Effektives Zeit- und Selbstmanagement mit dem Super-Buch

Wohin mit wichtigen Gedanken, spontanen Aufgaben, Input aus Besprechungen, Fundstücken & Co.? Wir meinen: Ab ins Super-Buch!

Ist ein bunter Mix aus Post-It, diversen Blöcken, Notizbüchlein in verschiedenen Hosentaschen, verknitterten Schmierzetteln sowie digitalen Notizen auch bei Ihnen Alltag?

Effizient ist das nicht. Besonders schade: Die Nützlichkeit der Notizensammlung geht verloren, weil kein Überblick mehr vorhanden ist und ein späterer Zugriff dem Zufall überlassen bleibt.

Es spricht also viel dafür, dass Sie Ihre Notizen zentralisieren: im Super-Buch. Hauptargument für dieses Werkzeug ist, dass es damit genau einen Platz gibt, an dem Sie alles Aufschreibenswerte verlässlich finden. Voraussetzung: Sie führen das Buch konsequent. Mit wenigen Kniffen und Anwendungsregeln erreichen Sie eine durchgängige Systematik. Das ist die Basis für schnelles Wiederfinden und ein einfaches Handling Ihrer Notiz-, Wissens- und Aufgabensammlung.

Die Grundregeln für das Super-Buch: Alles an einem Ort systematisch aufschreiben. Gehen wir diese drei Punkte der Reihe nach durch:

Am besten haben Sie das Super-Buch immer griff- bzw. schreibbereit, inklusive Stift. So stellen Sie sicher, dass Sie auch wirklich alles aufschreiben. Nur dann entfaltet das Super-Buch sein ganzes Potenzial.

Was gehört in Ihr Super-Buch? Grundsätzlich alles, was wichtig genug ist, um notiert zu werden.

Eines der zentralen Prinzipien des Zeitmanagements ist das Schriftlichkeitsprinzip. Alles, was aufgeschrieben ist, entlastet den Kopf und geht nicht verloren. Wenn Sie das Gefühl haben, dass so eine kaum zu überblickende Menge an Notizen entsteht, dann können Sie sich zusätzlich noch fragen, ob Sie auf diese Information später vielleicht noch zugreifen möchten oder müssen. Wenn das nicht ganz ausgeschlossen ist: aufschreiben!

Einige Anregungen:

• Mitschriften in Besprechungen

• Telefonnotizen

• Aufgaben

• Kontaktinformationen

• Spontane Ideen

• Zitate

• Aussagen

• Skizzen zu Sachverhalten

• Konzeptschnipsel

• und alles, auf das Sie später vielleicht noch zugreifen möchten

Sie können dieses Prinzip auch erweitern. Haben Sie ein größeres Projekt, welches Sie länger beschäftigen wird? Mit einem eigenen Super-Buch für dieses Vorhaben halten Sie Ihr persönliches Informations- und Notizmanagement übersichtlicher und verfügen gleichzeitig über eine zentrale Nachschlagestelle für eben das Projekt. Die Erfahrung zeigt allerdings, dass man sich hier auf maximal ein oder zwei zusätzliche Bücher limitieren sollte, um effizient arbeiten zu können.

Gönnen Sie Ihrem Buch einen festen Platz auf Ihrem Schreibtisch, genauso wie dem Telefon. Halten Sie gerade am Anfang die Versuchung, zu anderen Zetteln für die anstehende Notiz zu greifen, so gering wie möglich.

Wenn der Schreibtisch Ihr hauptsächlicher Tatort ist, dann können Sie das 1:1 umsetzen. Alle, die öfter unterwegs sind, werden das nicht so einfach handhaben können.

Der Seitenaufbau ist einfach: ein schmaler Rand links oder rechts, der Rest der Seite ist für die Notizen. Am Rand lassen sich Kennzeichnungen, Symbole, Prioritäten oder z. B. ein Fälligkeitsdatum angeben. Bewusst eingesetzt, ermöglicht die Randspalte einen schnellen Überblick. Achten Sie beim Kauf der Notizbücher am besten darauf, dass der Rand bereits vorgegeben ist.

Trennen Sie einzelne Notizen mit einem Querstrich voneinander. So haben Sie optische Anhaltspunkte. Für die Überschriften der einzelnen Notizen hat es sich bewährt, statt vollständiger Sätze besser Schlagwörter zu verwenden. Nur bei ganz kurzen Notizen sollten Sie diese weglassen. Ein Datum zu den Notizen ist natürlich unerlässlich. Es reicht aber, bei der ersten Notiz eines Tages das Datum zu notieren.

Wenn Sie die Alternative bevorzugen, für jeden Tag oder jedes neue Thema eine neue Seite zu nutzen, dann ist es nützlich, wenn das Notizbuch eine Überschriftenzeile hat. Ansonsten ist es nützlich, wenn im Notizbuch die Seiten bereits durchnummeriert sind. Dann haben Sie es einfacher, ein kleines Inhaltsverzeichnis über die wichtigsten Seiten zu führen. Das ist insbesondere für Seiten mit wirklich wichtigen Notizen sinnvoll, die Sie später schnell wiederfinden möchten.

Vielleicht gewöhnen Sie sich auch Kürzel für typische, von Ihnen häufig gebrauchte Redewendungen an? Bei mir steht beispielsweise "WK" für "Wie kann ich ..." oder "WLAM" für "Wie lauten alle Möglichkeiten ...". Neben Kürzeln helfen auch Symbole für das Herausstellen von Dingen. Ich nutze z. B. ein symbolisiertes Telefon als Kennzeichnung für zu erledigende Anrufe, ein symbolisiertes Männchen für Kontaktdaten und ein eingekreistes T für To-Dos. Achten Sie auch hier auf Durchgängigkeit, das erleichtert Ihnen später die schnelle Durchsicht.

Farben können Sie unterschiedlich einsetzen. Sparsam eingesetzt bewähren sie sich als Markierung von Stichwörtern für den schnellen Blick. Das suchende Durchblättern erleichtern farblich gekennzeichnete Blattecken: z. B. eine orange Ecke für Seiten mit Ideen, eine grüne für wichtige Konzeptschnipsel, eine rote, wenn die Seite sehr wichtig ist. Auch hier gilt: Weniger ist mehr.

Achten Sie auf ein Format, das Sie immer problemlos mitführen können. Für mich hat sich DIN A5 bewährt. Es bietet genug Platz für Notizen, zur Not kann man über zwei Seiten zeichnen und es passt selbst in die kleine Tasche meines Netbooks.

Zusätzlich habe ich in den Lebenslagen, in denen ich ohne Tasche unterwegs bin, immer ein paar Post-Its dabei.
Post-Its? Wollten wir nicht gerade die abschaffen? Ja, deshalb klebe ich sie bei nächster Gelegenheit sofort auf eine neue Seite ins Buch. Das ist viel praktischer als das Übertragen aus anderen, kleinformatigeren Notizbüchlein und ich habe wieder alles gesammelt an einer Stelle.

Ein möglichst fester Einband ist Pflicht, nur damit bleibt das Super-Buch auch im Dauereinsatz ansehnlich.

Ebenso hilfreich ist ein Lesezeichen, als Band oder versetzbares Register, um das Buch mit einem Griff an der richtigen Stelle aufzuschlagen.

Wenn Sie das Super-Buch unterwegs einsetzen, dann werden Sie eine Einstecktasche vorne oder hinten zu schätzen wissen - ein idealer Sammelplatz für Flyer, lose Zettel und Visitenkarten.

Einige Tipps werden Ihnen das Arbeiten mit dem Super-Buch erleichtern:

• Das Motto ist Vollständigkeit vor Schönheit. Schreiben Sie Notizen in Stichpunkten auf, keine ausgefeilten Texte. Machen Sie schnelle Skizzen und Skribbles.

• Kennen Sie den Spruch "Wer Rechtschreibfehler findet, der darf sie behalten"? Kein guter Ansatz in der Kommunikation mit anderen, aber völlig unproblematisch in Ihrem Super-Buch. Wenn Schönschrift nicht Ihre Stärke ist, kein Problem. Wichtig ist nur, dass Sie persönlich das Geschriebene verstehen und lesen können.

• Kleben Sie innen auf den Deckel vier oder fünf selbstklebende Lesezeichen. So können Sie gezielt Seiten für den schnellen Zugriff markieren.

• Für den Fall der Fälle: Kleben Sie eine ihrer Visitenkarten auf die Innenseite des Deckels. So erleichtern Sie es Findern, Ihnen das Buch nach einem Verlust zurückzusenden.

Von Aufgaben bis hin zum Übertragen von Kontaktdaten, in Ihrem Super-Buch werden sich viele Dinge finden, die erledigt werden müssen. Es gilt, den Überblick zu behalten und nichts zu vergessen. Bewährt hat es sich, die Notizensammlung konsequent durchzusehen. Die Markierungen in der Randspalte helfen Ihnen dabei.

• Haken Sie erledigte Aufgaben ab, sobald Sie mit der jeweiligen Aufgabe fertig sind.

• Übertragen Sie Aufgaben in Ihre Hauptaufgabenliste und terminieren Sie diese dort. Kennzeichnen Sie die Aufgabe im Super-Buch entsprechend, z. B. mit dem Buchstaben "Ü".

• Streichen Sie Seiten, auf denen alle To-Dos getan bzw. übertragen sind, mit einem Strich von unten links nach oben rechts. Aber wirklich nur mit einem, dünnen, Strich, damit die Inhalte lesbar bleiben.

Wie immer im Zeitmanagement bewährt es sich, gleichartige Aufgaben zusammenzufassen. Das Übertragen der Inhalte des Super-Buchs ist so ein Fall. Die notwendige Regelmäßigkeit erreicht man am besten, indem man ein kleines Ritual für die Durchsicht etabliert. Vielleicht mit einer Tasse Kaffee im Konzentrationstief nach der Mittagspause? Oder als letzte Aktion vor dem Feierabend?

Mit Papier im Zeitalter von Smartphone, Tablet und Apps? Wenn Ihnen das zu anachronistisch erscheint, dann können Sie ein Superbuch natürlich auch digital führen. Was Sie dazu benötigen, ist ein Werkzeug, das Ihnen überall und auf jedem Ihrer Geräte zur Verfügung steht. Damit ist gewährleistet, dass Sie wirklich überall Notizen machen und auf sie zugreifen können. Ein enormer Vorteil in der Praxis: Auch Sprach- und Fotonotizen sind schnell gemacht und erhöhen die Flexibilität ungemein.

Ein solches Programm ist Evernote, welches in einer für normale Nutzung durchaus ausreichenden Version kostenlos ist. Es steht für Windows-Systeme und Apple genauso zur Verfügung wie für iPhone und iPad, Android (Smartphones und Tablets), Blackberry und Windows Phone 7. Für die gängigen Browser gibt es praktische Addons, mit denen schnell Notizen aus Webseiten angelegt werden können. Outlook-Nutzer erhalten mit der Windows-Version ein praktisches Addon, mit welchem E-Mails in die Notizen aufgenommen werden können. Und sind Sie mal an einem fremden Rechner, dann können Sie Ihre Notizen über eine komfortable Weboberfläche managen. In dieser Vielfalt ist Evernote einzigartig und enorm praktisch, da Sie in allen Fällen direkt mit Ihrem Notizenbestand arbeiten.

Evernote unter Windows

Evernote auf einem Android-Tablet

Organisieren können Sie Ihre Notizen über Schlagwörter/Tags. Meine Empfehlung: Nutzen Sie eher mehr Schlagwörter, Sie finden danach vieles einfacher. Da Ihnen Evernote beim Tippen bereits bestehende Tags anzeigt, ist die Gefahr von Mehrfachvergaben minimiert.

Um die Notizen zu finden, bei denen noch etwas getan werden muss, verwende ich ein Tag "_erledigen" (der Unterstrich dient dazu, dass dieses Tag ganz oben in der Liste einsortiert wird). Ist die Notiz erledigt, dann lösche ich dieses Tag und mache eine kurze Bemerkung in der Notiz. So haben Sie schnell alle offenen Punkte im Blick.

Ähnlich verfahren Sie mit allen anderen Markierungen. Über entsprechende Tags können Sie sich Ihre ganz persönliche Arbeitsorganisation aufbauen. Dann eignet sich Evernote sogar als kombinierte Notizen- und Aufgabenliste.

In diesem Beitrag haben Sie eine Menge Tipps und Anwendungshinweise für ein einfaches und effizientes Notizmanagement erhalten. Allerdings: Notizen sind etwas sehr individuelles. Einen Königsweg kann es also nicht geben. Experimentieren Sie mit Ihrem Super-Buch, finden Sie Ihren Weg. Sie werden feststellen, dass Ihr Zeitmanagement durch das optimierte Notizmanagement enorm gewinnt.