Posteo: ein Berliner E-Mail-Anbieter als Alternative zu Gmail & Co.

Wer seit dem NSA-Abhörskandal die kostenfreien, aber werbefinanzierten E-Mail-Dienste wie Yahoo!, Gmail und Web.de lieber umgehen möchte, findet im Berliner E-Mail-Anbieter Posteo (https://www.posteo.de) eine unabhängige Alternative.

Posteo setzt auf maximalen Datenschutz und finanziert sich über seine Nutzer (ein Postfach kostet 1 Euro im Monat) anstatt durch Werbung. Da Sie und nicht die Werbeindustrie bei Posteo der Kunde sind, liegt es im Interesse von Posteo, Ihre Daten zu schützen, anstatt sie zu verkaufen.

„Grün, sicher, werbefrei”, so lautet der Slogan von Posteo:

• Grün, weil

  • die Geschäftsräume und die Server mit Ökostrom betrieben werden,

  • Posteo sein Firmenkonto bei der GLS-Bank und seine Rücklagen bei der Umweltbank verwalten lässt.

• Sicher, weil

  • die Festplatten der Posteo-Server AES-verschlüsselt sind, um Diebstahl und unbefugten Zugriff zu verhindern,

  • die E-Mail-Kommunikation per SSL sowie optional Ihr Adressbuch und Ihr Kalender per AES (mit Ihrem persönlichen Passwort) verschlüsselt sind; die E-Mail-Nachrichten an sich sind nicht verschlüsselt, dies müssen Sie selbst, z.B. mit PGP, sicherstellen,

  • Ihre IP-Adresse nicht im E-Mail-Header Ihrer Nachrichten erscheint und von Posteo bei der Benutzung der Website nicht geloggt wird,

  • Sie bei der Eröffnung eines Postfachs keine persönlichen Daten angeben müssen, wodurch Posteo diese auch nicht an Dritte weitergeben kann. Nur bei Vorlage eines richterlichen Beschlusses im Falle einer Straftat ist Posteo zur Herausgabe eines Postfachs verpflichtet,

  • Sie anonym bezahlen können,

  • beim Abrufen Ihrer Mails von Posteo Spam- und Virenfilter eingesetzt werden.

• Werbefrei, weil

  • der Dienst sich nicht über Werbung finanziert

Sie erhalten bei Posteo ein zwei GB großes E-Mail-Postfach mit zwei Alias-Adressen inklusive sowie einen Kalender und ein Adressbuch. E-Mails können Sie über den Webmailer verwalten oder per IMAP/POP abrufen. Anhänge an E-Mails sind bis 50 MB möglich. In Zukunft können Sie pro Postfach auch eine Mailingliste (im Preis inbegriffen) einrichten, diese Funktion befindet sich zurzeit in der Beta-Phase.

Zu den Einschränkungen: Posteo kann nicht mit einer eigenen Domain verwendet werden (da der Anbieter sonst Namen und Anschrift des Kunden registrieren müsste). Es gibt keinen Webspace bei Posteo und auch keinen Datenspeicher. Bei Posteo ist serverseitig keine Verschlüsselung der E-Mail-Nachrichten an sich, z.B. mithilfe von PGP, integriert. Sie können Ihre E-Mails aber mit einem lokalen E-Mail-Programm auf Ihrem PC verwalten und so mit PGP verschlüsseln.

Einen Testzugang bekommen Sie bei Posteo nicht, Sie können sich mit dem Bezahlen Ihres Postfachs aber 14 Tage Zeit lassen und Ihre Bestellung mit einer einfachen E-Mail an den Anbieter stornieren, falls Sie Posteo doch nicht nutzen möchten.

Als Erstes müssen Sie sich bei Posteo unter https://posteo.de/signup registrieren, um ein Postfach für 1 Euro pro Monat zu eröffnen.

Registrierung eines Posteo-Postfachs

Die Anmeldung erfolgt für mindestens ein Jahr (12 Euro), allerdings können Sie jederzeit zum Ende eines Monats kündigen (eine E-Mail an Posteo genügt) und sich das Restguthaben erstatten lassen oder es spenden.

Geben Sie im ersten Schritt der Registrierung Ihre Wunsch-E-Mail-Adresse ein (xyz@posteo.de) und wählen Sie ein Passwort. Wollen Sie anonym bleiben, sollten Sie eine neutrale E-Mail-Adresse ohne Ihren Namen verwenden. Wollen Sie später doch Ihren Namen als Posteo-E-Mail-Adresse verwenden, können Sie ihn dann einfach als Alias registrieren.

Optional können Sie bei der Registrierung zudem eine Handynummer angeben, natürlich nur, wenn Sie nicht absolut anonym sein wollen. Falls Sie einmal Ihr Passwort vergessen, können Sie mit Hilfe der Nummer ein neues Passwort per SMS erhalten. Bei internationalen Telefonnummern müssen Sie einfach die Landesvorwahl mit angeben.

Laden Sie nun im zweiten Schritt Ihr Guthaben auf. Hier können Sie zwischen Barzahlung, Überweisung und PayPal wählen.

Bei der Barzahlung können Sie auf Wunsch vollkommen anonym bleiben und einfach einen Barbrief mit mindestens 15 Euro in Scheinen an Posteo schicken. Wie Sie den Brief auch ohne Angabe Ihres Namens mit dem richtigen Konto verknüpfen, teilt Ihnen Posteo am Ende der Registrierung mit.

Bei einer Überweisung oder bei Bezahlung per PayPal beträgt die Mindestsumme 12 Euro. Dann bekommt Posteo auch Ihren Namen (bei PayPal auch die Adresse) oder den Namen der bezahlenden Person übermittelt. Zwar verknüpft Posteo diese Angaben nicht mit Ihrem Postfach, der Anbieter wertet nur aus, ob bezahlt wurde. Die Belege darüber muss Posteo jedoch aus steuerlichen Gründen per Gesetz zehn Jahre in Papierform aufheben.

Egal, welche Bezahlung Sie wählen, Ihr Konto ist nach Abschluss der Registrierung sofort freigeschaltet. Nur die Funktion zum Senden von Nachrichten ist bei unbezahlten Postfächern auf zehn Mails innerhalb von zwei Stunden begrenzt, um Spammer abzuwehren.

Im dritten und letzten Schritt müssen Sie nun noch die Registrierung bestätigen, nachdem Sie die AGB und Datenschutzerklärung sowie die Widerrufsbelehrung gelesen haben.

Nach der Registrierung werden Sie automatisch auf den Webmailer geleitet, wo Sie eine Willkommensmail in Ihrem Briefkasten finden und, je nach Zahlungsweise, entweder eine Bestätigung der Zahlung (PayPal) oder aber Anweisungen zur Bezahlung (Barbrief, Überweisung). Eine Rechnung ist ebenfalls an die Willkommensmail angehängt, diese hat keinen Namen als Adressaten, ist aber steuerabzugsfähig.

Posteo-Webmailer mit Willkommensmail

Im Posteo-Webmailer (https://posteo.de/webmail/) stehen Ihnen viele Funktionen und Einstellungen Ihres Postfachs zur Verfügung. Wir haben hier die wichtigsten kurz zusammengestellt:

• E-Mails in der Listenansicht oder wie bei Gmail in der Konversationsansicht anzeigen;

• Signaturen anfügen;

• Multi-Datei-Upload (mehrere Anhänge an E-Mails auf einmal anfügen);

• Verschiedene Absende-Identitäten (mithilfe von Aliasen);

• Entwurf automatisch speichern (optional);

• Drag & Drop;

• HTML-Mails;

• Suchfunktion, allerdings funktioniert die Suche nach Nachrichten leider immer nur in einem Ordner und nicht in allen gleichzeitig (danke an Konrad Lischka, @klischka, für den Hinweis auf Twitter);

• Speicherplatz: Das Postfach hat zwei GB Speicherplatz und lässt sich auf 20 GB erweitern. Jedes weitere GB kostet 0,25 EUR pro Monat. Die Anzahl möglicher Unterordner ist unbegrenzt;

• E-Mail auf allen Geräten (IMAP/POP3): Sie können Ihre Mails auf allen Smartphones, Tablets und PCs synchron verwalten (per IMAP). Viele Programme finden die nötigen Einstellungen per Auto-Konfiguration (z.B.: iOS, Thunderbird, Outlook);

• Automatische Spam- und Virenfilter: Die derart gefilterten Nachrichten werden von Posteo gar nicht erst angenommen und erscheinen nicht in Ihrem Postfach, denn es gibt keinen Spam-Ordner bei Posteo;

• Individuelle Filter: Sie können nach Inhalten, Absendern oder Adressaten filtern und Ihre Mails vorsortieren lassen;

• zwei Alias-Adressen inklusive (bis zu 20 gegen Aufpreis);

• Umzugshilfe: Mails lassen sich per POP-3-Sammeldienst von Ihrem bisherigen Anbieter zu Posteo umziehen;

• Weiterleitungen und Abwesenheitsnotizen;

• Verschiedene Länderkennungen: Ihre Haupt-E-Mail-Adresse endet bei Posteo immer auf „posteo.de". Für die Aliase stehen viele alternative Endungen zur Verfügung, u.a. posteo.at, .ch, .net, .org und viele weitere.

Im Folgenden stellen wir einige der Funktionen und Einstellungen ausführlich vor.

Umzugsservice bzw. E-Mail-Sammeldienst

Vielleicht möchten Sie als Erstes Ihre bisherigen E-Mails von einem anderen Konto automatisch an das Posteo-Konto weiterleiten lassen, bis Sie allen Ihren Kontakten Ihre neue Adresse mitgeteilt haben (Umzugsservice bzw. E-Mail-Sammeldienst). Sie finden diese Einstellung unter der Adresse: https://posteo.de/konto/sammeldienste, oder unter „Einstellungen“ rechts oben im Browserfenster und dann links in der Liste unter „E-Mail-Sammeldienste“.

Einen E-Mail-Sammeldienst (Umzugsservice) bei Posteo einrichten

Sie können bis zu drei Sammeldienste einrichten, also Nachrichten von drei verschiedenen Konten an das Posteo-Postfach weiterleiten lassen. Der E-Mail-Sammeldienst ruft alle 120 Minuten neue E-Mails von Ihren bisherigen Postfächern ab und speichert sie in Ihrem Posteo-Postfach. Beim ersten Abruf werden auch alle bisher gespeicherten E-Mails abgerufen und somit zu Posteo umgezogen. Technisch funktioniert das über eine POP-3-Abfrage. Ihr bisheriger Anbieter muss also POP 3 unterstützen, damit der Sammeldienst arbeiten kann.

Wenn Ihr bisheriger Mailanbieter in der Drop-Down-Liste unter „Provider auswählen“ aufgeführt ist, müssen Sie nur noch Ihre dortige E-Mail-Adresse und das dazugehörige Passwort angeben, die Einstellung des POP-3-Servers erledigt Posteo für Sie. Außerdem sollten Sie hier festlegen, ob die E-Mails nach dem Abrufen beim anderen Anbieter gelöscht werden sollen und ob Sie den Sammeldienst aktivieren wollen.

Ist Ihr bisheriger Anbieter nicht in der Liste, müssen Sie aus der Drop-Down-Liste den Eintrag „anderer“ auswählen und anschließend E-Mail-Adresse, Passwort und POP-3-Server angeben.

Verschlüsselung von Kalender und Adressbuch aktivieren

Adressbuch und Kalender lassen sich bei Posteo optional mit Ihrem persönlichen Passwort verschlüsseln. Bei Einrichtung des Posteo-Postfachs ist diese Option standardmäßig deaktiviert. Sie können sie aktivieren, indem Sie unter „Einstellungen - Verschlüsselung“ auf den Button „Adressbuch- und Kalenderverschlüsselung aktivieren” klicken.

Adressbuch- und Kalenderverschlüsselung aktivieren

Durch die Aktivierung der Verschlüsselungsfunktion werden Adressbuch und Kalender auf dem Posteo-Server mit Ihrem persönlichen Passwort per AES verschlüsselt. Posteo speichert keine Passwörter im Klartext, daher können nun ausschließlich Sie auf Ihre Kontakte und Termine zugreifen, die Daten sind vor jeglichen Zugriffen durch Posteo oder Dritte geschützt. Das heißt aber auch: Sollten Sie Ihr Passwort vergessen, haben Sie keinen Zugriff mehr auf Ihr Adressbuch oder Ihren Kalender. Auch das Zurücksetzen des Posteo-Passworts per SMS an Ihr Handy hilft Ihnen dann nicht, da die Daten mit dem alten Passwort verschlüsselt bleiben. Nur wenn Sie sich wieder an Ihr altes Passwort erinnern und dieses in den Einstellungen unter "Verschlüsselung" korrekt eingeben, können Sie wieder auf Ihr Adressbuch und den Kalender zugreifen.

Alias einrichten und als Identität hinzufügen

Bei Posteo können Sie bis zu zwanzig Aliase für Ihre E-Mail-Adresse anlegen; zwei sind im Grundpreis enthalten, jeder weitere kostet zehn Cent pro Monat. E-Mails an alle Ihre Aliase landen in Ihrem Posteingang.

Wenn Sie z.B. das Posteo-Postfach peter@posteo.de besitzen, könnten Sie den Alias peter.schmidt@posteo.de für Ihre offizielle Korrespondenz anlegen. Den Alias peterswerbung@posteo.de könnten Sie zur Anmeldung auf einer Website anlegen und dann wieder löschen, wenn Sie ihn nicht mehr brauchen.

Um einen Alias anzulegen, klicken Sie im Webmailer unter „Einstellungen“ auf den Eintrag „E-Mail-Aliase“ in der Liste auf der linken Seite und dann auf „Neuen Alias hinzufügen“. Wählen Sie Ihren Wunschnamen und die gewünschte Domain/Landeskennung, u.a. posteo.de, posteo.net, posteo.at usw.

In Posteo einen neuen Alias einrichten

Um Ihren Alias anschließend auch als Absender nutzen zu können, müssen Sie ihn als neue „Identität" in den Einstellungen hinzufügen. Dann können Sie bei jeder Mail auswählen, mit welchem Absender Sie die Mail senden möchten.

In Posteo eine neue Identität einrichten

Posteo bietet deutschsprachigen Kunden eine lohnenswerte und relativ preisgünstige Alternative zu den gängigen E-Mail-Anbietern. An Nutzerdaten wird so wenig wie möglich gespeichert und Datenschutz sowie Datensicherheit stehen im Zentrum dieses Anbieters.