Mit Protokollen punkten

Protokolle schreiben - das hört sich zunächst recht dröge an. Doch diese Aufgabe eröffnet die Chance, die eigenen fachlichen und sozialen Kompetenzen zu zeigen und sich neue Perspektiven und Möglichkeiten im Berufsleben zu öffnen. Der Beitrag zeigt, wie Sie aus dem Schreiben von Protokollen Sinn und Nutzen für sich ziehen und gibt Tipps fürs Verfassen von Protokollen, die auch gelesen werden.

Betrachten Sie Protokolle schreiben nicht als etwas, das „halt jemand machen muss“, sondern ziehen Sie aus dieser Aufgabe Nutzen und Vorteile für sich:

• Vorteil 1: Informationen gewinnen

  Wenn Sie regelmäßig Protokolle schreiben, sind Sie immer gut informiert über die Vorgänge in der Abteilung, dem Verein, dem Projekt und lernen, wie andere ticken und welche ungeschriebenen Gesetze gelten. Das hilft Ihnen, sich auch in schwierigen Situationen sicher in diesem Umfeld zu bewegen und angemessen zu reagieren.

  Als Protokollant sind Sie nach dem Moderator der wichtigste Teilnehmer in einer Besprechung oder einer Konferenz. Bei Ihnen laufen schließlich die Informationen zusammen und Sie stellen sicher, dass jeder alle wichtigen Informationen enthält. Und deshalb haben Sie das Recht, diese auch einzufordern.

• Vorteil 2: Fachliche Kompetenz zeigen und erweitern

  Sie besitzen hohe Fachkompetenz, sind aber nicht der Typ, der das gerne raushängen lässt? Dann zeigen Sie in Ihren Protokollen, dass Sie viel von einem Thema verstehen und es klar und umfassend beschreiben und auf den Punkt bringen können. Fachkenntnisse sind gerade bei komplizierten Sachverhalten erforderlich, denn sonst könnten Sie sie gar nicht protokollieren.

  Ganz nebenbei erweitern Sie als Protokollant zudem Ihre Sachkenntnis und Ihr Hintergrundwissen und entwickeln sich zum gefragten Experten.

• Vorteil 3: Soziale Kompetenz zeigen

  Wenn Sie eine so ungeliebte Aufgabe wie das Protokoll freiwillig übernehmen, zeigen Sie schon ein gewisses Maß an sozialer Kompetenz.

  Zeigen Sie diese auch bei strittigen Punkten, indem Sie eine Vermittlerfunktion einnehmen und Lösungsvorschläge unterbreiten – während der Sitzung oder bei der Niederschrift. Binden Sie alle Beteiligten in die Formulierung mit ein und zeigen Sie, dass eine Lösung gefunden werden soll, die allen gerecht wird.

  Das gilt auch für die Dinge, die Sie selbst betreffen. Wird in einer Besprechung zum Beispiel ein Projekt kritisiert, an dem Sie beteiligt waren, oder es werden Sparmaßnahmen beschlossen, von denen Sie auch betroffen sind, dann haben Sie dazu wahrscheinlich eine ganz andere Meinung. Die sollten Sie beim Protokollieren aber nicht zeigen. Sie müssen objektiv bleiben und das Protokoll neutral formulieren – auch wenn Sie direkt betroffen sind oder eine andere Meinung haben.

  Darin zeigt sich übrigens auch Professionalität: Wer selbst von negativen Entwicklungen oder Entscheidungen betroffen ist und trotzdem objektiv und neutral bleibt, handelt professionell. Das Protokoll ist dafür ein guter Beweis. Damit können Sie punkten.

• Vorteil 4: Aktiv werden und Verantwortung übernehmen

  Protokolle schreiben ist eine verantwortungsvolle Aufgabe, die man nicht mal eben so nebenbei erledigt. Wer sie übernimmt, übernimmt auch Verantwortung und zeigt Engagement.

  Wenn Sie aktiv werden und sich freiwillig fürs Protokoll melden, hinterlassen Sie bei anderen einen guten Eindruck und werden positiv wahrgenommen. Wer ist nicht dankbar, wenn ihm diese Aufgabe erspart bleibt? Und wer freut sich nicht darüber, wenn andere Verantwortung für nicht so beliebte Aufgaben übernehmen?

  Auch während der Sitzung, der Besprechung können Sie Verantwortung zeigen. Nach dem Moderator bzw. Sitzungsleiter sind Sie der wichtigste Teilnehmer. Wenn Sie merken, dass die Teilnehmer von der Tagesordnung abkommen oder durcheinander sprechen, schalten Sie sich ein: Weisen Sie darauf hin, welcher Tagesordnungspunkt oder welches Thema gerade an der Reihe ist, fragen Sie, wer was dazu sagen möchte und bitten Sie darum, dass die Teilnehmer nacheinander, nicht durcheinander sprechen, damit Sie alles korrekt protokollieren können.

  Falls Sie Sorge haben, der Moderator oder Sitzungsleiter fühlt sich dadurch übergangen oder bloßgestellt: Wenn Sie höflich, aber bestimmt moderierend eingreifen und sich aufs Protokoll beziehen, hat jeder Verständnis dafür. Und da sehr viele Teilnehmer unter uneffektiven Besprechungen leiden, wird man es Ihnen danken, wenn Sie Verantwortung für einen geregelten Ablauf übernehmen.

• Vorteil 5: Kontakte knüpfen, pflegen und vertiefen

  Als Protokollant sollten Sie alle Teilnehmer der Sitzung mit Namen und Funktion kennen. Sind Ihnen unbekannte Teilnehmer dabei, machen Sie sich kurz vor der Sitzung mit Ihnen bekannt. Nutzen Sie diese Gelegenheit, auf andere zuzugehen, mit anderen in Kontakt zu kommen und sich vorzustellen. Dann wissen auch alle Teilnehmer, wer Sie sind.

  Nutzen Sie diesen Vorteil, um neue Kontakte zu gewinnen und bestehende Kontakte zu pflegen und zu vertiefen. So bringen Sie sich ins Gespräch und so bleiben Sie im Gespräch. Auch, wenn neue und interessante Aufgaben zu verteilen sind.

• Vorteil 6: Gestaltungsspielräume nutzen

  Bei aller Neutralität und Objektivität, zu der Sie als Protokollant verpflichtet sind: Es bieten sich noch genügend Gestaltungsspielräume, die Sie nutzen können. Indem Sie zum Beispiel die diskutierten Themen gewichten. Einen Punkt, der Ihnen wichtig erscheint, können Sie mehr Raum geben als einem Punkt, den sie als weniger wichtig erachten.

  Wenn Sie frei sind von Vorgaben, bleibt die Länge des Protokolls Ihnen überlassen. Entscheiden Sie, wie Sie die Leser informieren: kurz und knackig oder ausführlich mit Hintergrundinformationen.

  Doch bedenken Sie dabei immer: Ein Protokoll muss wahr sein, unmissverständlich und neutral. Das ist trotz Gestaltungsspielraum der Rahmen, in dem Sie sich bewegen.

• Vorteil 7: Standards setzen

  Viele Protokollanten wollen das Protokoll einfach vom Tisch haben und machen sich um Gestaltung und Lesbarkeit keine Gedanken.

  Hier bietet sich Ihnen die Gelegenheit, Standards zu setzen: Wenn Sie frei von Vorgaben sind, machen Sie sich einmal die Mühe und erstellen Sie eine Vorlage für Protokolle Ihres Projekts, Ihres Vereins, der Abteilung. Das erleichtert Ihnen und anderen Protokollanten die Arbeit ganz erheblich und sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild nach innen und außen.

  Der Wiedererkennungswert der Protokolle steigt dadurch und regelmäßige Leser wissen nach einiger Zeit, wo Sie das Wichtige finden und worauf Sie besonders achten müssen. Und sind natürlich eher bereit, das Protokoll im Ganzen zu lesen.

• Vorteil 8: Text- und Sprachkompetenz ausbauen

  Wenn Sie ein textaffiner Mensch sind und selbst gerne schreiben, können Sie Protokolle als Spielfeld nutzen, um sich auf diesem Gebiet zu profilieren. Gerade sachliche Texte wie Protokolle eignen sich gut dazu, die Regeln für gutes Texten zu üben und umzusetzen.

  Nutzen Sie den Handlungsspielraum, der sich Ihnen hier bietet und schaffen Sie sich ein neues Betätigungsfeld als Textspezialist. Wenn Sie gute Protokolle liefern, warum sollten Sie nicht auch gute Präsentationen oder Pressemitteilungen verfassen können? Ihre Kollegen werden es Ihnen danken, wenn die Texte eines Vereins, einer Abteilung „aus einem Guss“ sind.

Die Vorteile klingen gut, aber die Arbeit, die ein Protokoll mit sich bringt, schreckt Sie noch immer ab? Mit den folgenden Tipps bewältigen Sie die Protokollaufgaben ganz einfach.

• Informationen besorgen

  Informieren Sie sich vor der Sitzung, dem Jour-fixe über die Tagesordnung oder über die Themen, die besprochen werden. Auch die Teilnehmer und Ihre Funktionen und Aufgaben sollten Sie kennen. Gehen Sie nie unvorbereitet in eine Besprechung, die Sie protokollieren wollen.

• Hintergrundwissen aneignen

  Wenn Sie mit den Themen vertraut sind, über die gesprochen wird, ist das prima. Wenn Ihnen zum einen oder anderen Punkt noch Kenntnisse fehlen, eignen Sie sich diese an. Ältere Protokolle oder fachspezifische Informationen können Ihnen dazu nützlich sein. Kenntnisse und Fachwissen unterstreichen Ihre Kompetenz und Ihr Engagement und erleichtern Ihnen das Verfassen des Protokolls.

• Zielgruppe kennen

  Sie kennen die Teilnehmer der Besprechung, der Sitzung, die Sie protokollieren. Sind das auch die Leser Ihres Protokolls oder geht der Leserkreis darüber hinaus? Wenn Letzeres der Fall ist, sollte das Protokoll ausführlicher sein.

  Wenn Sie Ihre Zielgruppe kennen, fällt es Ihnen sehr viel leichter, für sie zu schreiben.

• Stift oder Tastatur?

  Ob Sie ganz klassisch auf Papier mitschreiben, stenografieren oder Notebook oder Tablet nutzen, bleibt Ihnen überlassen. Allerdings sollten Sie das Mittel wählen, mit dem Sie am besten zurechtkommen. Wenn Sie Ihre handschriftlichen Notizen nach der Sitzung nicht mehr entziffern können, haben Sie ein Problem. Und auch, wenn Sie am Notebook sitzen, die Buchstaben auf der Tastatur aber erst mühsam suchen müssen.

Sie haben sich Mühe gegeben beim Verfassen des Protokolls. Jetzt wollen Sie, dass es auch gelesen wird. Hier ein paar Tricks, wie Sie es dem Leser so einfach wie möglich machen.