Slack macht Kollaboration schön einfach. Und was ist mit Sicherheit?

Mittlerweile fünf Millionen Menschen weltweit nutzen Slack, um im Team produktiv zu sein – und die meisten davon haben es einen ganzen Arbeitstag lang stets im Hintergrund laufen. Slack hat sich damit nicht nur gegen andere Gruppenchats und Kollaborationstools wie HipChat und Trello durchgesetzt, sondern auch gegen alle nur halb für diesen Zweck geeigneten Lösungen, die Teams zuvor eingesetzt haben: E-Mail und Mailinglisten, Google Hangouts und Skype oder private Facebook-Gruppen.

Unkomplizierte Online-Kollaboration ist vor allem für Teams mit Remote-Mitarbeitern und Home Office sowie für Projekte mit nicht immer vor Ort arbeitenden Freelancern missionskritisch. Aber auch traditionelle Vor-Ort-Teams können vom verbesserten Kommunikationsfluss mithilfe eines solchen Tools profitieren.

• Einfache Bedienung: Keine Installation von Software nötig – und wie man mit dem Chatraum von Slack umgeht, wissen nicht nur Digital Natives intuitiv.

• Für mehr Komfort am Desktop sowie mobile Nutzung gibt es Apps für MacOS und Windows sowie Android und iOS.

• Freundliche und einladende Atmosphäre der Benutzeroberfläche: Von den Glückskeks-Weisheiten, die beim Laden angezeigt werden, bis hin zum niedlichen SlackBot, der Fragen zur Bedienung beantwortet und private Notizen speichert.

• Niedrige Schwelle zum Einstieg: Slack ist zunächst kostenlos und bleibt es für Teams mit geringen Ansprüchen an Speicherplatz und Integration anderer Apps auch.

• Einbindung weiterer nützlicher Dienste und Apps: E-Mail, Google Drive, GitHub, Dropbox, Wunderlist, PayPal, Twitter, Trello und viele mehr können in Slack integriert werden. Slack konkurriert somit nicht länger mit diesen Diensten, sondern macht sich ihre Fähigkeiten zunutze.

Dazu ein bisschen Hintergrund: Praktisch jeder Dienst und jede App brüstet sich damit, sicher und datenschutzfreundlich zu sein und die Daten seiner Nutzer zu verschlüsseln. Der Haken: Bei jeder verschlüsselten Kommunikation oder Datenübertragung liegen die Inhalte an bestimmten Stellen unverschlüsselt vor – außer bei der sogenannten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Nur bei dieser ist gewährleistet, dass der Klartext einer Nachricht nur beim Absender und dann wieder beim Empfänger lesbar ist, und dazwischen von niemandem – also auch nicht dem Diensteanbieter – eingesehen werden kann. Wesentlicher Nachteil dabei: Eine Suchfunktion ist nur sehr umständlich zu implementieren und zu nutzen. Bei Gruppenchats kommt noch hinzu, dass hier die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung technisch schwieriger umzusetzen ist als bei Eins-zu-eins-Konversationen.

Slack unterliegt als US-Unternehmen außerdem dem Patriot Act. Die amerikanischen Bundesbehörden können sich also jederzeit die Kommunikation offenlegen lassen, auch ohne richterlichen Beschluss. Auch das Privacy-Shield-Abkommen zwischen USA und EU, dem auch Slack beigetreten ist, ändert daran nichts. Das ist vor allem deshalb bedenklich, weil die NSA auch „technologische Trends verfolgen“ will, im Klartext also Wirtschaftsspionage betreibt.

Wenn Sie Slack also nutzen, um vertrauliche Informationen wie Kundendaten und Passwörter, Bankverbindungen oder Entwürfe hin- und herzuschicken oder wenn Sie beispielsweise als Anwalt oder Steuerberater Unterlagen Ihrer Klienten online teilen möchten, dann lohnt es sich, einen Blick auf die sicheren Alternativen zu werfen.

Diverse Konkurrenten zu Slack haben das erkannt und werben mit besserem Datenschutz sowie Speicherung der Daten auf deutschen Servern.

Ein Vergleich der Slack-Alternativen zeigt: Viele Lösungen werben mit sicherer und benutzerfreundlicher Kollaboration im Team, aber nur wenige haben überhaupt schon das Beta-Stadium hinter sich gebracht. Unter den Applikationen, die noch nicht auf dem Markt sind, ist auch Cyphor: eine Extension, die Slack selbst mit einer Verschlüsselungsschicht versehen soll.

Eine sicherlich ernst zu nehmende Lösung für die verschlüsselte Teamkommunikation ist Semaphor von SpiderOak. Zur Nutzung muss allerdings eine Software installiert werden – diese gibt es sowohl für Desktop-Computer als auch mobile Clients. Dass die Lösung auf US-Servern gehostet wird, sollte in Sachen Vertraulichkeit trotz Patriot Act kein Problem darstellen, da die Inhalte Ende-zu-Ende-verschlüsselt sind. Wenn keine Hintertür eingebaut ist, sind die Kommunikationsinhalte der Nutzer somit auch für SpiderOak nicht lesbar und können nicht weitergegeben werden. Die Benutzeroberfläche von SpiderOak ist allerdings im Vergleich zu Slack wenig freundlich, und die Funktionen beschränken sich tatsächlich auf das, was auf der Website von SpiderOak angekündigt wird: Sicherer Chat und Filesharing. Pluspunkt: In der Basisversion ist die Nutzung von Semaphor kostenlos. Allerdings werden Chats und Dateien hier nur 30 Tage lang gespeichert.

Eine in Deutschland entwickelte Alternative ist der Teamchat Sid, der jedoch auch einen im Vergleich zu Slack reduzierten Funktionsumfang hat und zudem bisher erst im Betastadium ist.

Wie für Semaphor muss auch für die deutsche Software Teamwire zunächst ein Programm installiert werden. Im relativ komplizierten Anmeldeprozess – der in unserem Test fehlschlug – muss zunächst eine Telefonnummer angegeben und die daraufhin empfangene PIN eingegeben werden. Hier ist also schon der Einstieg deutlich weniger benutzerfreundlich als bei Slack.

Shalomi ist eine weitere deutsche Lösung, die allerdings erst im Beta-Stadium ist. Zur Anmeldung werden Name und E-Mail-Adresse abgefragt. Daraufhin erscheint eine Meldung, dass aufgrund vieler Anmeldungen die Freischaltung zurzeit etwas länger dauere. Wir haben Shalomi zwei Wochen Zeit gegeben, aber eine Freischaltung ist nicht erfolgt.

So weit, so unbefriedigend. Zwei Lösungen für verschlüsselte Teamkollaboration sind für uns dann aber doch in die nähere Wahl gekommen: Stackfield (kostenpflichtig) und Riot (kostenlos). Für beide werden wir Ihnen im Folgenden kurz Einstieg und wichtigste Funktionen erläutern.

Einen guten Eindruck, was Funktionsumfang und Benutzeroberfläche betrifft, macht Stackfield. Die Software eines Münchner Startups, das seit 2012 existiert, hat wie Slack ein Webinterface und erfordert somit keine Installation zusätzlicher Software wie manch andere Lösung. Eine mobile App gibt es noch nicht. Allerdings verfügt es über einige einfache Projektmanagement-Tools, die die Arbeit im Team doch sehr erleichtern und die man bei Slack vergeblich findet. Der Haken an der Geschichte: Sie ist auch für kleine Teams kostenpflichtig.

In Stackfield ist die grundlegende Einheit die Organisation. Die Aktivitäten einer Organisation in Stackfield finden in sogenannten Datenräumen statt – vergleichbar mit den Kanälen in Slack. Sie können für Ihre Organisation beliebig viele Räume anlegen, die Sie der Übersichtlichkeit halber auch in übergreifenden Raumgruppen zusammenfassen können.

In Stackfield können Sie beim Einrichten eines Raums entscheiden, ob Sie ihn unverschlüsselt – wie bei Slack – oder doch mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung anlegen. Vorteil der verschlüsselten Räume: Auch der Dienstanbieter selbst, hier Stackfield, hat keinen Zugriff auf die Inhalte. Nachteil: Verschlüsselte Räume können Sie nicht durchsuchen. Natürlich können Sie aber verschlüsselte und auch unverschlüsselte Räume parallel verwenden: beispielsweise einen verschlüsselten Raum, in dem Gespräche über sensible Kundendaten geführt werden, und einen unverschlüsselten Raum, in dem die Pizzabestellung für die Mittagspause gesammelt wird.

Gäste einer Organisation können einander nicht sehen. Und: Sowohl verschlüsselte als auch unverschlüsselte Räume sind nur für die dem Raum hinzugefügten Benutzer sichtbar. Das bedeutet, dass Sie auch Kunden zu Ihrer Organisation hinzufügen können, ohne dass der Datenschutz gefährdet wird, indem sie einander sehen können.

Ein Steuerberater kann somit beispielsweise für jeden seiner Klienten einen eigenen verschlüsselten Raum anlegen, in den er die Bilanzen des Kunden hochlädt und diese mit ihm im verschlüsselten Chat diskutiert. Diese vertraulichen Schriftstücke und Inhalte sind durch die Verschlüsselung wesentlich besser geschützt als im konventionellen E-Mail-Verkehr. Zudem kann keiner der Klienten die Räume der anderen Klienten sehen (geschweige denn einsehen) und er sieht auch nicht die Namen der anderen.

Wenn Sie einen verschlüsselten Raum anlegen, werden auch dessen Dateianhänge mit verschlüsselt. Auch hier gilt dann die Einschränkung, dass keine Suche in verschlüsselten Inhalten möglich ist. Dateianhänge werden aktuell übrigens auch unverschlüsselt nicht durchsucht.

Wichtig, wenn Sie mit (oder als) Freelancer(n) arbeiten, mit Ihrem Rechtsanwalt oder Steuerberater sicher kommunizieren oder Ihren Kunden Zugriff auf einige Inhalte geben wollen: Stackfield verfügt über zwei Arten des Rechtemanagements. Rechte innerhalb der Organisation (Benutzerrollen) und Rechte innerhalb eines Raums können feingranular eingestellt werden.

Innerhalb der Organisation wird unterschieden zwischen Admins, Mitgliedern und Gästen. Per Standardeinstellung sind die Benutzerverwaltung einer Organisation sowie die Bearbeitung der Einstellungen der Organisation Admins vorbehalten. Alle anderen Aktivitäten innerhalb einer Organisation dürfen auch Mitglieder ausführen, während Gäste lediglich in den Räumen arbeiten dürfen.

Von Gästen noch einmal zu unterscheiden sind externe Personen, die gar nicht zur Organisation gehören. Diese haben keinen Zugriff auf die Stackfield-Inhalte – Sie können aber in den Einstellungen definieren, dass Externe über anstehende Termine der Organisation per E-Mail informiert werden.

Rechtevergabe für die Nutzerrollen. Diese Voreinstellungen können Sie in den Organisationseinstellungen modifizieren.

(Verschlüsselte) Direktnachrichten

Mit anderen Mitgliedern Ihrer Organisation können Sie per Direktnachrichten kommunizieren. An eine solche Direktnachricht können Sie Dateien anhängen, sowohl als Upload von Ihrem eigenen Rechner als auch aus Google Drive, OneDrive oder Box (mehr zu diesen Integrationen siehe unten). Anders als bei der Erstellung eines Raums können Sie beim Versenden von Direktnachrichten nicht fallweise entscheiden, ob Sie verschlüsseln wollen oder nicht – Sie können lediglich in den Organisationseinstellungen global auswählen, ob Direktnachrichten immer verschlüsselt oder immer unverschlüsselt versendet werden sollen.

Während in Slack praktisch jede erdenkliche App integriert werden kann, haben Sie in Stackfield nur eine sehr begrenzte Auswahl an Integrationen: Die Apps und Dienste Dropbox, OneDrive, Google Drive und Box spielen mit Stackfield zusammen.

Dafür bringt Stackfield jedoch eine Reihe von nativen Modulen mit – anders als Slack, das ohne Integrationen nicht einmal einen Kalender oder eine To-do-Liste hat. In den Organisationseinstellungen kann ausgewählt werden, ob alle Module aktiviert sein sollen oder einzelne davon nicht benötigt werden.

Das Modul „Kommunikation“ entspricht der Kernfunktion von Slack: Dem Chat innerhalb der Räume.

Ein Chat kann mitunter undurchsichtig werden. Ein Problem, mit dem übrigens auch Slack kämpft – die Unübersichtlichkeit, die aus dem Durcheinanderreden vieler Teammitglieder in einem Kanal resultiert. Bei Slack hat man kürzlich Threads eingeführt, um diesem Problem zu begegnen: Von jeder Nachricht im Kanal ausgehend kann man einen Thread eröffnen, der im Kanal minimiert dargestellt wird. So wird verhindert, dass andere Teammitglieder durch endlose Seitendiskussionen abgelenkt werden.

Auch die Stackfield-Leute sind sich dieser Gefahr bewusst und begegnen ihr mit sogenannten Diskussionen: Dies sind Konversationen innerhalb eines Raums, die in der normalen Raumdarstellung verkürzt angezeigt werden. Der Standard-Zustand einer Diskussion ist offen – wenn also der Gegenstand der Diskussion noch nicht geklärt ist. Wenn eine Entscheidung auf später verschoben werden soll, kann die Diskussion den Status zurückgestellt bekommen. Ist die Angelegenheit gelöst, kann die Diskussion geschlossen werden.

Diskussionen können zudem komplett gelöscht oder archiviert werden.

Aufgaben können, vergleichbar mit Tickets aus webbasierten Projektmanagement-Lösungen wie Redmine & Co., verschiedene Zustände haben, die Sie je nach Bearbeitungsstatus der Aufgabe anpassen können.

Sie können Aufgaben einzelnen Benutzern zuordnen und Fälligkeiten nicht nur einmalig, sondern auch wiederkehrend definieren. Dies ist zum Beispiel nützlich für wöchentliche Sitzungen, Erinnerungen an Rechnungsversand, Ablage organisieren.

In Verbindung mit konkreten Aufgaben bietet Stackfield auch eine Zeiterfassung (Weckersymbol neben der Checkbox).

Neben der für die Aufgabe verwendeten Zeit können Sie auch eine Beschreibung der Tätigkeit speichern. Sobald Sie einen ersten Eintrag angelegt haben, haben Sie auch die Möglichkeit, die Gesamtdauer der Aufgabe zu schätzen, sodass ein Statusbalken anzeigt, welcher Anteil schon erledigt ist:

Die hier verbuchten Zeiten werden später in einem Report zusammengefasst. Über Schaltflächen können Sie die noch ausstehenden Aufgaben anzeigen, filtern und in verschiedene Formate (PDF, CSV, Excel) exportieren. Sie können somit einen ersten Eindruck von der Effektivität im Team gewinnen, ohne aufwendige Projektmanagement-Software einsetzen zu müssen.

Nützlich für Entwickler und auch bekannt aus Slack: Wenn das Snippets-Modul aktiviert ist, können Sie im Nachrichtenfenster unten in jedem Raum auswählen, dass Sie ein Snippet einfügen möchten.

Stackfield bietet innerhalb des Snippets eine begrenzte Zahl an Hervorhebungen an – für HTML, CSS, Python, Ruby und einige weitere Sprachen.

Im Raum eingebettet werden Snippets mit Zeilennummerierung und Angabe der Sprache dargestellt:

Ähnlich wie Diskussionen können auch Snippets separat vom allgemeinen Gespräch im Raum kommentiert werden. Wenn so viele Kommentare abgegeben wurden, dass die Ansicht zu viel Platz einnimmt, wird sie wie bei der Diskussion auch abgekürzt.

In Stackfield lassen sich auch einfache Textdokumente anlegen und innerhalb von Stackfield speichern. Ähnlich wie einer Aufgabe können Sie auch einem Dokument einen bestimmten Status zuweisen: Zurückgestellt, In Bearbeitung (voreingestellt), Zur Abnahme und Final.

Wenn Sie ein Dokument erstellen oder ändern, wird dies automatisch im Raum gepostet.

Der Haken: Das innerhalb von Stackfield erstellte Dokument können Sie nicht exportieren, beispielsweise als Textdatei oder PDF, sondern zum jetzigen Zeitpunkt nur drucken. Nach Herstellerangaben wird an einer Exportfunktion gearbeitet (Stand Ende März 2017).

Wie weiter oben im Abschnitt über Direktnachrichten schon einmal erwähnt, können Sie außerdem Dateien von Ihrem eigenen Rechner hochladen oder über eine der Integrationen – Google Drive, OneDrive oder Box – einfügen. In verschlüsselten Räumen sind auch erstellte Dokumente und hochgeladene Dateien verschlüsselt.

Im Support-Raum können Sie das Stackfield-Team direkt anchatten. Der Support ist nicht an einen fremden Dienstleister ausgelagert, und die Antworten, die wir bisher im Test von Stackfield erhalten haben, hatten Hand und Fuß. Nachteil dabei: Der Support-Chat steht nicht 24/7 zur Verfügung, aber mindestens täglich von 10 bis 19 Uhr, gelegentlich auch darüber hinaus.

Weiteren Support gibt es auf den Hilfeseiten (http://de.stackfield.help/).

Der Platzhirsch Slack ist wohl nicht zuletzt dadurch enorm gewachsen, dass kleine Teams eine kostenfreie, voll funktionsfähige Basisversion (Free) nutzen können. Für die nächsthöhere Version Standard werden 8 USD (7,40 EUR) pro Nutzer pro Monat fällig – hier gibt es 10 GB Speicherplatz pro Nutzer, unlimitierte Suche und unlimitierte Anzahl von Integrationen. Für Plus – mit unter anderem noch mehr Speicherplatz von 20 GB pro Nutzer, garantierter Uptime und garantierten Supportzeiten – sind 15 USD (13,80 EUR) pro Monat pro Nutzer bei monatlicher Zahlung fällig. Bei jährlicher Zahlung werden ca. 15 % Rabatt gewährt. Bei Stackfield dagegen gibt es keine kostenfreie Version, sondern nur eine 14-tägige kostenlose Testphase. Im Gegensatz zu Slack beziehen sich die Speicherplatz-Angaben hier auf die ganze Organisation, nicht auf einen Nutzer. Konkret kostet Stackfield (bei monatlicher Zahlung) 28,80 EUR für bis zu 10 User (Starter) mit 10 GB Speicherplatz, 58,80 EUR für bis zu 30 User (Business) mit 20 GB Speicherplatz sowie 118,80 EUR für bis zu 100 User (Team) mit 50 GB Speicherplatz.

Fazit: Wenn die in einem Plan eingeschlossene Nutzerzahl möglichst ausgeschöpft werden, sind die Pläne von Stackfield preiswerter als die kostenpflichtigen Pläne von Slack – enthalten aber deutlich weniger Speicherplatz. Wen diese Einschränkung nicht stört, der kann mit Stackfield auf ein durchdachtes und nutzerfreundliches Kollaborationstool zurückgreifen, das die lange überfällige sichere Kommunikation zwischen Teammitgliedern ermöglicht.

Das von britischen Entwicklern bereitgestellte Tool Riot (engl.: Aufstand) verfolgt einen radikal anderen Ansatz als das sehr verbindliche Stackfield: Riot ist kostenlos, sodass Sie auf die Angabe persönlicher Daten zu Zahlungs- oder anderen Zwecken komplett verzichten können. Zudem ist Riot so einfach zu testen wie keine andere Lösung, die wir kennen: Besuchen Sie einfach den Link https://riot.im/app/#. Sie können als Gastnutzer sofort einen der Kanäle betreten und anfangen, in einem der öffentlich zugänglichen Räume zu chatten, beispielsweise im offiziellen Matrix-Raum. Matrix ist das Kommunikationsnetzwerk, auf dem die App Riot läuft. Zurzeit gibt es nur eine englischsprachige Benutzeroberfläche.

Die Themen der öffentlichen Räume sind recht IT-lastig und größtenteils in der Hackerkultur verwurzelt.

Sie müssen natürlich keine der öffentlichen Räume nutzen, sondern können eigene anlegen. Sie entscheiden selbst, ob diese Räume dann öffentlich zugänglich sind – im Kontext eines Teamchats werden Sie wahrscheinlich bevorzugen, sie nur für eingeladene Personen zugänglich zu machen. Wenn Sie einen eigenen Raum eröffnen, benötigen Sie dazu einen Benutzernamen mit Passwort. Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist auch bei diesem Schritt nicht notwendig, jedoch empfehlenswert, da Ihr Benutzerkonto ansonsten verloren ist, wenn Sie das Passwort vergessen.

Als registrierter Benutzer können Sie die Räume verwalten, in denen Sie Mitglied sind. Da Riot eher als Tool zur Echtzeitkommunikation als zur zeitversetzten Kommunikation konzipiert ist, gibt es Möglichkeiten, um die potenzielle Flut von Benachrichtigungen aus verschiedenen Räumen übersichtlicher zu machen: Es können – zusätzlich zu normalen Räumen – sogenannte Favoritenräume und andererseits Räume mit niedriger Priorität definiert werden. Für jede dieser Raumklassen können Sie separat einstellen, über welche Aktivitäten Sie benachrichtigt werden möchten.

Riot verfügt über einen standardmäßig verschlüsselten Gruppenchat und ermöglicht Direktnachrichten und das Teilen von Dateien. Außerdem bietet es sogar Voice- und Videoanrufe, auch als Konferenz. In der rechten Seitenleiste können Sie zwischen der Anzeige der Raumteilnehmer, der Anzeige hochgeladener Dateien und der Anzeige von Benachrichtigungen hin- und herschalten. Über jede hochgeladene Datei wird zudem eine Benachrichtigung in den Raum gepostet. Hochgeladene Bilder werden als solche dargestellt.

Riot kann also als leichtgewichtige Lösung für Chat, Telefon- und Videokonferenzen innerhalb eines Teams dienen und ermöglicht den sicheren Austausch hochgeladener Dateien.

Wenn Sie eine vollwertige verschlüsselte Alternative zu Slack suchen und bereit sind, dafür zu zahlen, fahren Sie mit Stackfield vermutlich am besten. Wenn Sie eine leichtgewichtige Lösung suchen und auf Projektmanagement-Features verzichten können, dafür aber vielleicht die Videokonferenz nutzen wollen, oder wenn Sie Neigung und Talent zum Basteln haben, dann ist das kostenlose Riot die richtige Wahl.

Eine kostenlose und ausgereifte Entsprechung zu Slack, die auch in der Benutzeroberfläche ähnlich ist, scheint es zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht zu geben. Man sollte allerdings die Entwicklung von Cyphor im Blick behalten, einer Slack-Ergänzung, die in Zukunft die verschlüsselte Nutzung von Slack möglich machen will.