außerdem vermeiden Sie so auch Zwischenfragen, weil jeder weiß, wann Sie was sagen werden.

Folgende Situation: Eine Abteilungsleiterin für Verkaufsförderung beschließt, sich als Motivationstrainerin selbstständig zu machen. Ihre Zielgruppe sind Kleinbetriebe, weil sie dort die größten Reserven sieht. Sie kennt die Technik des Elevator Pitch und will diese für Ihre eigene Präsentation verwenden. Ihr Ziel ist es, den Elevator Pitch in Bewerbungsgesprächen via Telefon zu verwenden. Sie will innerhalb von einer Minute das Wichtigste präsentieren (30 Sekunden 'Elevator Pitch' + 30 Sekunden Vorstellung, weil im 'Elevator Pitch' keine Vorstellung enthalten ist).

Ihr Elevator Pitch:
Ich heiße Marion Mustermann und beschäftige mich seit 12 Jahren mit der Motivation von Mitarbeitern/innen. Wenn Sie mir jetzt genau 30 Sekunden zuhören, mache ich Ihnen ein Angebot, das Sie zu nichts verpflichtet, Ihnen aber drei große Vorteile bringt:

• motivierte Mitarbeiter,

• Reduzierung der Reklamationsquote,

• Verbesserung der Rendite.

Motivierte Mitarbeiter bringen bis zu 40 Prozent bessere Leistungen. Als erfahrene Trainerin habe ich folgendes Angebot für Sie: Sie geben mir exakt zehn Minuten Zeit für ein Gespräch. In diesen zehn Minuten sage ich Ihnen, wie ich Ihre Mitarbeiter leistungssteigernd motiviere. Wenn Sie "nein" sagen, ist das Gespräch jetzt zu Ende. Wenn Sie "ja" sagen, vereinbaren wir einen verbindlichen Termin.

Folgende Situation: Eine Werbefachfrau und eine Grafikerin betreiben zusammen eine kleine Werbeagentur. Ein großer Baustoffhändler in der Nähe sucht eine neue Werbeagentur. Sie beschließen, gemeinsam zu präsentieren und die Bewerbung um den Etat wie folgt zu gestalten:

Zu 1.: eigene Vorstellung
Sie stellen sich beide in jeweils einem Satz vor. In einem zweiten Satz betonen beide jeweils ihre qualifizierte Ausbildung.

Zu 2.: Vorstellung der Firma
Wir haben unsere Agentur vor zwei Jahren gegründet. Trotz dieser kurzen Zeit sind wir Dank unseres Alleinstellungsmerkmals/unserer Spezialisierung auf ... gut am Markt vertreten.

Wir wollen und wir können konstruktiv (mit-)denken und möchten gemeinsam mit Ihnen das Unternehmen erfolgreich positionieren. Unser Ziel ist, die vorhandenen Mittel kreativ und effizient einzusetzen, damit der Betrieb

• sich in positiver Form, Anders Als Andere präsentiert,

• als die bessere Alternative wahrgenommen wird und

• die Nachfrage auf sich zieht.

Wir arbeiten mit Spezialisten aus den verschiedensten Fachgebieten zusammen, sodass wir Ihnen das komplette Angebot einer großen Agentur bieten können. Das bedeutet für Sie das volle Leistungspaket zu günstigen Preisen, weil unsere Fixkosten extrem niedrig sind.

Zu 3.: Warum das eigene Unternehmen prädestiniert ist
Wir sind zwar klein und relativ jung, aber dafür bieten wir Leistungen und eine Betreuung, die viele andere Agenturen nicht haben. Dazu gehören:

• Erfolg: Obwohl wir erst zwei Jahre alt sind, hat noch keiner unserer Kunden uns verlassen. Das zeigt, dass wir halten, was wir versprechen.

• Flexibilität: Unsere Firma ist in der Nähe. Wenn es mal eilt, sind wir in 15 Minuten bei Ihnen.

• Sachkompetenz: Wir haben uns mit dem Markt, mit dem Wettbewerb, mit Ihrer Situation beschäftigt und eigene Vorstellungen und Ideen entwickelt. Nach der Präsentation stehen wir Ihnen gerne Rede und Antwort.

Zu 4.: Die Vorteile und der Nutzen für den Auftraggeber

• Sie haben in uns nur einen Ansprechpartner. Wir übernehmen auf Wunsch jede Kommunikation mit von uns vermittelten Spezialisten.

• Bei uns müssen Sie sich nicht vertraglich zu einer Zusammenarbeit verpflichten. Wir möchten von Ihnen keinen Vertrag, sondern jeden Tag beweisen, dass wir alles tun, damit Sie erfolgreich und zufrieden sind.

• Wir sind schnell und flexibel, weil wir im Hintergrund über entsprechende Kapazitätsreserven verfügen.

• Sie bestimmen die Honorarform. Wir arbeiten sowohl zu Festpreisen als auch zu Stundensätzen. Wenn wir nach Stundensätzen arbeiten, erhalten Sie von uns vorab immer einen Ca.-Preis.

• Wir übertragen Ihnen uneingeschränkt sämtliche Nutzungsrechte der Urheberschaft. Damit haben Sie eine Garantie, dass Sie später frei von Nachforderungen sind.

Zu 5.: das Erreichen des Abschlusses
Damit wir Sie überzeugen können, machen wir Ihnen folgenden Vorschlag: Sie erläutern uns eines Ihrer Probleme. Binnen einer Woche erhalten Sie einen Lösungsvorschlag von uns. Wenn Sie nicht einverstanden sind, müssen Sie auch nichts zahlen. Akzeptieren Sie den Vorschlag, zahlen Sie den zu vereinbarenden Festpreis. Somit haben Sie keinerlei Risiko und Sie erfahren, wie wir arbeiten und welche (außergewöhnlichen) Lösungen wir für Sie erarbeiten. Einverstanden?

Ein Schreinermeister bewirbt sich bei einem größeren Unternehmen um einen Auftrag. Aus einem Großraumbüro sollen individuelle Kleinräume mit einem zentralen Pausen- Kommunikationsraum entstehen. Der Schreinermeister soll binnen vier Tagen ein Angebot unterbreiten. Er beginnt noch am gleichen Tag mit den Vorbereitungen, indem er umgehend seine Mitarbeiter einbezieht. Für den folgenden Tag wird verabredet, früher Feierabend zu machen, um gemeinsam eine Präsentation zu erarbeiten.

Zu 1.: eigene Vorstellung
Ich bedanke mich bei Ihnen, dass ich meine Firma und mich vorstellen darf. Ich bin Egon Mustermann und habe den Betrieb vor sieben Jahren von meinem Vater übernommen. Da ich Sie überzeugen und nicht überreden möchte, habe ich die Präsentation in fünf Punkte gegliedert, die ich in fünf Minuten vorstellen werde.

Zu 2.: Vorstellung der Firma
Unser Betrieb ist 44 Jahre alt, beschäftigt sieben Mitarbeiter, die, bis auf unseren Azubi, alle ausgebildete Schreiner mit langjähriger Erfahrung sind. Unser Maschinenpark entspricht dem neuesten Stand der Technik. Wir sind Spezialisten für den anspruchsvollen Innenausbau und haben ein besonderes Verhältnis zu Formen, Farben und Qualität, was unsere Referenzen beweisen. Aufgrund unserer Erfahrungen kann ich Ihnen versprechen, dass wir - entsprechend unserem Image - unsere Zusagen in allen Punkten einhalten.

Zu 3.: Warum das eigene Unternehmen prädestiniert ist
Wir sind Spezialisten. Unsere Arbeit ist so ausgelegt, dass wir uns auf eine extrem hohe Vorfertigung spezialisiert haben. Das bedeutet für Sie:

• Wir errichten die einzelnen Kleinräume in Modulbauweise, sodass immer nur ein bis zwei Ihrer Mitarbeiter kurzzeitig die Arbeit unterbrechen müssen. Der Büroablauf wird also nicht wesentlich eingeschränkt.

• Die Lärmbelästigung für die übrigen Mitarbeiter wird auf ein Minimum reduziert.

• Der Schmutzanfall ist gleich Null. Da wir mit eigenem Staubsauger kommen, müssen Sie keinen zusätzlichen Reinigungsaufwand betreiben.

• Das Material in unseren Modulen (Feuerwiderstandsklasse) entspricht den vorgegebenen Bauvorschriften. Den Grad der Geräuschdämmung bestimmen Sie.

• Wir verarbeiten nur Qualitätsmaterialien. Das Plattenmaterial beziehen wir überwiegend von XY.

• Dass wir auf diesem Gebiet Profis sind, ersehen Sie an unseren Referenzen von ...

Zu 4.: die Vorteile und der Nutzen für den Auftraggeber
Und jetzt noch einige Vorteile, die nur wir bieten:

• Wir bieten Ihnen maximale Sicherheit. Sobald das erste Modul fertig gestellt ist, laden wir Sie zur Abnahme in unseren Betrieb ein. Sie haben dann noch die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen.

• Wir garantieren minimalste Störung und Belästigung. Unsere Maschinen und Geräte, die wir bei Ihnen vor Ort einsetzen, sind mit integrierten Staubsaugern ausgerüstet. Außerdem sind unsere Maschinen und Werkzeuge besonders leise.

• So, wie alle guten Dinge drei sind, erhalten Sie auch eine dreifache Garantie.

  • Termingarantie

  • Qualitätsgarantie in Material und Verarbeitung

  • Service Garantie: Eine Woche nach Fertigstellung/Abnahme besuche ich Sie, um gemeinsam mit Ihnen eine Nachkontrolle vorzunehmen.

Zu 5.: das Erreichen des Abschlusses
Sollte ich noch etwas vergessen haben, lassen Sie es mich wissen, damit ich auch diese Fragen beantworten kann. Ich denke, ich habe Sie davon überzeugt, dass meine Mitarbeiter und ich nicht nur erstklassige Arbeit leisten, sondern auch für diesen Auftrag prädestiniert sind. Und wenn Sie möchten, können wir morgen (am Montag etc.) schon anfangen. Wie denken Sie darüber?

Diese Präsentation ist weitgehend identisch mit der vorhergehenden. Nur die Inhalte, die darzustellen sind, unterscheiden sich deutlich. Den Kapitalgeber interessiert es weniger, was Sie gemacht haben und was Sie können, sondern er will wissen, ob das Geld, das er investieren soll, sicher angelegt ist. Deshalb ist es sinnvoll, die acht Rating-Beurteilungsfelder von Basel II als Grundlage für die Präsentation zu nehmen.

Optimieren Sie Ihre Präsentation dadurch, dass Sie Ihre Mitarbeiter am Sammeln der Argumente beteiligen. Ihre Mitarbeiter haben eine andere Sicht auf viele Dinge, haben andere Kontakte und Eindrücke und verfügen oft auch über Spezialwissen.

Damit spreche ich ein generelles Thema an: Viele Unternehmer sehen in Ihren Mitarbeitern nur Handlungsgehilfen und Auftragserfüller. Mit dieser Einstellung verschenken sie jedoch Know-how, Motivation und Wissen der Mitarbeiter. Sie machen sich nicht bewusst, dass Mitarbeiter, die so behandelt werden, sich ganz sicher nicht die Ziele des Unternehmens zu Eigen machen.

Überlegen Sie, was Sie alles gewinnen, wenn Ihre Mitarbeiter für Ihre Firma ebenso arbeiten, wie Sie selbst. Machen Sie sie zu Mit-Arbeitern. Fangen Sie mit einer einfachen und leichten Aufgabe wie dieser an und fragen Sie Ihre Mitarbeiter, wie man sich und den Betrieb am besten präsentiert. Sagen Sie jetzt nicht: "Was versteht denn mein Lehrling davon?", weil es darauf nicht ankommt. Es geht darum, dass Sie

• Ihren Mitarbeitern sagen, dass sie ein Team sind und sich jeder an der erfolgreichen Bewältigung der Zukunft beteiligen kann (muss).

• Ihren Mitarbeitern das Gefühl geben, dass sie sich bei Ihnen einbringen können - und in irgendeiner Form materiell oder sonst wie honoriert werden.

• Ihren Mitarbeitern das Gefühl geben, dass sie nicht nur Mittel zum Zweck sind.