E-Mails als Störfaktor: Mehr E-Mail-Disziplin, bitte!

E-Mails haben sich im Laufe der letzten 30 Jahren vom Kommunikations-Hoffnungsträger zum Produktivitätskiller entwickelt. Das liegt nicht nur an der Spam-Überflutung, sondern auch an den Nutzern selbst: Viele E-Mail-Junkies lassen sich bei jeder Gelegenheit durch vermeintlich interessante Mitteilungen von der Arbeit abhalten. Unbewusst, aber keineswegs unfreiwillig. Abhilfe schafft die Posterledigung zu festen Tageszeiten - und auch sonst ein wenig mehr Maildisziplin.

Wenn der E-Maildienst zum Produktivitätskiller wird, liegt das zumindest auch ...

• an ausufernder Privat-Korrespondenz,

• am "Spam vom Schreibtisch nebenan" (überflüssige Kopien, Weiterleitungen und E-Mails Marke "Nur zur Information") und

• an der Neigung, sich durch die laufend eintrudelnde elektronische Post von wichtigen Aufgaben ablenken zu lassen. Viele Menschen tun sich schwer, ihre Neugier zu zügeln und eingetroffene Mitteilungen bis zu einem passenderen Zeitpunkt liegen zu lassen.

Aber nur ein Bruchteil der eingehenden elektronischen Post muss wirklich postwendend beantwortet werde. Deshalb kann auf eine Dauer-Überwachung des E-Mail-Eingangs in den allermeisten Fällen verzichtet werden.

Wenn auch Sie das Gefühl haben, von E-Mails aufgefressen zu werden, sollten Sie dem Rat von Kommunikations-Experten folgen und die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost allenfalls zwei bis dreimal pro Tag in festen Zeitfenstern vornehmen. In den meisten Fällen genügt es vollkommen, den Posteingangskorb am Beginn des Arbeitstages, gegen Mittag und kurz vor Feierabend zu kontrollieren.

Damit vermeiden Sie nicht nur, dass die Erledigung der Korrespondenz Ihren eigentlichen Arbeitsfluss unterbricht. Sie verhindern auch, dass die Kommunikation mit unausgelasteten oder besonders schreibwütigen Zeitgenossen zu einer Art "Instant Messaging" via E-Mailprogramm ausartet. Solche Unterhaltungen im Telegrammstil mögen unterhaltsam sein - der konzentrierten Erledigung von Arbeitsaufträgen und geschäftlichen Projekten sind sie selten zuträglich.

Zu mehr E-Mail-Disziplin gehört auch, dass man nicht unbedingt das letzte Wort haben muss. Selbst im Zeitalter der Kundenorientierung brauchen Sie nicht auf jede Kundenmitteilung zu reagieren - nur um sich zum Beispiel für eine schlichte Terminbestätigung zu bedanken. Gewiss: Auch in der geschäftlichen Korrespondenz sollte man freundlich sein und dem Gegenüber persönliches Interesse signalisieren. Aber nicht bis zu dem Punkt, an dem ein fruchtloses Pingpong aus Floskel-Kommunikation oder Privatgeplauder entsteht.

Wenn es sich also nicht gerade um den hochsensiblen Stammkunden handelt, dürfen Sie ruhig mal gedanklich einen Punkt machen und einen ausfransenden Gesprächsfaden durch "Nicht-Reaktion" abschneiden.

Die weise Selbstbescheidung hat noch weitere Aspekte. Gemeinsames Ziel all dieser Tipps: die Eindämmung der E-Mail-Flut durch mehr "Nachrichtensparsamkeit":

• Gehen Sie möglichst zurückhaltend mit obligatorischen "Nur zur Info"-E-Mails um. Ist die Nachricht für die Empfänger wirklich nützlich oder gar unverzichtbar?

• Nutzen Sie die Option "Antwort an alle" nur in wichtigen Ausnahmefällen: Anders als beim normalen "Antworten" schicken Sie Ihre Antwort damit nämlich nicht nur an den Absender, sondern auch alle anderen Empfänger der Ursprungsnachricht.

• Verzichten Sie auf die Verbreitung und Weiterleitung von Virenwarnungen, Kettenbriefen und E-Mail-Scherzen - vor allem an größere Verteiler.
  
  Praxistipp: Bevor Sie noch so sinnvoll erscheinende Hilfeersuchen, Proteste, Petitionen und ähnliche Massenmails ausnahmsweise doch einmal an Kollegen, Freunde oder Familienangehörige weiterleiten, sollten Sie sich beim Hoax-Infoservice der TU Berlin oder bei Techfacts unbedingt vergewissern, ob der Rundbrief dort bekannt ist und was es damit auf sich hat.

• Erleichtern Sie den Empfängern Ihrer E-Mails die Arbeit durch aussagekräftige Betreffzeilen.

• Verzichten Sie - vor allem bei geschäftlichen Mails - auf überfrachtete Nachrichten zu verschiedenen Themen gleichzeitig: Am besten konzentrieren Sie sich auf ein konkretes Thema, das Sie in der Betreffzeile klar benennen.

• Sofern das nicht ganz offensichtlich ist, sollten Sie im Mailtext klar sagen, welche Reaktion Sie vom Leser erwarten (Antwort, "Vollzugmeldung" etc.).

• Leiten Sie beim Weiterleiten an Dritte nur die wirklich relevante Auszüge einer Ursprungsnachricht weiter: Schließlich haben Sie die Nachricht bereits gelesen oder zumindest überflogen. Zumindest die Arbeit des "Durchackerns" können Sie dem Empfänger abnehmen. (Diese Gewohnheit ist übrigens auch das beste Mittel, die Zahl der Weiterleitungen drastisch zu reduzieren.)

• Beachten Sie die üblichen Konventionen beim Beantworten von E-Mails:

  • In geschäftlichen E-Mails hat sich mittlerweile die TOFU-Regel durchgesetzt: "Text oben, Fullquote unten" ("Fullquote" bedeutet Vollzitat). Dieses Prinzip hat den Vorteil, dass der gesamte bisherige Diskussionsverlauf vollständig und im Zusammenhang nachvollziehbar ist.

  • Demgegenüber empfiehlt die Netiquette für Mailinglisten nach wie vor das verdichtete Zitieren: Beim sogenannten Inline-Quoting gibt der E-Mailschreiber nur die relevanten Teile der vorhergehenden Nachricht(en) wieder. Die Zitate sind dabei durch Einrückungszeichen gekennzeichnet. E-Mails werden durch diese Zitierweise kürzer, die konkreten Bezüge wesentlich klarer. Dafür fehlt dem Empfänger allerdings der Gesamtkontext des Diskussionsstrangs.