Abschlagsrechnungen und Umsatzsteuer

Vorschüsse und Abschlagszahlungen vor Abschluss des Auftrags oder der vollständigen Erbringung der Leistung sind eine gute Sache. Wir sagen Ihnen, was Sie bei der korrekten Verbuchung und dem Ausstellen von Abschlagsrechnung und Schlussrechnung beachten müssen.

Bei Dienstverträgen ist die Zahlung normalerweise erst nach Erbringung der Leistung fällig, bei Werkverträgen nach Fertigstellung des Werks. Damit das Risiko gerechter verteilt ist und der Leistungserbringer früher zu seinem Recht kommt, werden daher in der Praxis vielfach Vorschüsse, Anzahlungen, Abschlagszahlungen, Teilzahlungen und Schlusszahlungen vereinbart. Abgerechnet werden solche Zahlungen vom Dienstleister dann mithilfe von Abschlags- und Schlussrechnungen.

An Zwischenabrechnungen stellt das Umsatzsteuergesetz grundsätzlich dieselben Anforderungen wie an "normale" Rechnungen, für die wir die Formvorschriften im Beitrag "Pflichtangaben auf Rechnungen" zusammengefasst haben. Diese sind:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens,

• die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers,

• Name und Anschrift des Leistungsempfängers,

• Termin der Leistung oder Teilleistung (bei Anzahlungen: voraussichtlicher Termin der Leistung),

• bei Teilleistungen: Art und Umfang der Dienstleistung,

• die ggf. nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Netto-Beträge und

• die jeweils darauf entfallenden Steuer-Beträge,

• das Ausstellungsdatum (= Rechnungsdatum) sowie

• eine einmalig vergebene Rechnungsnummer.