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Eine schriftliche Bestätigung des Auftrags
Wer Verträge nur mündlich oder mit Handschlag besiegelt, geht oft ein großes Risiko ein: Eine mündliche Absprache ist zwar juristisch genauso wirksam wie ein schriftlicher Vertrag und häufig unproblematisch - aber wenn es doch zum Streitfall kommt, kann man sie schwer beweisen. Umso mehr, als viele Verträge – gerade unter Freiberuflern und Kleinunternehmern – ohne Zeugen geschlossen werden.
Das Bürgerliche Gesetzbuch fordert in den meisten Fällen keinen schriftlichen Vertrag. Es ist aber erheblich sicherer, etwas schriftlich zu haben. Wer also bei einem neu erteilten Auftrag viele Dinge mündlich mit dem Kunden abspricht, kann mit einer kurzen schriftlichen Auftragsbestätigung Unklarheiten beseitigen und Missverständnissen vorbeugen. Bei größeren mündlich erteilten Aufträgen und bei längeren Projekten empfiehlt es sich ohnehin, die genauen Inhalte der Vereinbarungen aufzuschreiben.
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Zwei unterschiedliche Formen der Bestätigung
Wenn wir uns die Sache aus juristischer Sicht vornehmen, wird es allerdings kompliziert - denn dann ist vieles, was im Geschäftsalltag als Auftragsbestätigung bezeichnet wird, etwas ganz anderes.
Juristen unterscheiden zwischen Auftragsbestätigung und kaufmännischem Bestätigungsschreiben. Diese Dokumente haben eine unterschiedliche juristische Funktion - auch wenn die Abgrenzung im Einzelfall oft nur schwer zu treffen ist. Entscheidend ist, ob das Schreiben den Vertrag erst zustande bringen soll (Auftragsbestätigung) oder das Ergebnis vorheriger (z. B. mündlicher) Vertragsverhandlungen zusammenfasst und den bereits geschlossenen Vertrag bestätigen soll (kaufmännisches Bestätigungsschreiben).
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Ein paar Anmerkungen zum Abschluss von Verträgen
Da der Vertragsabschluss für die Funktion und die Wirkung einer Auftragsbestätigung so wichtig ist, müssen wir uns noch etwas weiter mit den Grundlagen des Vertragsrechts befassen, bevor wir klären, wann eine Auftragsbestätigung Sinn macht und wann nicht.
Ein typischer Vertragsabschluss könnte auf diese Grundformel gebracht werden:
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Wann macht eine Bestätigung Sinn - und was muss rein?
Wie wir oben gesehen haben, gibt es zwei unterschiedliche Fälle von Bestätigungen:
In manchen Fällen braucht es eine Bestätigung, um überhaupt einen gültigen Vertrag zu schließen – die Auftragsbestätigung. Damit gehen Sie den Vertrag verbindlich ein und teilen dem Kunden mit, dass Sie den Auftrag zu den vereinbarten Konditionen ausführen werden.
Wurde der Vertrag dagegen bereits mündlich geschlossen, ist ein solches Schreiben nicht unbedingt nötig (aber durchaus sinnvoll, um das Vereinbarte schriftlich festzuhalten): Dann handelt es sich um ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben.
Eine Auftragsbestätigung erfolgt üblicherweise bei ...