GoBD: Vorgaben für die korrekte digitale Buchführung - auch in kleinen Unternehmen

Während die Abkürzung GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) vielen von uns geläufig ist, ist das Kürzel GoBD dagegen relativ neu. Es steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Seit dem 01.01.2015 hat sich einiges im Bereich der Buchführung für kleine Unternehmen verändert. Die vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, fassen zusammen, welche Anforderungen die Finanzverwaltung an elektronische Buchführung stellt. Dieser Beitrag liefert Ihnen theoretisches Hintergrundwissen und diskutiert, wie sich die GoBD-Anforderungen in die Praxis umsetzen lassen.

Vollständig bedeutet zunächst einmal, dass grundsätzlich alle Geschäftsvorfälle ohne Ausnahme zu erfassen sind. Gleichzeitig darf ein Geschäftsvorfall jeweils nur einmal erfasst werden und nicht mehrmals.

Hat man dabei nur mit Papierdokumenten zu tun, ist es noch relativ einfach. Dann wird einfach alles in einem Ordner abgeheftet und man muss lediglich dafür sorgen, dass Dokumente, die Geschäftsvorfälle belegen, nicht aus dem Ablagesystem verschwinden. Bei elektronischen Dokumenten ist dieser Vorgang wesentlich komplexer. Die elektronischen Daten müssen so gesichert werden, dass man dem geforderten Grundsatz der Vollständigkeit im geforderten Aufbewahrungszeitraum nachkommt. Und das ist in Anbetracht von sechs bis zehn Jahren Aufbewahrungsfrist oft gar nicht so einfach. Auf den ersten Blick mag man meinen, das elektronische Sichern der Daten auf einem Datenträger tue der Pflicht genüge. Aber auch dann bestehen neben einem möglichen Verlust der Daten weitere Gefahren wie Schwund, Manipulation oder Beschädigung. Und davor müssen die Daten explizit bewahrt werden.

Die Belegfunktion bedeutet, dass Belege als Nachweis dienen, wie die Buchführung zustande gekommen ist. Deshalb müssen Belege vor Verlust (zum Beispiel Diebstahl, aber auch Verblassen) geschützt sein.

Beim Einsatz eines Datenverarbeitungssystems muss nicht nur der Verlust verhindert werden, sondern auch, dass niemand unbefugt auf die Daten zugreifen oder sie verändern kann. Dies kann beispielsweise durch Zugriffskontrollen und Logfiles verhindert werden. Muss dennoch eine Veränderung an den Daten vorgenommen werden, muss erkennbar sein, was verändert wurde, das heißt, welche Veränderungen im Vergleich zum ursprünglichen Eintrag vorgenommen wurden. Ist beispielsweise bei dem Buchen einer Rechnung ein Tippfehler in Form eines Zahlendrehers beim Rechnungsbetrag unterlaufen, so muss neben dem korrigierten Rechnungsbetrag auch der zunächst ausgewiesene Betrag ersichtlich sein.

Eine wichtige Vorgabe der GoBD besteht darin, dass neben der Aufzeichnung im Grundbuch als Nachweis der zeitgerechten Erfassung der Geschäftsvorfälle auch eine Verbuchung im Journal verlangt wird. Das Journal hat also gewissermaßen die Funktion eines Logfiles.

Diese Journalfunktion gilt nur dann als erfüllt, wenn die erfassten Geschäftsvorfälle nach dem Eintrag nicht mehr verändert oder gelöscht werden können.

• Für viele Selbstständige und Unternehmer stellt sich die Frage: Wie setze ich die Anforderungen der GoBD abwicklungstechnisch um?

• Für die digitale Buchführung gibt es bekanntlich spezielle Software. Deshalb taucht direkt gleich die nächste Frage auf: Welche Software ist die richtige für mich bzw. mein Unternehmen?

Am einfachsten haben es große und mittlere Unternehmen. Die umfassenden, spezialisierten Programme renommierter Softwareschmieden, die sie üblicherweise einsetzen, werden ohnehin an die Rechtslage angepasst.