Korrekte, professionelle Rechnungen: Pflichtangaben und Formvorschriften (mit Checklisten und Muster-Dokumenten)

Neben den gesetzlichen Pflichtbestandteilen von Rechnungen gibt es eine ganze Reihe mehr oder weniger sinnvoller und / oder üblicher Angaben. Manche dieser freiwilligen Zusatzangaben sind unverzichtbar, einige sinnvoll und andere bloß schmückendes Beiwerk.

Fangen wir bei den wichtigsten, aber leider längst nicht selbstverständlichen Informationen an:

• Persönliche Kontaktdaten: Damit Ihre Kunden offene Abrechnungsfragen schnell und einfach mit Ihnen klären können, empfiehlt sich die Bereitstellung von Telefonnummer, E-Mailadresse und aller anderen geeigneten Kontaktkanäle - am besten natürlich die direkte Durchwahl und / oder individuelle E-Mailadresse des Mitarbeiters, der für Rechnungsangelegenheiten zuständig ist.

• Zahlungsweise: Welche Bezahlverfahren Sie Ihren Kunden anbieten, ist grundsätzlich Ihre Angelegenheit bzw. Verhandlungssache mit Ihrem Geschäftspartner. Niemand verlangt von Ihnen die Eröffnung eines Geschäftskontos oder gar die Veröffentlichung sämtlicher Kontoangaben auf Ihrer Geschäftskorrespondenz. Trotzdem: Sofern Ihre Kunden den Rechnungsbetrag nicht gleich am "Point of sale" bezahlen, dürfen Sie auf der Rechnung die Angabe der Bankverbindung oder anderer bargeldloser Zahlungskanäle nicht vergessen.

  Dazu gehört inzwischen auch bei Geschäften mit privaten Endverbrauchern die Angabe der "International Bank Account Number" (IBAN). Die Angabe des "Business Identifier Code" (BIC) ist bei inländischen Zahlungen zwar entbehrlich: Es kann aber nicht schaden, auch den der Vollständigkeit halber zu nennen.

  Ausführlichere Informationen zu den Änderungen im Zuge der SEPA-Einführung finden Sie im Beitrag zu den SEPA-Vorschriften.

• Zahlungsanreize: In vielen Branchen sind Skontoabzüge und andere Schnellzahler-Anreize üblich - Sie sollten sich darüber aber nicht erst beim Schreiben der Rechnung Gedanken machen. Vielmehr gehören Skonto-Nachlässe von vornherein in die interne Kalkulation von Honoraren oder Verkaufspreisen und in die Vertragsverhandlungen mit dem Kunden.

  Der in vielen Rechnungen enthaltene Hinweis auf Abzugsverbote ("Zahlbar ohne Abzüge ...", "Zahlbar rein netto ...") ist genau genommen entbehrlich: Skonto darf ein Kunde nur dann ziehen, wenn das ausdrücklich vereinbart ist: Einen Rabatt-Anspruch bei besonders zügiger Bezahlung gibt es nicht! Ausführliche Informationen entnehmen Sie dem Beitrag "Skonto aus Anbietersicht".

• Zahlungsfristen: Auch mit dem Thema Zahlungsfristen sollten Sie sich lange vor der Rechnungsstellung beschäftigen - am besten im Rahmen eines durchdachten Forderungsmanagements und professioneller Vertragsverhandlungen mit Ihren Kunden.

  Die wichtigsten Aspekte im Überblick:

  • Für die Fälligkeit einer Geldforderung ist die Angabe einer bestimmten Zahlungsfrist entbehrlich. Fällig sind Rechnungen normalerweise sofort.

  • Bedeutsam ist eine konkrete Frist (z. B. "Zahlbar ohne Abzüge bis zum 15. August 2018") nur für den Eintritt des Zahlungsverzugs und damit für die Möglichkeit, vor Eintritt der gesetzlichen 30-Tagesfrist die Zahlung anmahnen oder bei Geschäftskunden gleich ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten zu können.

    Warum Forderungsmanagement nicht erst beim Mahnen, sondern spätestens beim Auftragsabschluss anfangen sollte und was das konkret für Ihr Rechnungswesen bedeutet, steht in der Praxisanleitung "Forderungsmanagement: Was Sie tun können, um an Ihr Geld zu kommen".

  • Standardmäßig tritt der Verzug gemäß § 286 BGB "30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung" ein. Privatleute müssen darauf bereits bei Rechnungsstellung oder in einer separaten Zahlungserinnerung oder Mahnung hingewiesen werden. Den Geschäftsleuten unter Ihren Kunden brauchen Sie bei Eintreten des Zahlungsverzugs theoretisch überhaupt keine Mahnung zu schreiben: Sie können Ihre Rechte unverzüglich vor Gericht erstreiten.

  Im einfachsten Fall verzichten Sie in Ihren Rechnungen ganz auf die Angabe von Zahlungsfristen: In dem Fall gelten die Verzugsregelungen des BGB. Gerät ein Kunde in Zahlungsverzug, sorgen Sie spätestens durch eine unmissverständliche Mahnung für Klarheit.

• Lastschrift-Vereinbarungen: Lastschriften sind eine feine Sache: Sie kommen auf diese Weise in vielen Fällen ganz besonders einfach, schnell und unbürokratisch zu Ihrem Geld. Niemand hindert Sie daran, auf Ihren Angeboten und Rechnungen Lastschrift-Angebote zu machen.

  Allerdings eignet sich nicht jedes Geschäftsmodell für dieses Zahlungsverfahren.
  Außerdem verlangt Ihre Bank oder Sparkasse den Abschluss einer Inkassovereinbarung, bevor Sie als Zahlungsempfänger über Ihr Konto Lastschriften einziehen dürfen. Seit Inkrafttreten der SEPA-Vorschriften benötigen Sie für Basis- und Firmenlastschriften außerdem eine Gläubiger-ID, ein Lastschriftmandat des Kunden und müssen den Kontoinhaber vor Einreichen der Lastschrift über die bevorstehende Kontobelastung informieren. Ausführliche Informationen entnehmen Sie unserem Beitrag über die SEPA-Lastschriften.