Externe Datenquellen auswerten

Beispiel: Die Beispiel-Datenbank

Die Beziehungen der Beispiel-Datenbank

Damit Sie wissen, was eigentlich ausgewertet wird, sehen Sie hier die Beziehungen der Beispiel-Datenbank:

Es ist eine fiktive Verkaufs-Datenbank mit Nachschlagetabellen für Artikel und Verkäufer, die ihrerseits wieder Referenzen auf Warengruppen beziehungsweise Filialen haben. Dadurch lassen sich die Daten später sinnvoller zusammenfassen.

Die externe Datenquelle

Erstellen Sie für die Analyse der Access-Datenbank eine neue Excel-Datei und klicken Sie dann auf das Menü Daten / PivotTable und PivotChart-Bericht:

Der Assistent öffnet eine externe Datenquelle

Wählen Sie dort im ersten Schritt des Assistenten eine Externe Datenquelle. Wenn Sie dann auf Weiter klicken, geben Sie bei Daten importieren die Datenquelle an:

Geben Sie hier die Access-Datenbank an

Zuerst müssen Sie den Typ angeben, hier also im Register Datenbanken eine Microsoft Access Datenbank, ...

Wählen Sie den passenden Treiber

... und danach im (uralten) DateiÖffnen-Dialog auch den konkreten Pfad und Dateinamen:

Geben Sie den Pfad der Datenbank-Datei an

Anschließend sehen Sie die Tabellen und Abfragen der Datenbank, von denen Sie eine oder mehrere übernehmen können. Durchaus sinnvoll ist es, in Access bereits eine Abfrage mit allen gewünschten Feldern bereitzustellen, das vereinfacht die Auswahl hier. In diesem Fall enthält die Abfrage qryAlleVerkaeufe bereits die Felder aus drei Tabellen mit passenden Verknüpfungen und Berechnungen:

Alle Tabellen und Abfragen der Datenbank

Nach Auswahl der Felder folgen zwei weitere, aber weniger spannende Schritte im Assistenten, bei denen Sie erstens einen Filter angeben können...

Ein Filter gehört eher in die Abfrage

... und zweitens eine Sortierung:

Die Sortierung gehört auch in eine Abfrage

Das sind aber Aktionen, die schon in der zugrundeliegenden Abfrage enthalten sein sollten, weil genau das die ureigene Aufgabe von Abfragen ist. Eine Verlagerung in die Excel-Schnittstelle kommt höchstens in Frage, wenn Sie am Original (beispielsweise einer SQL-Server-Datenbank, in der Sie keine Schreibrechte haben) nicht ändern dürfen.

Große Datenmengen auswerten mit Excel-OLAP-Cubes