Hüten Sie sich vor dem Ablagefetisch!

Grundsätzlich gilt: Bauen Sie die Ablagestruktur so detailliert auf, wie es für Ihr Zugriffsmuster ideal ist, aber nicht tiefer. Statt tief verschachtelter Bäume können sehr flache Strukturen eine gute Alternative sein. Allzu oft steht der Zeitaufwand für den Aufbau von und der Ablage in komplexen Aktenplänen in keinem sinnvollen Verhältnis zum schnellen Wiederfinden in flachen Ordnerhierarchien. Das hat verschiedene Gründe:

Viele Klicks bzw. Handgriffe bis zum Ziel beim Ablegen
Viele Klicks bzw. Handgriffe bis zum Ziel beim späteren Zugriff
Pflegeaufwand für die Strukturen
Hoher Einarbeitungsaufwand für Vertretungen und neue Kollegen
Höhere Gefahr der Falschablage
Flache Strukturen lassen sich schneller sortieren.

Keep it simple

Je komplizierter, desto fehleranfälliger und desto demotivierender. Unlust sorgt wiederum für Schlampigkeit und Fehlerträchtigkeit. Resultat: Ein unzuverlässiges Ablagesystem verwildert und ist nicht nützlich. Im Team führt das darüber hinaus dazu, dass es nicht genutzt wird und Parallelablagen entstehen.

Das einfachste Sortierkriterium -Aktuelles obenauf

Im Fall der Papierablage können Sie beispielsweise die Dokumente einfach immer obenauf legen. Das mutet nur auf den ersten Blick chaotisch an. Auf den zweiten Blick entsteht automatisch eine chronologische Ablage bzw. liegen die aktiven Papiere oben.

Studien zeigen, dass die Zugriffshäufigkeit mit zunehmendem Dokumentenalter rapide abnimmt. Anders formuliert: Die Chance ist groß, dass Sie ein gerade bearbeitetes Dokument in näherer Zukunft nochmals brauchen. Schön, wenn das Dokument dann mit weniger Handgriffen zur Verfügung steht.

Noch einfacher geht es digital. Hier stehen auf Mausklick schnelle Sortiermöglichkeiten etwa nach Datum, Dateiname oder Verfasser zur Verfügung. Desktopsuchwerkzeuge helfen zusätzlich. Wir gehen später noch auf dieses "Google für die Festplatte" ein.

Sprechende Dateinamen

Nicht nur um gut sortieren zu können sind sprechende Dateinamen praktisch. Kollegen sind dankbar, weil sie sich im Vertretungsfall leichter zurechtfinden. Und wenn Sie Ihre Festplatte durchsuchen - wir kommen später darauf zurück -, können Sie auf den ersten Blick erkennen, was sich in einer Datei verbirgt.

"studie_DigitaleWirtschaft_Bitkom_2008.pdf" ist dafür um einiges nützlicher als "sdiwi08.pdf" oder gar "oapso234~.pdf". Eine bewährte Möglichkeit ist die Nomenklatur "typ_Stichwort(e)_Verfasser_Version_Jahr".

Beim Speichern oder Anlegen ist der Dateiname trotz der Länge schnell eingegeben und bringt später eine spürbare Erleichterung. Die "Version" dient der manuellen Versionierung und kann entfallen, wenn ein Dokumentenmanagementsystem im Einsatz ist. Am Anfang sollte das Merkmal stehen, das Ihnen beim Finden am häufigsten hilft.

Dateien und E-Mails: digitale Ablage mit wenig Aufwand