Excel-Tool zur Arbeitszeiterfassung

Mitarbeiter kommen und gehen, nehmen Urlaub, arbeiten zu unterschiedlichen Zeiten, zu Hause und im Büro. Die Arbeitsstunden, die die Arbeitnehmer tätig waren, müssen mit Sollvorgaben verglichen werden.

Mit der unserer Excel-Lösung zur Arbeitszeitverwaltung erledigen Sie alle Aufgaben rund um die Arbeitszeiterfassung einfach und komfortabel. Mit nur wenigen Eingaben werden Überstunden bzw. Minderstunden automatisch ermittelt. Die Datenerfassung erfolgt über eine komfortable Tabelle. Die Datei stellt Ihnen für jeden Monat eine eigene, tagesgenaue Abrechnung zur Verfügung, die Sie per Mausklick ausdrucken können.

Die wichtigsten Tabellen des Tools im Überblick:

• Arbeitsblatt zur Datenerfassung (gleichzeitig Ausgangspunkt des Tools)

• 12 übersichtliche Monatsblätter

• Grundlagen zur internen Verwaltung von Feiertagen

• Feiertage

Zur Datenerfassung müssen Sie in der Regel nur Datum, Arbeitsbeginn, -ende und Pausen eintragen. Nach erfolgreicher Buchung zeigt Excel automatisch den aktuellen Überstundensaldo. Wer besonders fleißig ist und an Wochenenden bzw. Feiertagen arbeitet, dem werden diese Sonderschichten automatisch vom System in Form von Mehrstunden gutgeschrieben.

Die Eingabe der notwendigen Informationen ist mit Hilfe von Zell-Dropdowns und durch Prüfroutinen recht simpel. Bei Bedarf werden sogar Arbeiten berücksichtigt , die von zu Hause aus durchgeführt werden.

Das Eingabeformular der Zeiterfassung.

Im linken Teil der Datenerfassungstabelle erfolgen die Angaben, die Sie in der Regel nur einmal eintragen und nur bei Änderungen anpassen müssen, wie beispielsweise:

• Name

• Vorname

• Personal-Nr.

• Abteilung

• Vollzeitkraft (ja, nein über Kontrollkästchen angeben)

• Tägliche Arbeitszeit

Im rechten Teil der Erfassungstabelle werden folgende Eingaben verlangt:

• Monat: die Auswahl erfolgt über ein Zelldropdown

• Datum: als Ziffer von 1 bis maximal 31

• Arbeitsbeginn: im Uhrzeitenformat mit Doppelpunkt, z. B. 8:00 oder 17:30

• Arbeitsende: wie Arbeitsbeginn im Uhrzeitenformat

• Pause: wie Arbeitsbeginn im Uhrzeitenformat

• Häusliche Arbeit: wie Arbeitsbeginn im Uhrzeitenformat

• Begründung für Fehltage: Auswahl erfolgt über ein Zelldropdown

• Bemerkung: Für kurze Vermerke (eine Eingabe ist nicht zwingend erforderlich)

• Für jeden Tag, an dem Sie mit Zeiterfassung gearbeitet haben, verwenden Sie im Feld Begründung für Fehltage die Voreinstellung Gearbeitet. (Anders ausgedrückt: Hier ist dann keine Einstellung notwendig.)

  Für Fehltage stehen folgende Erklärungen zur Verfügung:

• Urlaub

• Krankheit

• Kur

• Fortbildung

• Sonstiges

• Freizeitausgleich

Durch einen Klick auf die Schaltfläche Eingaben buchen werden die Eingaben in die Monatsabrechnungsblätter übertragen. Alles Weitere – insbesondere die komplexen Rechenvorgänge – erledigt Excel für Sie.

Die eigentlichen Berechnungen erfolgen auf den einzelnen Monatsblättern Januar bis Dezember anhand Ihrer Eingaben. Für jeden Monat finden Sie eine Übersicht, in der für jeden Tag die Soll-Arbeitszeit festgelegt wird. Die Sollstunden werden den tatsächlich geleisteten Stunden gegenübergestellt und so die täglichen Mehr- oder Minderstunden errechnet.

Der Jahresübertrag und die täglichen Mehr- oder Minderstunden ergeben zusammen den Gesamtsaldo. Dieser wird fortlaufend für das komplette Jahr fortgeschrieben.

In den Monatsübersichten erfolgt neben der Zeitaufstellung eine Auswertung von An- und Abwesenheitstagen nach folgenden Kriterien:

• Arbeitstage

• Wochenenden/Feiertage

• Urlaub

• Krankheitstage

• Kur

• Fortbildung

• Freizeitausgleich

• Sonstiges

Wenn Eingaben im Monatsblatt fehlen werden Sie darauf hingewiesen.