Muster-Geschäftsbriefe per Word-Assistent

Rund 50 Muster-Geschäftsbriefe von der "Abmahnung eines Angestellten" bis zum "Zwischenbescheid einer Reklamation" enthält der kostenlose Musterbrief-Assistent für Microsoft Word: Die Text-Vorlagen von Smarttools sind kurz, nüchtern formuliert und durchaus brauchbar. Wer will, kann die Sammlung durch eigene Musterbriefe erweitern.

"Wie sag ich's bloß meinem Kunden (Lieferanten, Mitarbeiter)?"

Wer sich schwer tut, in der Geschäftskorrespondenz den richtigen Ton zu treffen, ist für eine gute, korrekt formulierte Vorlage dankbar. Eine nützliche Sammlung von 50 förmlichen Geschäfts-Schreiben zu diversen Anlässen enthält der "Musterbrief Assistent" von SmartTools.

Das Musterbrief-Icon in Word 2007

Der Musterbrief-Assisten klinkt sich nahtlos in die Word-Versionen 2007, 2003 und 2002/XP. ein.

Nach dem Start der kleinen Installations-Routine mbrief.exe (1,33 MB) steht das Tool in MS Word als zusätzliche Symbolleiste mit zwei Icons zur Verfügung:

Symbolleiste des Musterbrief-Assistenten

Benutzer von Word 2007 finden den Assistenten-Button in der zusätzlichen Registergruppe "SmartTools".

So übernehmen Sie die Texte in Ihre Schreiben:

Das Auswahlfenster des Musterbrief-Assistenten

• Öffnen Sie einen leeren Briefvordruck,

• stellen Sie den Cursor an die Stelle des Briefes, an der die Vorlage eingefügt werden soll (Briefkopf, Adressfeld und Anrede liefert der Assistent nicht),

• klicken Sie auf den Schaltknopf "SmartTools Musterbrief-Assistent" (Word 2007: "Musterbrief einfügen, Optionen") und

• wählen Sie im folgenden Dialogfeld die inhaltlich passende Vorlage.

• Per Doppelklick übernehmen Sie schließlich den Mustertext in Ihren Brief.

Standardmäßig wird der Mustertext im (geschützten) Formularmodus geöffnet:

Musterbrief im Formularmodus

Dann können lediglich die Formularfelder durch die erforderlichen Detail-Angaben ergänzt werden. Per Tabulatortaste erreichen Sie das jeweils nächste Eingabefeld. Aber selbstverständlich ist auch das freie Editieren des Brieftextes möglich: Ein Mausklick auf das Schloss-Icon in der Symbolleiste sorgt dafür, dass der Formularmodus wieder abgeschaltet wird und das Dokument ganz normal bearbeitet werden kann.

Inhaltlich ist das in manchen Fällen auch durchaus sinnvoll: Denn die Schreiben sind zwar weitgehend sachgerecht und nüchtern, dafür aber auch recht knapp verfasst. Die eine oder andere individuelle Ergänzung und persönliche Umformulierung kann im Einzelfall also nicht schaden. Bei den Rechnungs-Vordrucken ist das Aufheben des Dokumentenschutzes sogar unverzichtbar: Schließlich müssen die eigentlichen Rechnungspositionen ja eingegeben werden.

Das Spektrum der Musterbriefe deckt einige private und berufliche Anwendungsfälle ab (zum Beispiel Mietsachen, Bewerbungen und Kündigungen). Vornehmlich geht es aber um Geschäftsvorfälle wie...

• Kunden-Korrespondenz (Angebote, Nachfass-Schreiben, Auftragsbestätigung, Rechnungen, Infos über Verzögerungen, Reklamationen, Aufschub von Zahlungsterminen, Entschuldigungen, Zwischenbescheide)

• Lieferanten-Schreiben (Informationen, Angebote, Bestellungen, Erinnerungen, Mängelrügen, Kulanz) sowie

• Personalangelegenheiten (Abmahnung, Kündigung, Feedback zu Bewerbungen und Kündigungen)

Neu in der jüngsten Version 4 des Musterbrief-Assistenten ist die Möglichkeit, zusätzlich zu den 50 fest integrierten Musterbriefen bis zu zehn eigene Vorlagen zu speichern: Dazu ...

• erstellen Sie Ihr Schreiben in der gewünschten Form,

• markieren den Inhalt,

• rufen den Musterbrief-Assistenten auf,

• blättern in der Liste der Vorlagen bis hinunter zu "Eigener Musterbrief 1" (oder einen der anderen neun freien Speicherplätze),

• klicken auf die Schaltfläche "Markierung speichern" und

• geben Ihrem Musterbrief einen aussagekräftigen Namen Ihrer Wahl.

So erzeugen Sie eigene Musterbriefe

Anders als die eingebauten Vorlagen können selbst erstellte Musterbriefe jederzeit wieder gelöscht und durch neue Inhalte ersetzt werden.

Wie alle Vorlagen und Musterbriefe stoßen auch die Vorschläge des Musterbrief-Assistenten im Einzelfall an ihre Grenzen. Geeigneter als die vielfach unnötig komplizierten, gestelzten und unpersönlichen "Eigenproduktionen" unerfahrener Geschäftsleute (und erst recht Privatpersonen) sind die SmartTools-Formulierungen aber allemal.