(Private) Termine planen in Gruppen

Elternvertretung, Kitagruppe, Vereinstreff: Mit Gleichgesinnten einen gemeinsamen Termin zu finden, ist gar nicht so leicht. Erst telefoniert man stundenlang, um alle Beteiligten zu erreichen. Und dann telefoniert man erneut, um einen einvernehmlichen Termin zu finden. Ein nervenaufreibender Job. Abhilfe verschafft Doodle, eine Webseite, die per Umfrage Terminzusagen verwaltet.

Im beruflichen Umfeld lässt sich das durch freigegebene Outlook-Terminkalender regeln, wenn wirklich alle ihre Termine darin pflegen und dauernd online erreichbar sind. Im Privatleben werden Sie jedoch weder Ihren Kalender rund um die Uhr pflegen noch alle Termine darin eintragen und veröffentlichen wollen.

Hier kommt Doodle ins Spiel, eine Website, die Terminzusagen verwaltet. Als normaler Teilnehmer können Sie ohne Anmeldung mitmachen, nur zum Anlegen einer neuen Umfrage müssen Sie sich einloggen. Sie können sich das einfache Prinzip am folgenden Beispiel ansehen:

Grundsätzlich gibt es nur zwei Rollen: derjenige, der die Umfrage erstellt, und diejenigen, die antworten. Nachdem Sie sich eingeloggt haben, können Sie auf Termin finden klicken:

Startbildschirm für angemeldete Mitglieder

Dort nennen Sie einen Titel und eventuell eine detaillierte Beschreibung. Damit Sie nicht dauernd nachsehen müssen, ob sich schon weitere Personen eingetragen haben, können Sie Ihre E-Mail-Adresse angeben. Dann erhalten Sie jedes Mal eine Nachricht, wenn jemand teilnimmt:

Die Termin-Umfrage wird eingerichtet.

Im nächsten Schritt schlagen Sie die Termine vor:

vorgeschlagene Termine für Ihre Umfrage

Zu diesen Tagen können Sie nach Belieben weitere Angaben hinzufügen, sowohl Zeiten als auch Orte:

die Zusatzangaben zu den Terminen

Je nach Terminauswahl, beispielsweise für einen Elternsprechtag, kann es sinnvoll sein, nur eine Auswahl aus dem Angebot zuzulassen. Das können Sie mit den Optionen bei Bedarf einstellen:

Die Optionen erlauben weitergehende Einstellungen.

Jetzt ist die Umfrage fertig und es kann losgehen. Vor allem müssen die potentiellen Teilnehmer davon erfahren. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse angegeben haben, erhalten Sie nun zwei E-Mails (sonst finden Sie die Links auf der Doodle-Seite):

• eine Verwaltungs-E-Mail mit einem Link nur für Sie selbst als Ersteller, damit Sie Einträge löschen oder die Umfrage beenden können, und

• eine Mitmach-E-Mail mit einem Link, den Sie an alle Personen schicken können, die mitmachen sollen.

Die Umfrage ist fertig.

Sie können die Teilnehmer direkt mit einer Standard-E-Mail via Doodle einladen:

Teilnehmer direkt von Doodle aus einladen

Persönlicher (und meistens werbefreier) ist aber eine eigene E-Mail. Außerdem ist es nicht unbedingt zu empfehlen, fremde E-Mail-Adressen in einem solchen Portal einzugeben, auch wenn es bisher noch keine Meldungen über Datenmissbrauch gab.

Für die Teilnehmer präsentiert sich das anschließend so:

Der erste Teilnehmer kann sich eintragen.

Als Ersteller haben Sie unter myDoodle einen Überblick über die Aktivitäten bei Ihren Umfragen:

Ihr Überblick über die von Ihnen verwalteten Umfragen

Als gewünschter Teilnehmer einer Umfrage erhalten Sie vom Ersteller eine E-Mail mit einem Link. Wenn Sie darauf klicken, sehen Sie das folgende Bild:

die Umfrage aus Teilnehmer-Sicht

Tragen Sie einen beliebigen Namen ein (eine Prüfung gibt es hier nicht) und entscheiden Sie sich für die Termine, die Ihnen passen. Wenn es nicht explizit (s. Optionen) ausgeschaltet ist, sehen Sie auch, wie vorherige Teilnehmer abgestimmt haben. Alle Teilnehmer können auch einen Kommentar abgeben.

Damit für alle Teilnehmer sichtbar ist, dass die Umfrage beendet ist, können Sie als Ersteller diese explizit abschließen.

Die Umfrage wird abgeschlossen.

Sie können dabei einen Termin auswählen, sodass sich für alle Teilnehmer bei weiterer Nutzung des ursprünglichen Links die Umfrage nun so präsentiert:

Die Umfrage ist abgeschlossen.

Doodle-Umfragen werden etwa einen Monat nach dem letzten Zugriff oder nach dem spätesten Termin in der Umfrage gelöscht. Sie können diese aber auch selbst als Ersteller löschen.

Eine Alternative zu den Terminen sind Auswahl-Umfragen. Dabei geben Sie freie Texte statt Zeiten vor:

eine Auswahl-Umfrage erstellen

Geben Sie anschließend beliebige Optionen ein, unter denen die zukünftigen Teilnehmer wählen können:

mögliche Optionen eintragen

Auch hier präsentiert sich die Umfrage für die Teilnehmer wieder im gewohnten Design:

die fertige Umfrage

Insgesamt ist Doodle ein einfaches und übersichtliches Verfahren, Termine mit Gruppen abzustimmen. Es gibt keine aufwändige Authentifizierung oder ähnliches, aber die behandelten Umfrage-Themen erfordern das sicherlich auch nicht.

Wenn Sie es selber probieren möchten - machen Sie einfach bei dieser Beispielumfrage mit!