28 Möglichkeiten, wie Ihr Unternehmen familienfreundlicher wird

Gerade kleine Unternehmen können mit familienfreundlichen Arbeitsbedingungen punkten. Wenn sie denn wollen. Joachim von Hein liefert 28 Anregungen, wie Kleinbetriebe familienfreundliche Arbeitsbedigungen schaffen können - und davon selbst noch profitieren.

In den meisten Betrieben wurde und wird immer noch so getan, als ob das familiäre Umfeld der Mitarbeiter gar nichts mit der Arbeit zu tun hätte - als ob das zwei Welten wären. Familie ist Privatsache, heißt es vielerorts. Und entsprechend wenig bis gar nicht wird Rücksicht auf die Familienbelange der Mitarbeiter genommen. Durch den Fachkräftemangel jedoch müssen vor allem kleine Unternehmen, die ohnehin nur vergleichsweise schmale Gehälter und Aufstiegsmöglichkeiten bieten können, umdenken. Wie, wenn nicht durch Geld und Karrierechancen, lassen sich Mitarbeiter finden und halten? Eine preisgünstige Möglichkeit wäre, auf familienfreundliche Arbeitsbedingungen zu setzen.

• In vielen Fällen wäre es möglich, betriebliche Organisationspläne auch in den Familien einzusetzen. Damit fände die Problematik der zwei unterschiedlichen Organisationswelten ein Ende. Die betrieblichen und die familiären Organisationsformen könnten sich gegenseitig bereichern und anregen. Wenn eine Arbeit z. B. mit Outlook organisiert wird, warum sollten sich die Familien nicht auch an dieses Planungsinstrument gewöhnen?

• Bei jedem Projekt - sei es im Betrieb oder in der Familie -, das sich über mehrere Tage hinzieht, sollten die folgenden Organisationsfragen gestellt werden:

  • Wie lautet die genaue Zielsetzung? (Was wollen wir präzise erreichen?)

  • Wer aus dem Betrieb/der Familie könnte es wohl am besten ausführen?

  • Warum machen wir es ausgerechnet auf diese Weise? - Gäbe es Alternativen?

  • Was kann vereinfacht (weggelassen) werden?

  • Ist richtig verstanden worden, worum es geht? Klare Anweisung geben (und diese wiederholen lassen)!

  • Wurde eine neue Vorgehensweise ausprobiert/eingeführt?

  • Können alle Beteiligten alle Informationen und Pläne einsehen?

  • Welche Qualität wird bei der Arbeitsausführung erwartet?

  • An welchen Stellen gibt es erfahrungsgemäß Probleme?

  • Gibt es dafür Zeitreserven (eingeplante Pufferzeiten)?

  • Werden die Ausführungen der Arbeiten regelmäßig kontrolliert? (Stichproben)

  • Werden die beteiligten Menschen zeitnah gelobt oder konstruktiv kritisiert?

  • Müssen diejenigen, die einen Fehler gemacht haben, ihn selbst wieder ausbügeln, damit sich der Fehler nicht wiederholt!?

• Aus diesen Vorüberlegungen ergibt sich für die Arbeitsvorbereitung im Betrieb - wie auch in der Familie - eine sehr ähnliche Checkliste:

  • Aufzählung aller Mitwirkenden in einem Projekt (mit Tel.-Nr. und Handy)

  • Die Namen von Vertretern für unvorhergesehene Personenausfälle

  • Die genaue Beschreibung des Ortes - der Orte, wo gearbeitet werden soll

  • Die genaue Beschreibung, was in welcher Reihenfolge und mit welchen Qualitätsanforderungen gemacht werden soll

  • In welchem zeitlichen Rahmen die Arbeit erledigt werden muss

  • Täglicher Arbeitsbeginn und Arbeitsende, eventueller Zeitausgleich am Freitag

  • Unterbringung und Bewirtung während auswärtiger Einsätze

  • Organisation der Heimfahrt an den Wochenenden

  • Besuchsmöglichkeiten der Familie am Einsatzort der Mitarbeitenden

  • Vollständige Aufzählung von Subunternehmern und Hilfskräften

  • Vollständige Auflistung der benötigten Arbeitsmaterialien und Werkstoffe

  • Vollzählige Aufzählung der benötigten Handwerkszeuge, Materialien, Maschinen bzw. Leihfahrzeuge und -geräte vor Ort

  • Bezeichnung eines Notfalltelefons sowie des zuständigen Mitarbeiters

  • Die Benennung des hauptverantwortlichen Teamleiters und des Stellvertreters

  • Die Benennung sonstiger Verantwortlicher (z. B. Hausmeister) und ihrer Befugnisse

  • Ansprechpartner auf Seiten der Kunden und deren Vertreter

  • (Wo nötig: Voraussichtlicher Übergabetermin mit Abnahmeprotokoll)

  Eine solche Checkliste kann Gold wert sein, wenn die planenden Personen plötzlich einmal ausfallen sollten!

• Bei einer solchen Vorarbeit (auch in der Familie) sollten die Antworten immer schriftlich festgelegt werden, damit sie jederzeit nachgelesen werden können und alle Beteiligten Bescheid wissen. Außerdem tritt der psychologische Effekt ein: Wenn ich etwas aufschreibe, ist das verbindlicher - ich mache einen "Vertrag mit mir selbst"!

• Es ist sehr empfehlenswert, die ganze Woche, den Monat bis hin zum Quartal schriftlich vorzuplanen. Dies kann praktisch zum Beispiel dadurch geschehen, dass auf einer Monatsübersicht übersichtlich zusammengetragen wird, was in dieser Zeit erledigt werden sollte.

  Eine solche Planung sollte es für alle Mitarbeitenden (und die Familien) geben, damit diese ggf. schon selbstständig mit den Aufgaben beginnen, auch wenn die Führungskräfte/Eltern mal nicht anwesend sind.

• In einem familienorientierten Betrieb ist zu berücksichtigen, was für einen erheblichen Stress es für die Familien der Mitarbeiter auslöst, wenn sie eventuell sehr kurzfristig auf unerwartete Überstunden reagieren müssen. Gelegentlich werden dadurch langfristig vorbereitete Familienprojekte einfach über den Haufen geworfen.

• Es wäre sinnvoll, einen solchen Arbeitsplan nicht alle vier Wochen neu zu schreiben, sondern in der EDV (Outlook) jeweils wöchentlich für die weiteren vier oder sechs Wochen fortzuschreiben.

  Die Unternehmen und ebenso die Familien können auf diese Weise effizienter planen, weil sich beispielsweise bestimmte Aufgaben regelmäßig wiederholen und nicht allmonatlich neu aufgeschrieben werden müssen.

• Wenn die Familien mitmachen, werden sich die Planungsstrukturen sowohl in den Familien als auch in den Betrieben immer ähnlicher - und damit für alle Beteiligten selbstverständlich werden.

  Damit sind die folgenden Vorteile verbunden:

  • Es wird rechtzeitig mit einer Arbeit angefangen.

  • Es muss kurzfristig weniger geändert werden.

  • Es wird weniger vergessen oder übersehen (die Qualität steigt).

  • Es gibt weniger Hektik oder (teure!) Improvisation.

  • Es gibt klar festgelegte Prioritäten.

  • Es gibt plötzlich Zeitreserven, die sinnvoll gefüllt werden können!

• Wo Menschen arbeiten, gibt es Pannen. Aber Missgeschicke vertuschen zu wollen, macht sie meistens nur noch schlimmer!

  Aufgetretene Fehler sollten deshalb konstruktiv bearbeitet werden. Alle sollen die Chance bekommen, daraus zu lernen - sowohl im Betrieb als auch in der Familie. Nur dann kann es gelingen, dass sich dieser Fehler nicht wiederholt.

  Fehler sollten generell nicht nach dem Motto behandelt werden: "Wer war das?!", sondern mit dem Ansatz: "Wie können wir diesen Fehler künftig vermeiden?"

• Fehler kommen vor - aber bitte immer nur ein Mal. Deshalb werden Fehler sorgfältig dokumentiert/fotografiert. Die Frage, wer den Fehler gemacht hat, sollte ganz in den Hintergrund rücken. Viel wichtigster ist, was daraus für die Familie oder den Betrieb gelernt werden kann.

  Zu diesem Zweck gibt es einen für alle Angehörigen oder Mitarbeitenden stets einsehbaren Aktenordner oder eine Computerdatei, in der Fehler beschrieben werden - und zugleich, wie solche Fehler vermieden werden. Betrachten Sie Fehler als Chancen zur Schadensvermeidung und zur Qualitätssteigerung!

• In diesen Ordner gehören auch die Reklamationen, Beschwerden und ihre Bearbeitung. Sehr bewährt hat sich eine zentrale Erfassung und regelmäßige Auswertung aller kritischen Anmerkungen, Beschwerden oder Fragen von Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten. Dazu gehört die genaue Analyse der aufgetretenen Fehler.

  Reklamationen sind praktisch unvermeidbar. Sie kommen nun einmal vor und es ist wichtig, daraus Lehren zu ziehen, damit sie so selten wie möglich vorkommen.

• Welche Möglichkeiten der Fehlervermeidung gibt es?

  • Die Mitarbeiter/Familienmitglieder werden angeregt, ihre Arbeit selbst kritisch zu überprüfen.

  • Sie bekommen Checklisten, die ihnen dabei helfen.

  • Wo nötig, werden zusätzliche Kontrollen eingebaut.

  • Technische Kontrollen ergänzen die menschliche Überprüfung.

  • Weniger Fehler als früher - das sollte belohnt werden.

  • Die Mitarbeiter müssen einen Vorteil davon haben, wenn sie Fehler vermeiden.

  • Fehler zu vertuschen ist immer negativer aufzufassen, als aus Fehlern zu lernen.

  • Die meisten Menschen freuen sich, wenn sie weniger Fehler machen (müssen).

  • Dieser konstruktive Umgang mit Fehlern könnte auch in vielen Familien hilfreich sein!

  • Die Übertragung dieser Grundsätze auf die Familie wirkt positiv zurück auf die Mitarbeiter.

• Bei Reklamationen oder Beratungsmängeln ist genau zu dokumentieren, wie viele derartige Störungen während eines Jahres aufgetreten sind, wodurch sie ausgelöst wurden und auf welche Weise Abhilfe geschaffen werden konnte.

  Was für Konsequenzen wurden daraus in organisatorischer oder technischer Hinsicht gezogen, um derartige Störungen das nächste Mal von vornherein zu vermeiden und was wurde eventuell unternommen, um verärgerte Kunden zu versöhnen?

  Schließlich müssen alle Beteiligten das Ziel der Arbeitsplanung vollinhaltlich akzeptieren. Wer weiterhin auf dem Standpunkt stehen sollte, dass die Familien- oder Kundenprojekte sowieso nicht planbar sind und beim "spontanen Improvisieren" bleibt, wird das Ziel der besseren Arbeitsorganisation nie erreichen. Fehler werden erneut auftreten!

• Wenn andere Menschen (oder Familienangehörige) beobachtet werden müssen, ist es wichtig, das Controlling richtig zu dosieren, also weder zu viel noch zu wenig. Allzu viel Kontrolle ist ungesund!