So machen Sie Ihren E-Mail-Posteingang urlaubsfest

Kennen Sie das? Am Tag nach dem Urlaub werden Sie ständig gefragt, wie denn der Wasserstand beim Abarbeiten der aufgelaufenen E-Mails ist. In Zukunft können Sie mit einem ruhigen Lächeln Entwarnung geben.

Zwei Schritte sind dazu notwendig:

• Vor Ihrem Urlaub sorgen dafür, dass das Postfach so übersichtlich wie möglich bleibt.

• Nach dem Urlaub nutzen Sie die Möglichkeiten Ihres E-Mail-Programmes gezielt, um die lange Liste neuer Mails schnell zu reduzieren.

Der Grundsatz: Lagern Sie alles aus, was später den Blick auf die wichtigen Mails im Posteingang verstellt. Dabei hilft Ihnen Ihr E-Mail-Programm mit automatischen Regeln. Mit diesen können Sie die weniger wichtigen E-Mails aufgelaufen.

Welche Nachrichten eignen sich dafür, automatisch wegsortiert zu werden? Typische Kandidaten sind:

• Newsletter,

• Abwesenheitsnotizen der Empfänger,

• Lesebestätigungen,

• Unzustellbarkeitsnachrichten,

• Benachrichtigungs-E-Mails von Online-Diensten wie z. B. Xing,

• Google Alerts,

• E-Mails, die nur in Kopie an Sie gehen.

Legen Sie für diese Nachrichten unterhalb des Posteingangs eigene Ordner an und weisen Sie Ihr E-Mail-Programm an, eingehende Mails in den passenden Ordner automatisch zu verschieben.

Am aufwendigsten ist das für die Vielzahl Ihrer Newsletter. Zunächst brauchen Sie einen Unterordner "Newsletter". Überlegen Sie, ob Sie einen für alle wollen oder lieber einen separaten Ordner pro Newsletter. Dann müssen Sie für jeden Newsletter eine Regel definieren bzw. einen Filter anlegen.

Wie definiert man einen sinnvollen Filter?

• Über die Betreffzeile: Oft haben Newsletter einen immer gleich lautenden Text im oder am Anfang der Betreff-Zeile.

• Über die Absenderadresse: Viele Versender haben auch eine spezielle E-Mail-Adresse nur für den Newsletter-Versand. Achten Sie bei dieser Möglichkeit jedoch darauf, dass es sich wirklich um eine reine Newsletter-Adresse handelt - sonst verschiebt der Filter natürlich auch alle anderen E-Mails dieses Absenders automatisch.

Einfacher haben Sie es, wenn Sie generell eine eigene E-Mail-Adresse für Newsletter einrichten. Dann nämlich bleibt Ihr Haupt-Account verschont - und Sie können sich später mit Zeit und Muße den aufgelaufenen Newslettern widmen.

Richten Sie nun drei weitere neue Ordner für automatisch generierte E-Mails ein und erstellen Sie entsprechende Regeln:

• Abwesenheitsnotizen beginnen häufig mit den Begriffen "Out of Office", "Out-of-Office", "Abwesenheitsnotiz:", "Auto-Reply:" oder enden mit "ist abwesend".

• Lesebestätigungen erkennt man meistens an den Zeichenketten "Lesebestätigung:", "return receipt" oder "delivered to" im Betreff.

• Gerade wenn Sie eine automatische Abwesenheitsnotiz nutzen, werden Sie nach Ihrer Rückkehr eine ganze Menge von Unzustellbarkeitsnachrichten in Ihrem Postfach finden. Da viele Newsletter und systemgenerierte E-Mails keinen realen Absender haben, kann man auf diese E-Mails nur selten direkt antworten. Das weiß Ihre Abwesenheitsnotiz natürlich nicht und antwortet trotzdem. Auch hier gibt es einige typische Betreffzeilen, auf die Ihre Regel reagieren kann: "Returned Mail:" und "undeliverable". Oft hört der Absender von Unzustellbarkeitsnachrichten auf den Absendernamen "Mail Delivery Subsystem".

Sie müssen nicht pro Begriff einen eigenen Filter erstellen. Besser ist es, nur einen Filter zu erstellen und die Begriffe mit "oder" zu verknüpfen. Dann schlägt der Filter zu, wenn der eine oder der andere Begriff enthalten ist. Das heißt, eine E-Mail, die "Return Receipt" oder "Auto-Reply" oder "Undeliverable" aufweist, wird aussortiert.

Natürlich könnten Sie per Filter bestimmen, diese E-Mails automatisch zu löschen. Doch zumindest die Abwesenheitsnotizen wichtiger Geschäftspartner möchten Sie vielleicht im Kalender notieren.

Als Nächstes kümmern wir uns noch um die Vielzahl von Benachrichtigungs- und Status-E-Mails, die uns tagtäglich erreichen. Zum Beispiel: Wenn Sie Google Alerts abonniert haben, dann können Sie eine Regel anlegen, die auf den Betreff "Google Alert -" oder noch besser auf den Absender "googlealerts-noreply@google.com" reagiert.

Automatische Statusnachrichten kommen häufig von eindeutig identifizierbaren Adressen. Um nur einige Beispiele zu nennen: Xing verschickt diese über "mailrobot@xing.com", Friendfeed über "emailhelp@friendfeed.com" und Google Adwords über "adwords-noreply@google.com". Werfen Sie einen Blick in Ihren E-Mail-Papierkorb und Sie werden noch einige weitere finden...

Ein letzter Schritt, mit dem Sie für mehr Überblick sorgen, ist, die E-Mails auszusortieren, die Sie nur in Kopie erhalten. Gehen Sie einfach mutig davon aus, dass man Sie mit CC-E-Mails wirklich nur informieren will. Durcharbeiten können Sie die E-Mails immer noch, ganz zum Schluss. Legen Sie dazu einen neuen Ordner "CC-Mails an mich" an und definieren Sie einen Filter für alle E-Mails, die den CC-Tatbestand erfüllen. Diese werden dann automatisch verschoben.

Eine aussagekräftige Abwesenheitsnotiz sollte mindestens folgende Informationen enthalten:

• den Hinweis, dass Sie abwesend sind;

• das Datum, wann Sie wieder zurück sind;

• einen Hinweis darauf, ob Sie im Urlaub ab und an Ihre E-Mails lesen bzw. beantworten;

• einen Hinweis darauf, ob Ihre E-Mail weitergeleitet wird und wann ja, an wen;

• eine Stellvertretung für dringende Fälle, sofern vorhanden, und deren E-Mail-Adresse und evtl. zusätzlich eine Telefonnummer;

• Höflichkeit siegt: Garnieren Sie Ihre Abwesenheitsnotiz auch mit einer Anrede und einem Gruß.

Bei allen guten Wünschen, eines kommt sicher: Der erste Tag nach dem Urlaub und der Blick in die prallvolle Mailbox. Einiges haben Sie ja durch die obigen Tipps schon herausgefiltert. Trotzdem ist es eine Herausforderung, in den verbleibenden E-Mails das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen.

Dazu hat es sich bewährt, die Sortierung der Nachrichten im Posteingang vorübergehend umzustellen. Die übliche chronologische Sortierung ist zwar im Alltag praktisch, aber nicht für das schnelle "Scannen" Ihrer Urlaubsmails geeignet.

Lassen Sie sich die E-Mail-Flut nach Absender sortiert anzeigen. So können Sie alle Mails von wichtigen Absendern am Block erkennen und bearbeiten.

Auch das Aussortieren von Newslettern, Werbepost, Systemnachrichten, Status- und Benachrichtigungsmails, die Ihren automatischen Filtern entgangen sind, ist so einfacher. Markieren Sie diese am besten möglichst zusammenhängend und verschieben Sie diese unbesehen in den jeweiligen Ordner. Damit lichten sich die Dinge schon ein wenig und die verschobenen E-Mails können Sie in der Mittagspause immer noch lesen.

Wichtiges vor Dringendem: Die Sortierung nach Absender hilft Ihnen dabei, im nächsten Schritt die wichtigsten Absender schnell zu identifizieren. Bearbeiten Sie jeden Absender am Stück und beginnen Sie dabei jeweils mit den neuesten Nachrichten.

Zum Schluss widmen Sie sich den verbliebenen E-Mails der zweit- und drittwichtigsten Absender. Dazu können Sie die E-Mails wieder chronologisch sortieren. Lassen Sie sich das aktuellste Datum oben anzeigen und beginnen Sie auch in dieser Reihenfolge. Sie werden feststellen, dass sich ältere E-Mails oft schon erledigt haben. Wenn eine E-Mail älteren Datums wirklich wichtig war, so wird sich der Absender höchstwahrscheinlich mehr als einmal bei Ihnen gemeldet haben.

Damit Ihnen ganz sicher nichts Lesenswertes entgeht, können Sie einen Ordner "Vor-Papierkorb" erstellen, in dem alle nicht bearbeiteten Mails verschieben. Sollte sich doch noch jemand wegen einer unerledigten Mail melden, dann können Sie sie von dort hervorholen. Nach einiger Zeit können Sie diesen Ordner dann komplett löschen.

Sind längere Antworten nötig, dann sollten Sie diese auf später verschieben. Nehmen Sie die E-Mails auf die Wiedervorlage. Dazu bieten Ihnen die meisten E-Mail-Programme entsprechende Funktionen an. In Outlook können Sie die Fähnchen nutzen, dort können Sie auch Termine hinterlegen. In Thunderbird gibt es den gelben Stern links neben der Nachricht für solche Zwecke. Oder Sie verwenden Kategorien bzw. Tags mit entsprechenden Bedeutungen. Wie Sie damit arbeiten und Ihre E-Mail-Organisation perfektionieren, das lesen Sie im Ratgeber "E-Mail-Chaos ade: System und Ordnung im elektronischen Postfach".

Haben Sie danach noch Lust und Muße, die aussortierten Newslettern, Servermeldungen und Werbebotschaften zu lesen? Tun Sie das, nachdem alles Wichtige erledigt ist. Oder Sie lassen den Urlaub noch etwas nachklingen und nutzen beherzt die Funktion "Alles als gelesen markieren".