5 Regeln für effektives Delegieren

"Wenn ich das jemandem erst ausführlich erklären muss, dann kann ich es doch auch selber machen!" - So oder so ähnlich lautet das Credo derjenigen, die nicht delegieren können. Gehören Sie auch dazu oder wollen Sie Ihre Aufgaben besser verteilen?

Das Delegieren wird in Wikipedia definiert als die "Weitergabe einer Teilaufgabe und der dafür notwendigen Handlungskompetenz von einem Vorgesetzten an einen Mitarbeiter mit dem Ziel, sich zu entlasten." Dabei besteht der Grund nicht nur in der eigenen Entlastung von Arbeit, sondern auch in der Übergabe von Verantwortung an Mitarbeiter.

Deswegen ist es wichtig, dass die übergebene Aufgabe keine unvollständige oder öde Hilfstätigkeit ist, sondern einen vollständigen Arbeitsauftrag umfasst. Die S.M.A.R.T.-Regel beschreibt, was eine optimale Aufgabe zum Delegieren ausmacht:

• Spezifisch (nicht allgemein)

• Messbar (in Quantität oder Qualität)

• Attraktiv (lohnend oder herausfordernd)

• Realistisch (machbar unter den gegebenen Voraussetzungen)

• Terminiert (zeitlich begrenzt)

Am besten überlegen Sie sich, ob Sie selbst diese Aufgabe gerne übernehmen würden. Das ist schon ein guter intuitiver Maßstab für die Beachtung der obigen Regeln.

Formulieren Sie den Auftrag so, dass Ihr Mitarbeiter ihn angemessen versteht. Während "Machen Sie mal eine neue Datenbank" erkennbar unspezifisch ist, kommt es bei "Erstellen Sie bitte eine Datenbank zur Verwaltung firmeninterner Verbesserungsvorschläge" schon auf die Kenntnisse des Mitarbeiters an.

Je unschärfer die Aufgabe ist, desto mehr Freiheit geben Sie Ihrem Mitarbeiter für die Ausführung, aber desto mehr Missverständnisse sind auch möglich. Dadurch entlasten Sie sich (sinnvollerweise!) vom vorherigen Grübeln über Lösungsansätze und fördern die Eigenverantwortung des Mitarbeiters.

Ganz wichtig ist es jedoch, nicht nachher über die fertige Lösung herzufallen und zu argumentieren, das hätten Sie sich ja doch ganz anders vorgestellt. Wenn Sie es sich bereits anders vorgestellt hatten, dann wären Sie auch verpflichtet gewesen, das vorher zu sagen!

Es gibt völlig verschiedene Vorstellungen davon, wann eine Aufgabe fertig ist. Wenn beispielsweise jemand für eine Firmenbesprechung einen Raum vorbereiten soll, kann er

• vier Tische zusammenrücken und die Stühle heranschieben oder

• zusätzlich Kaffee kochen, ein paar kalte Getränke verteilen und diverse Kekse dekorativ auf Tellern anrichten oder sogar

• von einem Catering-Service oder dem Betriebs-Casino belegte Brötchen anliefern lassen.

Formulieren Sie die Aufgabe also so, dass für den Mitarbeiter nachzuvollziehen ist, welcher Aufwand betrieben werden soll und wann die Aufgabe erfüllt ist.

Im oben genannten Beispiel wäre daher die folgende Formulierung messbarer gewesen: "Die Kollegen aus London kommen zu einer ganztägigen Projektbesprechung. Bitte sorgen Sie dafür, dass wir zwischendurch etwas zu essen und trinken haben und ein Laptop samt Beamer und Präsentationsprogramm zur Verfügung steht."

Für Lehrlinge war früher die klassisch delegierte Aufgabe: "Feg' doch mal die Halle!" Das war nicht nur ziemlich unattraktiv, sondern enthielt zudem noch eine Missachtung der potentiellen Fähigkeiten des Lehrlings.

Auch bei Ihren Arbeiten gibt es sicherlich Rosinen, die Sie gerne herausklauben, und Kröten, die Sie nicht so gerne schlucken. Es ist nun ein denkbar schlechter Ansatz, nur immer die ungeliebten Aufgaben zu delegieren.

Da es sich natürlich nicht vermeiden lässt, auch mal Unattraktives zu delegieren, können Sie es am besten im Paket mit einem "Bonbon" vergeben. Wer gerne die Ideen-Datenbank entwirft und programmiert, muss anschließend auch direkt die ersten Kollegen animieren, dort etwas einzutragen.

Wer Arbeiten delegieren kann, hat ein Machtgefälle zu seinen Gunsten. Achten Sie daher unbedingt darauf, ob es nicht auch ein Gefälle beim Wissen oder Können gibt. Wenn Sie beispielsweise die Leitung der Abteilung während Ihres Auslandsaufenthalts an einen Kollegen delegieren, müssen Sie ihn auch mit allen Informationen und Befugnissen ausstatten, damit er das erfüllen kann.

Das Delegieren von Arbeit beinhaltet sowohl die Bereitstellung von Ressourcen (zeitlich, räumlich und finanziell) als auch das Zutrauen in die Fähigkeit zur Nutzung dieser Ressourcen. Dabei geht es um beide Seiten: was Sie Ihrem Mitarbeit zutrauen und was er sich selbst zutraut.

Setzen Sie also die zu erreichenden Ziele nicht so hoch, dass Ihr Mitarbeiter direkt frustriert aufgibt. Es darf eine Herausforderung, aber nicht unrealistisch sein.

Oftmals hängen Ihre eigenen Arbeiten von denjenigen ab, an die Sie Teilaufträge delegiert haben. Da ist es schon in Ihrem eigenen Interesse, wenn Sie Abgabetermine vorgeben, denn sonst geraten Sie selbst noch mehr unter Druck.

Bei längeren Arbeiten ist es sehr sinnvoll, auch Zwischentermine und Meilensteine zu setzen. Delegieren bedeutet ja nicht, naiv zu vertrauen, sondern verantwortungsbewusst abzugeben.

Behandeln Sie diesen Auftrag wie etwas, was Sie an einen externen Dienstleister vergeben: Sie geben eine Aufgabe und eine Richtung vor und erwarten das Ergebnis bis zu einem bestimmten Termin. Auch dort ist es je nach Auftragsgröße selbstverständlich, Zwischenstände zu melden.

Wer attraktive Aufgaben delegieren kann, schafft eine Win-Win-Situation. Er entlastet sich von Arbeit und erlaubt seinen Mitarbeitern mehr Verantwortung. Das zahlt sich oft in deutlich höherer Motivation und verbessertem Arbeitseinsatz aus, die es Ihnen wiederum beim nächsten Mal leichter machen, erneut Aufgaben zu verteilen.