Word-Dokumente strukturieren und in PowerPoint verwenden

Oft will man aus Informationen, die in einer Word-Datei vorliegen, eine Präsentation erstellen. In diesem Fall können Sie nicht nur den Text ganz einfach übernehmen - Sie können auch gleich die Gliederung in Microsoft Word als Grundlage für die Struktur Ihrer Präsentation in PowerPoint nutzen. Die Folien werden dabei ganz automatisch erstellt. Wir zeigen Ihnen, wie das geht.

Die Informationen, zu denen eine Präsentation erstellt werden soll, liegen oft bereits in einem Word-Dokument vor. Vielleicht haben Sie beispielsweise Daten in einem Bericht in Word festgehalten, die Sie nun für eine PowerPoint-Präsentation während einer Besprechung brauchen. Wenn der Ausgangstext in Word hinreichend strukturiert ist, kann er Ihnen in so einem Fall gleich die Gliederung Ihrer Präsentation in Folien und Listenpunkte innerhalb der Folien liefern. So nutzen Sie bereits vorhandene Daten und sparen sich zusätzliche Erfassungsarbeit bzw. die mühsame Übernahme von Informationen über die Zwischenablage.

Voraussetzung für dieses Verfahren ist allerdings, dass das Word-Dokument auch wirklich gegliedert ist. Ansonsten hat PowerPoint ja keine Möglichkeit, eine Struktur zu erkennen und die Folien danach anzulegen. Als erstes sagen wir Ihnen deshalb, worauf es dabei ankommt.

Damit Sie Informationen aus Word in PowerPoint nutzen können, sollten Sie im Word-Dokument die von der Textverarbeitung vordefinierten Formatvorlagen für Überschriften einsetzen. Diese finden Sie im Listenfeld "Formatvorlage" der "Format"-Symbolleiste von Word oder im Menü unter "Format" -> "Formatvorlage" unter den Bezeichnungen "Überschrift 1" bis "Überschrift 9".

Jeder im Word-Dokument mit "Überschrift 1" formatierte Absatz wird in PowerPoint zum Titel einer neuen Folie, jeder mit "Überschrift 2" formatierte Absatz zur ersten Textebene der Folie. Die Überschriften 3 und 4 kommen in die zweite beziehungsweise dritte Ebene.

Alternativ gibt es auch die Möglichkeit, Einzüge in Word als Grundlage für die Gliederung in Powerpoint zu verwenden. Die Arbeit mit den Formatvorlagen "Überschriften" in Word ist aber verlässlicher.