Projektmanagement - von der Idee zum Konzept

Projekte sind außergewöhnliche Vorhaben. Solche außergewöhnliche Vorhaben sind durch drei Risiken gekennzeichnet:

• Qualitätsrisiko: Es besteht die Gefahr, dass die Projektziele nicht in vollem Umfang erreicht werden können.

• Kostenrisiko: Es besteht die Gefahr, dass das Projekt teuerer wird als geplant.

• Terminrisiko: Es besteht die Gefahr, dass das Projekt nicht rechtzeitig abgeschlossen wird.

Diese drei Risiken bestehen - in unterschiedlichem Ausmaß - bei jedem Projekt. Um sie zu minimieren, müssen Sie die kritischen Faktoren des Projekts bereits im Vorfeld erkennen und ggf. Gegenmaßnahmen planen. Als Projektleiter sind Ihre Zeit und Ihre Ressourcen begrenzt, so dass Sie nicht alle denkbaren Risiken abfedern können. Entscheidend ist also, die kritischen Risiken zu identifizieren. Dabei hilft die Risikoanalyse.

Zunächst geht es darum, die Projektrisiken im Sinne eines Brainstormings aufzulisten. Stellen Sie sich die Frage: Was könnte alles schiefgehen?

• Technische Risiken: Neuartigkeit des Produkts, Schnittstellenprobleme, fehlende Ausrüstung, mangelnde Erfahrungen, Inkompatibilität der Komponenten, Fehlen zugesicherter Eigenschaften, Fehler bei Montage und Inbetriebnahme, usw.

• Wirtschaftliche Risiken Bonitäts-, Finanzierungs- und Währungsrisiko, ungünstige Marktpreisentwicklung, falsche Absatzprognosen, mangelnde Puffer in der Kalkulation, Unzuverlässigkeit von Lieferanten, Risiken aus der Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber usw.

• Personelle Risiken Geringe Peronalkapazitäten, Qualifikation der Mitarbeiter, Zugriff auf externe Mitarbeiter usw.

• Umwelt-Risiken Blockademacht von Einflussgruppen innerhalb und außerhalb des Unternehmens, geltendes Recht, gesellschaftliche Veränderungen, höhere Gewalt usw.

Um die kritischen Projektrisiken identifizieren zu können, werden die aufgelisteten Projektrisiken im nächsten Schritt bewertet. Die Bewertung erfolgt hinsichtlich der Kategorien Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen auf das Projekt:

• Die Eintrittswahrscheinlichkeit bezeichnet die geschätzte Höhe der Wahrscheinlichkeit des Eintretens des Problems auf einer Skala von 0 % ("tritt nie ein") und 100 % ("tritt mit Sicherheit ein").

• Die Auswirkungen auf das Projekt beschreiben das Ausmaß des Schadens für das Projekt auf einer Skala von 1 ("sehr geringer Schaden") und 10 ("die Projektziele können nicht mehr erreicht werden").

Für die Bewertung der Projektrisiken hat sich die Tabellenform bewährt. Dazu ein Beispiel:

Bewertung der Projektrisiken

Als nächstes werden die Zahlenwerte in die folgende Matrix-Darstellung übertragen:

Kritische Projektrisiken identifizieren mit der Risikomatrix

Im dritten Schritt werden die Gegenmaßnahmen geplant. Zu diesem Zweck werden mit der Risikomatrix vier Risikokategorien unterschieden:

• A-Risiken: Diese Risiken treten sehr wahrscheinlich ein und können das Projekt schwer schädigen. Risiken in diesem Feld werden daher als kritische Risiken bezeichnet. Bei der Planung von Gegenmaßnahmen sollten Sie sich auf diese Risiken konzentrieren.

• B-Risiken: Die Risiken in diesem Feld sind unwahrscheinlich, können aber großen Schaden anrichten. Es kann sinnvoll sein, für den Fall ihres Eintreten fertige Maßnahmenpläne in der Schublade zu haben.

• C-Risiken: Diese Risiken treten mit hoher Wahrscheinlichkeit ein, bedeuten aber nur einen geringen Schaden für das Projekt. Erfahrungsgemäß handelt es sich bei ihnen oft um die "Sandkörner im Getriebe", die in der Summe zu gravierenden Problemen führen können. Diese Risiken sollten Sie sehr genau beobachten.

• D-Risiken: Da diese Risiken kaum Auswirkungen für das Projekt haben und darüber hinaus unwahrscheinlich sind, können Sie diese Risiken bei der Planung von Gegenmaßnahmen eher vernachlässigen.