Wenn Belege und Unterlagen in der Buchhaltung verlorengehen

Ein paar Vorsichtsmaßnahmen helfen dabei, wichtige Papierdokumente und Belege in Ihrem Büro zu schützen und im Verlust-Fall den Schaden in Grenzen zu halten. Schließlich sind nicht nur Computer-Daten gefährdet: Nach Einbrüchen, Bränden und anderen Unglücksfällen sind oft auch konventionelle Geschäftsdokumente aus Papier verschwunden oder vernichtet. Dabei sind sie oft kaum ersetzbar. Wir sagen Ihnen, was Ihnen nach dem Verlust wichtiger Unterlagen "blüht" und welche Vorsorgemaßnahmen sinnvoll sind.

Mit dem Festplatten-Backup ist es in Sachen "Datensicherung im Büro" noch nicht getan: Schließlich liegen längst noch nicht alle geschäftlichen Dokumente in elektronischer Form vor. Und selbst wenn, hält sich die Beweiskraft der meisten digitaler Kopien in Grenzen: Gerichte und Finanzämter bestehen im Zweifel auf den Papierurkunden.

Verglichen mit flüchtigen elektronischen Dokumenten sind konventionelle Geschäftspapiere zwar vergleichsweise langlebig und robust. Vor Diebstahl, Bürobränden, Wasserschäden, Vandalismus oder auch Verlust (zum Beispiel während eines Umzugs) sind aber auch Papierunterlagen nicht geschützt. Grund genug, sich in einer ruhigen Stunde einmal mit möglichen Folgen und Vorsichtsmaßnahmen zu beschäftigen.

Die folgenden Selbsthilfe-Tipps dienen der Vorsorge und der Bewältigung von Dokumentenverlusten.

Sieht man einmal von Rechtsstreitigkeiten mit Kunden und Lieferanten ab, droht bei Verlust von Geschäftspapieren vor allem vom Finanzamt Ungemach. Zwar gelten die viel zitierten "Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung" laut § 243 HGB nur für Kaufleute. Doch die Mitwirkungspflichten und die Aufbewahrungspflichten der Abgabenordnung müssen auch Selbstständige und Unternehmer beachten, die nicht ins Handelsregister eingetragen sind: Schließlich ist ein geordnetes und vollständiges Belegwesen unverzichtbare Voraussetzung für die Unternehmensbesteuerung - insbesondere für Umsatz-, Einkommen- und Gewerbesteuer.

Andererseits: So ehern das Buchführungs-Grundgesetz "Keine Buchung ohne Beleg" sein mag - notfalls muss es halt auch ohne gehen. Die gute Nachricht: Da - zumindest außerhalb des stationären Handels - mittlerweile die meisten Zahlungen bargeldlos abgewickelt werden, lassen sich die Einnahmen und Ausgaben aus den Kontobewegungen auf den Geschäftskonten zum größten Teil recht gut rekonstruieren. Banken und Sparkassen können die Zahlungsflüsse durchweg mindestens zehn Jahre lang nachvollziehen. Das Grundgerüst einer einfachen Einnahmenüberschussrechnung lässt sich auf diese Weise im Großen und Ganzen recht schnell rekonstruieren.

Bitte beachten Sie: Während sich die Kontobewegungen der letzten 90 Tage in der Regel problemlos wiederherstellen lassen, verlangen die Geldinstitute für Belege länger zurückliegende Zeiträume zum Teil happige Gebühren. Fragen kostet aber nichts: Langjährige Stammkunden in unverschuldeter Notlage können auf Entgegenkommen rechnen.

Dass es bei den Auszahlungen tatsächlich um Betriebsausgaben inklusive gezahlter Vorsteuern handelt, muss selbstverständlich im Einzelfall nachgewiesen oder zumindest plausibel gemacht werden:

• Fehlen nur einzelne Belege in wertmäßig überschaubarer Größenordnung, nimmt der Fiskus ausnahmsweise mit Eigenbelegen vorlieb. Worauf Sie dabei achten sollten, erfahren Sie im Beitrag "Eigenbeleg: Buchhalters Hintertürchen"

• Fehlende Originalbelege dürfen Sie aber auch durch Kopien oder Zweitschriften ersetzen: Das gilt sowohl für interne Dokumente (wie zum Beispiel Ausgangsrechnungen) als auch für Eingangsrechnungen, Quittungen und sonstige Nachweise von Geschäftspartnern. Vor allem, wenn es um höhere Vorsteuerbeträge geht, sollten Sie Ihre Lieferanten und Dienstleister nach Möglichkeit um eine Rechnungskopie bitten.

Können Einnahmen und Ausgaben beim besten Willen nicht nachträglich ermittelt und plausibel gemacht werden, droht eine gründliche Betriebsprüfung, an deren Ende die in § 162 Abgabenordnung geregelte "Schätzung von Besteuerungsgrundlagen" steht.

Dabei muss das Finanzamt den Besonderheiten des jeweiligen Falls Rechnung tragen: Ist die Einhaltung der Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nicht möglich, obwohl der Steuerpflichtige seinen Mitwirkungspflichten nachkommt (wozu auch die Offenlegung privater Bankkonten gehört), können die Finanzbehörden im Einzelfall rückwirkend Erleichterungen bewilligen. Dabei spielt selbstverständlich auch eine Rolle, ob ...

• die Gründe für das Fehlen von Belegen und Aufzeichnungen plausibel gemacht werden können,

• die Verletzung der Aufbewahrungs- und Aufzeichnungspflichten schuldhaft erfolgt ist oder hätte vermieden werden können,

• wie der Steuerpflichtige seinen Aufzeichnungspflichten vor und nach der Beleglücke nachgekommen ist und

• ob der Steuerpflichtige alle Möglichkeiten ausgeschöpft hat, nachträglich Nachweise über wesentliche Besteuerungsgrundlagen zu beschaffen.

Davon abgesehen: Der Verlust betrieblicher Belege und sonstige Verletzungen der Buchführungspflicht sind an sich nicht strafbar - vorausgesetzt, sie stehen nicht im Zusammenhang mit Steuerhinterziehungen, Vermögens- oder Insolvenzstraftaten.

Kann das Finanzamt Einnahmen, Ausgaben und sonstige steuerlich bedeutsame Sachverhalte auf Grundlage der vorhandenen Informationen nicht ermitteln, dürfen die Besteuerungsgrundlagen, also insbesondere das Betriebsergebnis, den Gewerbeertrag und die Umsatzsteuerzahllast, geschätzt werden. Je nach Branche und Betriebsgröße gibt es dafür unterschiedliche Verfahren - angefangen bei der ...

• groben Richtsatzschätzung (Vergleich mit Betrieben derselben Branche und gleicher Größe) über die

• interne Zeitreihenanalyse (Vergleich mit belegbaren Geschäftsjahren des betreffenden Betriebs) oder

• interne Nachkalkulationen bis hin zur

• Geldverkehrsrechnungen, Vermögenszuwachsrechnungen und ähnlichen "Verprobungsmethoden".

Ganz gleich, auf welche Weise die Schätzung erfolgt: Zugunsten des Steuerpflichtigen fällt sie erfahrungsgemäß nicht aus. Hinzu kommt, dass die Abgabenordnung im Fall von Schätzungen Zuschläge von 5.000 Euro bis zu einer Million Euro in Aussicht stellt. Ganz besonders pingelig ist der Fiskus, wenn Sie grenzüberschreitende Geschäfte machen, aber keine oder nur unvollständige Belege und Aufzeichnungen beibringen können.

Am einfachsten beugen Sie einem drohenden Totalverlust von Dokumenten vor, indem Sie Geschäftsräume und Archiv örtlich voneinander trennen. Wenn Sie Ihre Unterlagen auf verschiedene Orte aufteilen (z. B. aktuelle Dokumente im Büro, ältere und selten genutzte Dokumente daheim im Keller, auf den Dachboden oder in separaten Lagerräumen), können Sie die wichtigsten Geschäftsvorfälle notfalls viel schneller und einfacher rekonstruieren und plausibel machen. Für besonders wichtige Dokumente empfiehlt sich der gute alte - und am besten feuersichere - Tresor.

Eine weitere Möglichkeit ist das Digitalisieren der Geschäftsdokumente: Als reine Vorsichtsmaßnahme erscheint das Einscannen von Papieren jedoch ziemlich aufwändig. Immerhin bringt ein solches elektronisches Belegarchiv einiges an zusätzlicher Sicherheit - wenn Sie regelmäßige Festplatten-Backups machen.

Die Wahrscheinlichkeit, dass Geschäftsräume abbrennen, von Dieben leergeräumt werden oder Vandalismus und Naturkatastrophen zum Opfer fallen, mag nicht besonders hoch sein. Im Ernstfall wiegt der Verlust wichtiger Geschäftsdokumente dann jedoch umso schwerer. Grund genug, sich über die Lagerung von Belegen und Aufzeichnungen rechtzeitig Gedanken zu machen. Die Gefahr eines Totalverlusts lässt sich zum Glück mit einfachen Maßnahmen spürbar verringern.