Freiwilliger Eintrag ins Handelsregister - bringt das was?

Grundsätzlich müssen sich selbstständige Einzelunternehmer und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) nicht ins Handelsregister eintragen. Sie können dies aber auf freiwilliger Basis tun. Wir erörtern Vor- und Nachteile.

In der Praxis hat sich gezeigt, dass durch eine Eintragung ins Handelsregister der Vertrauensbonus der Geschäftspartner wächst. Das zeigt sich nicht nur bei Verhandlungen mit Kunden und Lieferanten. Auch die Banken bevorzugen Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind.

Vielleicht auch ein Vorteil: Das Unternehmen darf einen Fantasienamen führen. Die Nennung des Inhabers mit Vor- und Zunamen ist also nicht mehr zwingend notwendig.

Weitere Vorteile: Verträge zwischen Kaufleuten kommen einfacher zustande, weil Vertragsangebote durch ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben und sogar durch Schweigen angenommen werden können. Und nur Kaufleute können untereinander einen vom gesetzlichen Gerichtsstand abweichenden Gerichtsstand vereinbaren.

Die Eintragung ins Handelsregister bringt aber auch einige Verpflichtungen mit sich, die nicht unterschätzt werden dürfen.

In erster Linie ist das die Buchhaltung: Während man als nicht eingetragenes Unternehmen mit einer einfachen Einnahme-Überschuss-Rechnung auskommt, verlangt die Eintragung nun einen kaufmännisch geführten Geschäftsbetrieb. Dies bedeutet, dass eine doppelte Buchführung erfolgen muss und für jedes Jahr eine Bilanz zu erstellen und eine Inventur durchzuführen ist. Im Extremfall kann das bedeuten, dass Sie teils erhebliche zusätzliche Ressourcen aufwenden müssen, um diese Arbeiten zu stemmen.

Für im Handelsregister eingetragene Unternehmen gelten die Bestimmungen des Handelsgesetzbuches (HGB), während nicht eingetragene Unternehmungen nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) beurteilt werden. Hier muss man sich darüber im Klaren sein, dass die HGB-Bestimmungen um einiges schärfer sind als die des BGB. Die Aufnahme ins Handelregister führt also ganz automatisch dazu, dass Sie als Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuches gelten und damit strikteren rechtlichen Anforderungen unterliegen!

Was Sie noch bedenken sollten:

• Für Kaufleute gelten die Regelungen des HGB, welches wiederum zahlreiche Spezialregelungen enthält - nicht immer zugunsten von Kaufleuten.

• Für Kaufleute gelten auch andere Gewährleistungsansprüche. Sie müssen erhaltene Warenlieferungen sofort untersuchen und etwaige Mängel umgehend rügen, anderenfalls verfallen alle Ansprüche.

• Für die Geschäftspost gelten besondere Pflichtangaben. (Weitere Informationen finden Sie hier: "Gesetzliche Formvorschriften für geschäftliche E-Mails".)

• Kaufleute müssen nicht nur die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung nachweisen. Auch unterliegen die Geschäftsunterlagen besonderen Aufbewahrungspflichten (mehr dazu in den Beiträgen "Muss ich eigentlich Inventur machen?" und "Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen für Geschäftsdokumente".)

• Was im Handelsregister veröffentlicht wird, besitzt Publizitätswirkung. Tatsachen, die (noch) nicht ins Handelsregister eingetragen sind, entfalten keine Wirkung. Das kann Ihnen ggf. zum Nachteil gereichen. Dazu mehr weiter unten.

• Sind Sie ins HRG eingetragen und übernehmen Sie als Kaufmann eine Bürgschaft, geben Sie damit auch ein Schuldversprechen ab. Formlos, wohlgemerkt!

Kurz gesagt: Ein freiwilliger Eintrag ins Handelsregister kann in Einzelfällen durchaus hilfreich sein. Sie sollten sich aber genau überlegen, ob in Ihrem Fall die Vor- oder Nachteile überwiegen.

Die Eintragung ins Handelsregister erfolgt immer über einen Notar. Der Notar hilft Ihnen, den Eintragungsantrag zu formulieren. Nachdem der Antrag erstellt ist, wird dieser vom Notar beglaubigt und beim zuständigen Amtsgericht eingereicht.

Durch die Eintragung entstehen Gerichts- und Notarkosten, die je nach Unternehmensart und dem dadurch entstehenden Aufwand unterschiedlich hoch sind. Ein Einzelunternehmer muss mit mindestens 250 € an Kosten für Notar und Gericht rechnen. Bei einer GmbH mit einem Stammkapital von 25.000 € können Kosten von ca. 700 € entstehen. Darüber hinaus können ggf. zusätzliche Kosten für einen Rechtsanwalt oder einen Steuerberater anfallen.