So richten Sie Ihr Online-Pressezentrum ein

Auch Journalisten nutzen Online-Medien intensiv für ihre Arbeit. Ein gut gepflegtes Online-Pressezentrum kann auf einer Unternehmenwebsite für Journalisten und Medienleute der erste entscheidende Kontakt sein. Diese Feststellung klingt banal. Umso erstaunlicher, dass viele Unternehmen ihren Webauftritt nicht besser für Ihre PR-Arbeit nutzen.

Informationen aus dem Internet sind jederzeit zugänglich - ganz unabhängig von Geschäfts- und Sprechzeiten und der Anwesenheit von Ansprechpartnern. Kommunikationshemmnisse wie Hinterhertelefonieren und langsame Postwege entfallen.

Schon deshalb nutzen selbstverständlich auch Journalisten Online-Medien intensiv für ihre Arbeit. Ein gut gepflegtes Online-Pressezentrum auf einer Unternehmens-Website kann für Journalisten und Medienleute der erste entscheidende Kontakt sein. Umgekehrt ist ein fehlendes, unergiebiges oder verwirrendes Online-Pressezentrum eine große Barriere auf Ihrem Weg in die Presse.

Diese Feststellung klingt banal. Umso erstaunlicher, dass viele Unternehmen ihren Webauftritt nicht besser für Ihre PR-Arbeit nutzen.

Häufig genannte typische Kritikpunkte sind:

• Wichtige Informationen über das Unternehmen fehlen oder sind zu schwer auffindbar.

• Texte und Bilder werden in ungeeigneten Dateiformaten angeboten, die eine langwierige Nachbearbeitung erfordern oder schlicht web-untauglich sind.

• Aktualität ist nicht gewährleistet.

• Die technische Realisierung ist wenig nutzerfreundlich, bspw. ist die Navigation unklar.

Größere Unternehmen investieren oft viel in gut aufbereitete Presse-Informationen auf ihren Webseiten. Doch auch kleine und mittlere Unternehmen können mit wenig Aufwand ein journalistenfreundliches, gut gepflegtes Online-Pressezentrum in die Medienkommunikation einbinden - und davon profitieren.

Die Website reicht als Informationsquelle natürlich selten aus. Spezielle Fragen müssen im Gespräch geklärt werden. Daher ist die wichtigste Information für die Presse ein konkreter Ansprechpartner - inklusive Fax- und Telefonnummer, Mail- und Postadresse. Größere Unternehmen können auch mehrere, auf unterschiedliche Themenfelder spezialisierte, Kontakte nennen. Dabei können verschiedene Kleinigkeiten dazu führen, die Hürden entscheidend zu senken:

• Personalisieren Sie die Angaben ruhig mit Foto(s) der Kontaktperson(en).

• Telefondurchwahlen sind einladender als die Nummer der Telefonzentrale (Durchwahl -0), die eher Warteschleifenmusik erwarten lässt als eine schnelle Auskunft.

• Mailadressen sollten möglichst Klarnamen enthalten (gabi.mustermann@firma.de). Sammeladressen wie kontakt@firma.de oder info@firma.de wirken weniger einladend. Spezielle Sammel-Mailadressen wie presse@firma.de können allerdings zusätzlich angeboten werden.

Der Pressekontakt muss nicht selbst alles über das Unternehmen wissen, aber er sollte Anfragen an kompetente Kollegen weitervermitteln können. Wichtig sind in jedem Fall Verbindlichkeit und schnelle Reaktion. Eine erst mit drei Tagen Verspätung eintrudelnde Antwort auf eine E-Mail-Anfrage stößt mit Sicherheit nur noch auf geringes Interesse. Umgekehrt können Sie mit verbindlichen und ausführlichen Antworten gute, vielleicht sogar persönliche Kontakte zur Presse herstellen.

Ein Online-Pressezentrum stellt für recherchierende Journalisten oft den ersten näheren Kontakt mit einem Unternehmen dar. Die hier präsentierten Informationen müssen geeignet sein, um sich schnell einen Überblick zu verschaffen.

Wichtige Infos sind:

• Neue und archivierte Pressemitteilungen.

• Informationen zu Organisationsstruktur, Mitarbeiterzahl, Standorten und zur Geschichte des Unternehmens.

• Personalien der Geschäftsführung.

• Zahlen zur Geschäftsentwicklung, soweit sie ohnehin veröffentlicht werden (Geschäftsbericht u.ä.) oder Ihre Veröffentlichung sinnvoll ist. Solche Angaben werden oft unter Menüpunkten wie Investor Relations versteckt, sind aber auch für Pressevertreter von Interesse!

• Produkt-Informationen sind ebenfalls wichtig.

• Wenn Sie von Projekten und Engagements berichten können, tun Sie es auch.

• Wenn es sich anbietet, kann auch eine Terminvorschau (Messen, Events, Vorträge) angeboten werden. Solche Veranstaltungen sind eine gute Gelegenheit, um Pressekontakte zu knüpfen!

• Auf das bisherige Presseecho können Sie mit Links verweisen. Alternative: Sie bieten bereits erschienene Artikel als PDF-Dateien zum Herunterladen an. (Sie sollten vorher aber eine Genehmigung von den Inhabern der Rechte einholen.)

Wichtiges und Aktuelles muss auf einen Blick von Hintergrundinformationen zu unterscheiden sein. Und ganz wichtig: Halten Sie Ihr Online-Pressezentrum auf dem aktuellen Stand! Veraltete Informationen entwerten das gesamte Informationspaket, dass Sie anbieten.

In einem speziellen Downloadbereich Ihres Online-Pressezentrums können Sie ergänzende Materialien, die für den Mail- und Faxversand nicht geeignet sind, deponieren. Dazu gehören beispielsweise Fotos und andere Grafiken wie das Firmenlogo, Broschüren oder Informationsdateien wie Produktdokumentationen, der Geschäftsbericht als PDF oder auch bisheriges Presseecho.
Audiostreams mit O-Tönen oder Videos sind nur sinnvoll, wenn sie professionell aufbereitet und nutzbar sind.
Pressemitteilungen sind ein guter Anlass, um Themenmappen, d.h. Pakete mit ausgewählten Dateien zusammenzustellen, die dann en bloc ohne viel Klicken heruntergeladen werden können.

Wer bei Journalisten auf ein offenes Ohr stoßen will, sollte ihnen die Arbeit so einfach machen wie möglich. Zeitdruck bestimmt den journalistischen Alltag. Ein Online-Pressezentrum sollte daher leicht zu finden sein. Bei umfangreichen Websites ist ein Eintrag in der Hauptnavigation angemessen: "Presse" , "Presseinfos" oder "Pressezentrum" sind unmißverständliche, gut eingeführte Begriffe.

Pressetexte müssen nicht nur angemessen formuliert, sondern auch im passenden Dateiformat geliefert werden.

• Arg puristisch, bilderlos und ohne Layoutmöglichkeiten ist das Dateiformat TXT, dafür aber schnell im Download und sicher.

• TXT-Dateien kommen ausserdem der verbreiteten Arbeitsweise "Kopieren und Einfügen" sehr entgegen. PDF-Dateien übermitteln das von Ihnen erstellte Layout auf jedem Rechner gleich und sind schon ein klassisches Austauschformat im Web. Achten Sie beim Erstellen des PDF darauf, dass die Datei nicht zu groß ist und Copy & Paste ermöglicht wird.

• Das Word-Format DOC ist dagegen nicht geeignet: DOCs gelten zu recht als Virenüberträger und geben darüberhinaus leicht ihre ganze Enstehungsgeschichte mit Änderungen und Überarbeitungen - also Ihre Interna - mit wenigen Klicks preis. Als Download-Angebot sind sie auch meist zu umfangreich.

• Exotische Dateiformate verbieten sich bei Presse-Downloads von selbst.

Bilder sollten in einer druckbaren Form angeboten werden. Das bedeutet vor allem: In entsprechend hoher Auflösung (Pixelanzahl), andererseits trotzdem klein genug für den Download. Als Dateiformat für Fotos ist JPG (auch: JPEG) in Ordnung. Dieses Format verfügt über eine regelbare Datenkompression. Dadurch werden die Dateien etwas handlicher, die Bildqualität verschlechtert sich aber auch. Allzu stark dürfen Sie die JPGs also nicht komprimieren! Das Dateiformat TIFF ist ebenfalls ein gutes Austauschformat, das mit den richtigen Einstellungen verlustfrei komprimiert, die Dateien werden allerdings größer als im JPG-Format. Grafiken wie z.B. Logos sind als PDF oder EPS gut aufgehoben - diese Formate garantieren scharfe Konturen beim Abdruck.

Um druckfähige Bilddateien für den Download klein zu kriegen, sollten Sie sie in ein ZIP-Verzeichnis packen. Bieten Sie dazu unbedingt eine Bildvorschau an. So können Interessenten schon vor dem Herunterladen online ansehen, ob sich der Download der Bilder für Sie lohnt.

Umfangreichere Bildersammlungen sollten thematisch sortiert werden. Personen, Anlässe oder Produktgruppen sind sinnvolle Kategorien. Verkleinerte Vorschaubilder ("Thumbnails"), die erst auf Klick vergrößert werden, beschleunigen die Ladezeiten der Bildergalerien. Hilfreich kann auch das auf der Website formulierte Angebot sein, große Bilder (Druck-Feindaten oder große Formate) auf CD-Rom/DVD zuzuschicken. Natürlich muss der Versand angeforderten Materials dann auch prompt erfolgen.

Bildredaktionen freuen sich über Hoch- und Querformate zur Auswahl. Ob ein Bild ohne Nachbearbeitung ins vorgesehene Seitenlayout passt oder nicht, kann über den Abdruck entscheiden!

Sehr wichtig ist auch die Benennung der Bilder. "Bild 1", "Bild 2" und "Bild 3" oder ein digicam-typisches "img_6709" helfen nicht weiter. Solche Allerweltstitel tauchen alzuoft auf und zwingen nach dem Herunterladen zum Öffnen des Bildes, um nachzusehen, was darauf ist. Benennen Sie jedes Foto zumindest mit Vor- und Nachnamen der Abgebildeten, dem Produktnamen oder dem Anlass. Ein Firmenkürzel, bei speziellen Veranstaltungen das Datum oder auch Angaben zur Bildgröße, wenn es mehrere Versionen gibt, bilden hilfreiche Ergänzungen.

Journalisten, die sich für Ihr Unternehmen interessieren, sollten Sie nicht einfach wieder ziehen lassen. Bieten Sie ihnen in jedem Fall die Möglichkeit, sich in einen E-Mail-Presseverteiler einzutragen. Diese Prozedur sollte einfach und unbürokratisch erfolgen. E-Mail, Name, eventuell noch der thematische Schwerpunkt (erleichtert Ihnen die Ansprache mit maßgeschneiderten Informationen) - das reicht schon aus. Keinesfalls sollte diese Registrierung jedoch als Bedingung vor den Besuch des Online-Pressezentrums gesetzt werden!

Über den so entstehenden Verteiler können Sie dann Presseinformationen versenden. Aber bitte nicht zu oft und nicht zu banal. Die E-Mail-Postfächer von Journalisten werden Tag für Tag mit zahllosen unverlangten Mails überflutet - Ihre E-Mails - und schlimmer noch, Ihre Absender-Adresse - landen schnell im Spam-Ordner, wenn Sie Ihre neu gewonnenen Kontakte mit belanglosen Mitteilungen überstrapazieren. Wenige, zielgerichtete Informationen wirken besser.

Für manche Branchen bietet es sich auch an, spezielle Online-Aktionen für die Presse durchzuführen und dazu gezielt einzuladen. Gerade Produkte und Leistungen, die selbst mit dem Internet zu tun haben, lassen sich auf diese Art gut bekannt machen.

Der digitale Pressebereich ersetzt natürlich nicht die professionelle PR-Arbeit - er bildet jedoch eine sinnvolle Ergänzung. Fast von selbst versteht es sich dann, dass der Link zum Online-Infobereich auf keiner Pressemeldung fehlen darf.