Einfache Kennzahlen-Überwachung für kleine Unternehmen: Liquidität, Gewinn, Umsatz, Betriebsvermögen, Schulden

Ungeachtet der Unternehmensgröße und Branche sollten Sie in der Lage sein, Ihren Betrieb aus unterschiedlichen Blickwinkeln zu betrachten - und daraus die erforderlichen Maßnahmen ableiten:

• Liquiditäts-Betrachtung: Ist Ihre Zahlungsfähigkeit im laufenden Jahr jederzeit gewährleistet? Wie ist das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden?

• Erfolgs-Optik: Hier untersuchen Sie die Umsatz- und Gewinn-Entwicklung über mehrere Jahre.

• Finanzierungs-Status: Wie hoch ist der Verschuldungsgrad? Wie hoch ist umgekehrt der Anteil des Eigenkapitals? Welche Veränderungen lassen sich im Laufe der Monate und Jahre beobachten? Wie steht Ihr Unternehmen im Branchenvergleich da?

• Kosten-Analyse: Wie setzen sich Ihre Kosten zusammen? Welche Entwicklungen lassen sich beobachten?

Mit genau diesen Aspekten befassen sich auch Profi-Controller - allerdings müssen die Fragestellungen in mittleren und großen Unternehmen sehr viel differenzierter gestellt und ausgefeiltere Kennzahlen entwickelt werden. Kleine Unternehmen und Selbstständige kommen zum Glück mit recht einfachen Instrumenten aus.

Andere Daten als die Zahlenwerke, die im Rahmen von Fördermittel- oder Kreditvergabe bzw. Steuererklärungen ohnehin erforderlich sind, benötigen Sie zunächst nicht. Sie brauchen die Daten lediglich aus ...

• dem Finanzierungsplan,

• der Umsatz- und Rentabilitätsvorschau,

• den Preiskalkulationen sowie

• den für die Umsatzsteuer-Voranmeldungen erforderlichen laufenden Aufzeichnungen

... zusammenzutragen, regelmäßig fortzuschreiben, gegenüberzustellen bzw. nach unterschiedlichen Aspekten auszuwerten.

Die kurzfristig wichtigste Frage ist die nach der Zahlungsfähigkeit (= Liquidität). Hintergrund: Was nützt Ihnen die beste Auftragslage, wenn Ihre Kunden mit monatelanger Verzögerung oder unter Umständen gar nicht bezahlen - und Sie deshalb den Forderungen Ihrer Gläubiger nicht nachkommen können?

Um sicher zu sein, den fälligen Verbindlichkeiten jederzeit uneingeschränkt nachkommen zu können, benötigen Sie einen monatsgenauen Überblick über den Zufluss und Abfluss von Geldmitteln. Für die Liquiditätsbetrachtung ist zunächst völlig unbedeutend, wie hoch die jährlichen Umsätze oder die Betriebsausgaben sein werden. Erst einmal ist wichtig, zu welchen Zeitpunkten Sie Ihre Lieferantenrechnungen bezahlen müssen bzw. umgekehrt, wann die Kundengutschriften eintreffen.

Die wichtigsten Daten für ein einfaches Liquiditäts-"Controlling" liegen bereits vollständig vor, sofern Sie ...

• für das laufende Jahr ohnehin eine "Umsatz- und Rentabilitätsvorschau" erstellt haben (wie das z. B. beim Antrag auf Gründungszuschuss Pflicht ist),

• als Existenzgründer monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen beim Finanzamt abliefern und

• zu den Unternehmern gehören, die lediglich eine "einfache" Einnahmenüberschussrechnung fürs Finanzamt erstellen müssen (also auf doppelte Buchführung mit Gewinn- und Verlustrechnung sowie Bilanz verzichten können).

Um einen Eindruck von den laufenden Geldflüssen zu bekommen, tragen Sie die Liste Ihrer planmäßigen Einnahmen- und Ausgabenpositionen in eine Tabelle ein, verteilen die dazugehörigen Eurobeträge auf die einzelnen Monate und stellen diesen Werten die tatsächlichen Werte (=Ist-Zahlen) aus der Buchführung gegenüber.

Typische Bestandteile einer einfachen Liquiditätsrechnung:

Einzahlungen:

• Dienstleistungshonorare

• Verkaufserlöse

• Sonstige Erlöse

• Darlehensgutschriften

• Umsatzsteuer-Erstattungen vom Finanzamt

• Privateinlagen

Auszahlungen:

• Wareneinkäufe

• Miete

• Löhne, Gehälter, abgeführte Lohn- und Kirchensteuern

• Kfz-Kosten

• Büromaterial

• Telefon, Porto

• Werbung

• Versicherungen

• Reisekosten

• Investitionen

• Zinsen und Tilgung

• Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt

• Sonstige Betriebsausgaben

• Privatentnahmen

Einfache Liquiditätsrechnung auf Excel-Basis

Damit Sie sich eine Vorstellung von einer Liquiditätsübersicht machen können, stellen wir Ihnen ein exemplarisches Excel-Tabellenblatt zum Download bereit.

Je nach Anzahl Ihrer Kunden und Ausgangsrechnungen benötigen Sie außerdem eine Offene-Posten-Verwaltung. Sofern Ihr Buchführungsprogramm kein solches "Debitoren-Modul" hat, sollten Sie auf jeden Fall eine einfache "OP-Liste" führen.

Darin halten Sie zumindest fest ...

• wann Sie an welche Kunden Rechnungen in welcher Höhe gestellt haben,

• wann die Beträge spätestens fällig sind,

• ob sie gemahnt werden müssen und

• wann sie letztlich bezahlt worden sind.

Auf diese Weise behalten Sie laufend den Überblick darüber, wann Einzahlungen in welcher Höhe zu erwarten sind. Außerdem sammeln Sie Erfahrungswerte über das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden und wie es sich im Einzelfall sowie im Durchschnitt entwickelt. Sofern Sie wachsende Außenstände beobachten, liefert Ihnen die OP-Verwaltung zugleich wichtige Anhaltspunkte z. B. für Zahlungsanreize bei Verhandlungen über neue Aufträge.

Im zweiten Kapitel dieses Kurses geht es unter anderem um die wichtigsten Erfolgskennzahlen: "Gewinnermittlung, Erfolg und Wirtschaftlichkeit".