Zehn Tipps, damit Ihr Vortrag nicht an der Technik scheitert

Rhetorik, Körpersprache, inhaltlicher Aufbau – all das ist wichtig, wenn Sie einen Vortrag oder eine Präsentation halten müssen. Aber auch die Technik muss mitspielen. Deshalb lohnt es sich, auch der technischen Vorbereitung etwas Aufmerksamkeit zu widmen. Wir geben dazu Tipps.

Bei einem öffentlichen Vortrag oder einer Präsentation – ob regelmäßig oder gelegentlich, ob vor großem oder kleinem Publikum – ist fast immer auch Technik mit im Spiel.

Technik soll unterstützen, nicht behindern. Leider ist das aus unterschiedlichen Gründen nicht immer der Fall. Und das liegt nicht nur an der Wahl der eingesetzten Geräte oder dem Personal, das diese möglicherweise bedient. Der oder die Vortragende muss ebenfalls zum Gelingen eines Auftritts beitragen. Zu den Kompetenzen von Vortragenden gehört auch, mit der Technik, die einem beim Auftritt vor Publikum begegnen kann, einigermaßen umgehen zu können.

Auch hier ist Vorbereitung entscheidend. In diesem Artikel habe ich eine Liste der häufigsten technischen Probleme bei Vorträgen zusammengestellt – mit Tipps, wie man sie vermeidet.

Was für Inhalt und Darstellung Ihres Vortrags gilt, hat in gleichem Maße auch für Technik Geltung: Seriöse Vorbereitung ist ganz wesentlich.

Viele Vortragende hören an dieser Stelle leider mit der Planung auf. Ein Beispiel, wie ich es in über 20 Jahren Berufserfahrung hundertfach erlebt habe: Der Vortragende hat in seine Präsentation einen Film eingebaut. Die Präsentation bringt er auf einem USB-Stick mit zur Veranstaltung. Auf dem Computer, von dem aus die Präsentation gesteuert wird, ist aber der Videocodec für die eingebettete Videodatei nicht verfügbar. Deshalb ist statt des Films eine Fehlermeldung zu sehen.

Wenn der Film nur unterhaltenden Charakter hatte, können Sie den Fehler zwar noch vergleichsweise leicht überspielen, wenn Sie souverän reagieren. Ist der Film jedoch der „Aufhänger“ für den Rest Ihres Vortrags, dann haben Sie jetzt ein ernsthaftes Problem.

Natürlich bestand das Problem schon viel früher. Aber jetzt schlägt es ohne Vorwarnung zu.

Je mehr Technik im Spiel ist, umso wichtiger wird es, Fragen und mögliche Probleme vorab zu klären. Das gilt besonders, wenn Sie die Technik nicht mehr allein kontrollieren können und dafür Dritte zuständig sind: Umso wichtiger wird eine gewissenhafte Planung und Vorbereitung einschließlich der rechtzeitigen Abstimmung mit den Verantwortlichen vor Ort.

Wahrscheinlich kennen Sie selbst genug schlechte Beispiele, denn selbst weitverbreitete Präsentationssoftware wie PowerPoint oder Keynote werden von vielen Anwendern nicht souverän beherrscht – das zeigt sich, wenn etwa eine Präsentation per Tastendruck pausiert werden soll, oder wenn es darum geht, gezielt bestimmte Folien anzuspringen. Auch die Referentenansicht (PowerPoint) bzw. der Moderatormonitor (Keynote) scheinen für viele Vortragende Neuland zu sein.

Es geht nicht darum, eine Software bis ins Letzte auszureizen und jede Funktion nutzen zu können. Aber die Funktionen Ihrer Präsentationssoftware, die unmittelbar mit der Präsentation zu tun haben, sollten Sie als souveräner Vortragender im Schlaf beherrschen.

Es wirkt unprofessionell, wenn etwa bei jeder kurzen Unterbrechung der Präsentation der Beamer komplett ausgeschaltet wird. Ein peinliches, aber häufiges Beispiel für Unprofessionalität ist auch, wenn alle Teilnehmer Einblick in die Computerinhalte des Vortragenden erhalten, während der sich auf die Suche nach der Datei für die Präsentation begibt. (Dazu passt übrigens auch diese Ermahnung).

Ebenso selbstverständlich wie Ihre Präsentationssoftware sollten Sie die weitere Technik, auf die Sie eigenverantwortlich Zugriff haben, beherrschen. Das beinhaltet zum Beispiel Ihren Laptop, den Sie für Präsentationen nutzen.

• Wissen Sie, ohne darüber nachdenken zu müssen, welche Tasten Sie drücken müssen, um die passende Einstellung der Grafikkarte für den angeschlossenen Monitor/Beamer zu wählen?

• Wissen Sie, ohne darüber nachdenken zu müssen, welche Tasten auf der Fernbedienung des Videobeamers das Bild wegschalten, einfrieren oder die Quelle wechseln?

• Sind Sie sicher, dass Ihr Laptop während einer Präsentation keine Meldungen einblendet, die nichts mit der Präsentation zu tun haben?

Diese Liste lässt sich noch fortsetzen. Entsprechendes gilt für jedes andere Gerät, mit dem Sie Präsentationen halten, wie Tablet und Smartphone. Achten Sie besonders darauf, dass Sie die passenden Adapter für den Anschluss an den Beamer dabeihaben. Oder dass Sie Sicherheitsvorkehrungen getroffen haben für den Fall, dass Sie drahtlos präsentieren wollen.

„Nur auf der Leinwand“ heißt zum Beispiel, nicht auf Ihrem Jackett.

In kleinen Besprechungsräumen ist so etwas mitunter noch entschuldbar, weil Sie als Vortragender ja auch Bewegungsraum brauchen und es sich oft leider nicht verhindern lässt, durch den Lichtstrahl des Videobeamers zu laufen. Aber mit zunehmendem Platz auf der Bühne bzw. vorne im Saal wirkt es unprofessionell und störend, wenn der Vortragende selbst als Teil der Projektionsfläche auftritt.

Niemand sieht gut aus mit Projektionsfragmenten im Gesicht und auf dem Anzug. Es erhöht auch nicht gerade die Lesbarkeit Ihrer Folien, wenn Sie selbst einen Riesenschatten in der Projektion verursachen.

… aber unumgänglich, zumindest ab einer bestimmten Raumgröße.

Vortragende mit einer legendär guten – weil tragenden – Stimme wie der ehemalige Vorstandsvorsitzende von BMW, Dr. Helmut Panke schaffen es unter Umständen auch mal, ein Publikum ohne Mikrofon zu beschallen. Aber solche Sprechertalente sind eine seltene Ausnahme. Selbst wenn Sie eine gute Stimme mit ordentlich Volumen haben, tun Sie sich mit Mikrofon einfach leichter. Sie sprechen entspannter, wenn Sie nicht ständig Ihr volles Lungenvolumen bemühen müssen. Und es gibt Raumgrößen, die selbst mit der lautesten Stimme nicht mehr zu bewältigen sind.

Dies ist mit das größte Problem bei allen Veranstaltungen: So gut wie niemand bereitet sich auf den Gebrauch von Mikrofonen vor. Dabei ist der souveräne Umgang mit den gängigen Mikrofontypen Grundwissen für alle, die regelmäßig präsentieren – das gehört einfach zu den Kernkompetenzen, wenn man mit professionellem Anspruch vorträgt.

Meiner Erfahrung nach ist fehlende „Mikrofonkompetenz“ ein Hauptgrund für die Abneigung vieler Vortragender gegenüber der Veranstaltungstechnik und für das Scheitern so manchen Vortrags verantwortlich. Mikrofonprobleme sind meist auf eine Mischung der folgenden Punkte zurückzuführen:

• Mangelnde Vorbereitung: Der Vortragende weiß nicht, was auf ihn zukommt, wenn er in ein Mikrofon sprechen muss und dass man dabei bestimmte Dinge beachten sollte.

  Erschwerend kommt hinzu, dass jeder Mikrofontyp einen anderen Umgang erfordert. In den meisten Fällen klappt der Vortrag dennoch so leidlich. Deshalb will kaum jemand den durchaus vorhandenen Handlungsbedarf sehen.

• Fehlende Rollenverteilung: Ein Mikrofon hat zwei Enden – und für eines davon sind Sie als Vortragender zuständig. Der Techniker ist zwar für das andere Ende verantwortlich, an dem das Signal ankommt. Aber nur wenn Sie beide jeweils Ihren Job richtig machen, ist ein guter und verständlicher Ton möglich. Ihr Job als Vortragender ist es, „gut bei Stimme“ zu sein, das Mikrofon richtig zu handhaben und so zu sprechen, dass Ihre Worte vom Mikrofon eingefangen werden können. Der Techniker am anderen Ende kann nur mit dem arbeiten, was bei ihm ankommt.

  Der schlechte Ton und die schlechte Verständlichkeit sind die Hauptprobleme von vielen Vortragenden. Sie lassen sich jedoch mit Know-how und Übung seitens des Vortragenden ganz leicht beseitigen. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann der „Kollege von der Technik“ am anderen Ende dafür sorgen, dass der Sprecher überall gut zu verstehen ist. Doch leider glauben viele Vortragende, dass dafür nur die Haustechnik zuständig sei. Die kann aber nichts dagegen tun, dass der Vortragende mit dem Finger wiederholt den Mikrofonkopf berührt, nuschelt, den Abstand von Mikrofon und Lippen fortwährend verändert oder störende Nebengeräusche erzeugt.

Das Sprechen mit Mikrofon muss man üben. Ansonsten gilt auch hier wieder Punkt 1: Informieren Sie sich rechtzeitig vorab über die technischen Gegebenheiten vor Ort und bereiten Sie sich entsprechend vor.

Wenn Sie als Vortragender alles besser wissen, schneiden Sie sich im Zweifelsfall ins eigene Fleisch. Der Techniker vor Ort ist mit der Akustik des Raums, der Anlage und mit Ihrer Stimme vertraut (dafür reichen in der Regel ein bis zwei Sätze bei der Begrüßung). Macht er den Vorschlag, einen bestimmten Mikrofontyp zu verwenden, dann lehnen Sie ihn nicht ab, nur weil Sie diese Art Mikrofon bei Musical-Sängern und in Castingshows gesehen haben. Sein Vorschlag beruht vermutlich auf Erfahrung und dem Wunsch, das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.

Das Ergebnis dieser „professionellen Haltung“ kann sonst so aussehen, wie ich es auf einer Veranstaltung erlebt habe: Ein Vortragender weigerte sich, das vom Techniker vorgeschlagene Mikrofon zu benutzen. Er bekam also das Mikrofon, auf das er bestanden hatte, und war wesentlich schlechter zu verstehen als alle anderen Sprecher.

Dort, wo Sie geblendet werden, werden Sie gesehen. Dem ist eigentlich nichts hinzuzufügen. Sie sind es doch, der den Vortrag hält – also gehören Sie auch ins Rampenlicht.

Absurderweise sehen die meisten Menschen, wenn sie geblendet werden, instinktiv erst recht in die Lichtquelle. Fahrlehrer können davon ein Lied singen. In der Fahrschule lernt man, bei Nachtfahrten nicht in entgegenkommende Scheinwerfer zu blicken, sondern an den Straßenrand. Ganz ähnlich ist es auf Bühnen. Sie finden viele Fixpunkte und Aussichten, die Sie nutzen können, ohne geblendet zu werden und ohne dabei selbst aus dem Licht zu gehen. Denn dort ist Ihr Platz.

Aber keine Sorge: Der Umgang mit Licht lässt sich genauso erlernen wie der Umgang mit Mikrofonen.

… aber Wissen schützt. Es lohnt sich deshalb, sich genau darüber zu informieren, wie es dort aussieht, wo Sie auftreten. Und zwar vor dem Vortrag.

Anders als bei Punkt 1 geht das in diesem Fall aber nur sehr bedingt im Vorfeld, und ähnlich wie bei Punkt 5 und 7 kann Ihnen das auch niemand abnehmen. Sie sollten sich deshalb vor Beginn der Veranstaltung persönlich mit der Bühne vor Ort vertraut machen. Schauen Sie sich die Maße der Bühne sowie möglicherweise vorhandene Gegenstände, Möblierung und Dekoration genau an (denken Sie auch an Punkt 4). Besonders wichtig sind die Bühnenkanten und -treppen. Prüfen Sie, ob die Bühnenkanten markiert sind, sodass Sie diese auch bei schlechter Sicht erkennen können. Prägen Sie sich ein, ob und gegebenenfalls wo Geländer verfügbar sind.

Machen Sie sich – in Absprache mit den Technikern vor Ort – eigene Markierungen auf die Bühne, wenn es Ihnen hilft, sich zu orientieren. Machen Sie sich auch mit der Höhe der Bühne vertraut. Es mag lächerlich klingen, aber ich habe mehr als einmal Vortragende beim Abgang direkt neben der Treppe von der Bühne stürzen sehen. Dafür kann es viele Gründe geben, und zum Glück passiert es eher selten. Dennoch kann es vorkommen, und es macht einen Riesenunterschied, ob Ihr Gehirn in so einem Moment die Höhe der Bühne unbewusst abschätzen kann oder nicht. So kann aus einem unkontrollierten Sturz noch ein lässig abgefangener Sprung werden (den man im Zweifelsfall als Überschwang nach einer gelungenen Rede „verkaufen“ kann).

Werfen Sie auch einen Blick nach oben. Oft lauern Gefahren auf Bühnen über Kopf. Das bedeutet nicht, dass Sie ständig mit dem Kopf im Nacken nach oben schielen müssen. Aber ein bewusster Blick nach oben beim Rundgang und ein entsprechend sensibles Gehör für Geräusche, die von oben kommen, sind nicht verkehrt. Das gilt natürlich auch für den Bühnenboden. Je nach Veranstaltungssituation wird die Bühne möglicherweise nicht nur von Ihnen genutzt. Sie sollten in solchen Fällen zum Beispiel auf Kabel, Instrumentenkoffer oder Papiere am Boden achten – also auf Dinge, auf denen man leicht ausrutschen oder über die man stolpern kann.

Auf Nummer sicher gehen Sie, wenn Sie entsprechend als gefährlich markierte Bereiche (beispielsweise mit gelb-schwarz gestreiftem Klebeband) meiden. Solche Markierungen haben ihren Sinn und dienen Ihrem Schutz.

In einigen Punkten klang es bereits an: Ab einer bestimmten Größenordnung der Veranstaltung haben Sie einfach nicht mehr selbst die Kontrolle über die Technik. Umso wichtiger ist die rechtzeitige Koordinierung mit den Technikern vor Ort. Da Sie als Vortragender vermutlich eher selten Teil des Planungsteams der Veranstaltung sind, müssen Sie von sich aus so gut wie möglich für den Erfolg Ihres Vortrags sorgen – und sich dazu mit den Leuten vor Ort abstimmen.

Wenn Sie häufig öffentlich sprechen, ist es sinnvoll (und ein Zeichen von Professionalität), die technischen Gegebenheiten, die Sie vorfinden möchten, und die Situation, in der Sie sich bei Ihrem Vortrag wohlfühlen, kurz zu skizzieren. In der Regel reichen dazu zwei, drei Zeilen und vielleicht auch eine kleine, handgemalte Skizze. Lassen Sie diese Vorgaben dem Veranstalter vorab zukommen. Bei Künstlern auf Tournee nennen sich solche Anforderungen „Technical Rider“, aber auf die gleiche Weise kann auch ein häufig auftretender Vortragender im Vorfeld seinen technischen Bedarf klären. Sie erleichtern so dem Planungsteam und den Technikern vor Ort die Arbeit.

Das Ganze hat noch einen positiven Nebeneffekt: Sie zeigen, dass Sie die Arbeit der Techniker vor Ort ernst nehmen und sie als wichtige Partner bei der gemeinsamen (!) Durchführung der Veranstaltung (oder zumindest Ihres Vortrags) betrachten (denken Sie an die Rollenverteilung aus Punkt 5).

Darauf können Sie sich verlassen. Es kann immer irgendwas passieren, und Sie sollten darauf vorbereitet sein. Professionelle Vorbereitung (gute reicht nicht) fängt mit der Planung an – wappnen Sie sich innerlich gegen Pleiten, Pech und Pannen.

Wenn Sie von Anfang an damit rechnen, dass nicht alles glatt läuft, haben Sie schon mal die richtige Haltung. Das ist das Wichtigste. Anschließend können Sie überlegen, was schiefgehen kann, und jeweils für Alternativen bzw. Backup-Lösungen sorgen.

Hier eine kleine Liste an Fehlern, die mir spontan eingefallen sind:

• Haben Sie Ersatzbatterien für Ihre Fernbedienung, mit der Sie die Präsentation steuern?

• Haben Sie Ersatzbatterien für die Fernbedienung Ihres Videobeamers? (Diese Batterien sind, streng nach Murphy, leider nie vom gleichen Typ wie diejenigen der Präsentationsfernbedienung.)

• Haben Sie das Netzteil Ihres Laptops dabei?

• Haben Sie Ihre Präsentation nur auf Ihrem Laptop? Und der fährt jetzt nicht mehr hoch? Nehmen Sie die Präsentation zusätzlich noch auf einem USB-Stick mit.

• Der Film, der in der Präsentation nicht laufen will (siehe Punkt 1) – haben Sie den auch auf DVD dabei?

• Haben Sie die DVD auch auf einem Consumer-DVD-Player getestet oder nur mit dem Computer, auf dem Sie die DVD gebrannt haben? Ach, das ist der Computer, der jetzt nicht mehr hochfährt …

Spielen Sie im Vorfeld alle, auch scheinbar völlig absurd erscheinende Fehler und potenzielle Probleme durch.

Es gibt eine ganze Reihe von Dingen, die Sie über die Technik wissen sollten, wenn Sie einen Vortrag halten. Trotzdem: Hoffentlich habe ich Ihnen mit diesem kurzen Überblick nicht unnötig Angst gemacht.

Das Wichtigste ist: Machen Sie sich als Vortragender bewusst, dass es allein mit Sachkenntnis über Ihr Vortragsthema noch lange nicht getan ist. Sie wollen ja auch ansprechend wirken und Ihre Inhalte vermitteln.

Natürlich ist Technikverständnis nur ein kleiner Teil der Fähigkeiten, die Sie dafür mitbringen oder entwickeln müssen. Aber es ist dummerweise der Teil, den selbst erfahrene Vortragende oft ziemlich stiefmütterlich behandeln. Das sind regelmäßig die Gleichen, die sich dann wundern, warum der Vortrag nicht so gelaufen ist, wie er sollte …