Online-Meetings: Planung und Durchführung

Bei einer Besprechung von Angesicht zu Angesicht wissen wir meist, wie sich das anfühlt, auf welche anderen Beteiligten wir treffen und welche Regeln gelten. Die völlig anderen Gegebenheiten, die ein Videochat im Unterschied zu einem Präsenz-Meeting mit sich bringt, sollten sich deshalb alle Beteiligten vorab ins Bewusstsein rufen. Denn bisher herrscht nur bei den wenigsten ein automatisches Vertraut-Sein mit virtueller Besprechungskultur.

Anstatt sich zu einer bestimmten Zeit in einem bestimmten Raum einzufinden und dafür Reisezeit einzuplanen oder um sich in einem Gebäude von A nach B zu bewegen, befinden Sie sich bei einem virtuellen Meeting bereits an dem Ort, an dem es stattfindet: Ihrem Schreibtisch. Doch auch hier wird Zeit für den technischen Zugang ins Meeting benötigt. Loggen Sie sich unbedingt so frühzeitig ein, dass Sie ausreichend Zeit haben, technische Schwierigkeiten zu lösen. Sie sollten regelmäßig zehn bis fünf Minuten vor dem Meeting startklar sein. Ihre Kamera und Ihr Audio können Sie bis zum offiziellen Beginn wieder abschalten. Stellen Sie beides erst dann, wenn Sie auch wirklich bereit sind.

Rechnen Sie damit, dass auch, wenn es vorher schon einmal gut funktioniert haben sollte, Ihr Klicken auf den Link zur Online-Konferenz trotzdem erst nach mehreren Versuchen erfolgreich ist. Wenn Sie an einem virtuellen Meeting mit einem größeren Teilnehmerkreis oder für Sie besonders wichtigen Personen teilnehmen, sollten Sie sich noch früher angemeldet haben. Sonst kann es passieren, dass andere Teilnehmer, die ebenfalls auf der sicheren Seite mit ihrer Technik sein wollen, bereits anwesend sind. Wenn Sie dann in Stress geraten, weil etwas nicht funktioniert, kann es sein, dass Ihr Publikum Ihre Bemühungen und eventuell auch Ihren Ärger mitbekommt beispielsweise, weil ihr Ton, anders als Sie denken, bereits doch funktioniert. Auch, wenn Sie jemanden an der Seite haben, der sie technisch unterstützt, ist diese Person unter Umständen bereits im Bild zu sehen. In solchen Situationen helfen dann nur noch Humor und das Vertagen der Gedanken, was die anderen jetzt von Ihnen halten könnten, auf die Zeit nach dem Meeting. Und schließlich geht es im Moment noch vielen so. Zurzeit ist es fast immer so, dass bei mindestens einem Teilnehmer die Kamera, das Audio oder die Internetverbindung nicht gut funktioniert. Das kostet zum einen Energie, weil sich alle erst einmal um Fehlerbehebung bemühen und auch Zeit. Rechnen Sie deshalb für virtuelle Meetings 10 bis 15 Prozent mehr Zeit ein. Wenn wider Erwarten die Technik bei allen problemlos funktioniert, sie sich konstruktiv austauschen und früher fertig sind, wird wohl kam jemand darüber unglücklich sein.

Was die Verwendung einer externen Kamera und eines externen Mikros betrifft, ist es wichtig, zu bestimmen, wie groß der Mehrwert zu den Funktionalitäten des eigenen Laptops ist. In eine bessere Bild- und Tonqualität zu investieren, wenn diese sonst nicht ausreicht, ist auf jeden Fall sinnvoll. Auch eine gute Lampe, die Sie von vorn ausleuchtet, ist wichtig. Alles, was dazu beiträgt, die Bild- und Tonqualität Ihres Auftritts beim virtuellen Meeting zu verbessern, hilft Ihnen, Ihre Inhalte durchzubringen, da sich die Teilnehmer/innen besser darauf konzentrieren können.

Auf jeden Fall müssen Sie vor dem Start sicherstellen, dass bei allen Teilnehmer/innen der Ton funktioniert. Wenn der Kreis nicht zu groß ist, ist es für den Austausch in der Regel angenehmer, sich per Kamera zu sehen. Gehen Sie mit guten Beispiel voran und schalten Sie Ihre Kamera an und motivieren Sie Ihre Gesprächspartner dasselbe zu tun. Die zusätzlichen Infos zu Mimik und Gestik helfen Ihnen, im Meeting Nähe herzustellen und besser aufeinander eingehen zu können.