Kostenvoranschlag: Was Sie als Dienstleister beachten müssen

Mit einem Kostenvoranschlag berechnen Sie als Unternehmer für Ihren (potenziellen) Kunden, was ihn ein bestimmter Auftrag kosten würde. Der Kostenvoranschlag soll Kunden vor unerwartet hohen Rechnungen schützen und für Unternehmer eine sichere Vertragsgrundlage schaffen. Dennoch führt er oft zu Missverständnissen, Ärger und gerichtlichen Auseinandersetzungen. Die können Sie vermeiden - vorausgesetzt, Sie machen beim Kostenvoranschlag alles richtig.

Unterschieden werden:

• der einfache oder unverbindliche Kostenvoranschlag: Vor Beginn der Arbeiten erstellen Sie einen schriftlichen Kostenvoranschlag, in dem Sie die anfallenden Arbeitsschritte auflisten und die voraussichtlichen Kosten beziffern. Der einfache Kostenvoranschlag wird formell nicht Vertragsbestandteil, sondern ist nur Geschäftsgrundlage. Diese unverbindliche Form des Kostenvoranschlags ist im Geschäftsleben weit verbreitet.

• der garantierte oder verbindliche Kostenvoranschlag: Als Unternehmer garantieren Sie die Höhe der berechneten Kosten und sind an diesen Endpreis gebunden. Wenn Sie sich verkalkuliert haben oder unerwartete Schwierigkeiten auftreten, müssen Sie die Mehrkosten aus eigener Tasche bezahlen. Da dies für Unternehmer ein hohes Risiko bedeutet, kommt der verbindliche Kostenvoranschlag in der Praxis selten vor.

Ein Kostenvoranschlag ist mehr als eine gegliederte Darstellung der nötigen Arbeiten mit den dafür fälligen Kosten. Es gehören hinein (im Sinne des § 650 BGB):

• die - mehr oder weniger ausführliche - Beschreibung der vorgesehenen Arbeitsschritte

• die dafür nötige Arbeitszeit und die zugehörigen Arbeitskosten (mit Zuschlägen)

• das erforderliche Material und die Materialkosten

• evtl. Fahrt- und Wegezeit

• die Gültigkeitsdauer ("Erfüllungszeitraum")

• der ungefähre Endpreis (Nettobetrag zuzüglich MwSt. oder Bruttobetrag). Im Kostenvoranschlag müssen Sie zwar nicht zwingend die Mehrwertsteuer ausweisen; es handelt sich ja nicht um eine Rechnung. Doch sollten Sie diese - zumindest bei Angeboten für Privatkunden - stets mit einrechnen.

Auch wenn der Endpreis geschätzt ist: Im unverbindlichen Kostenvoranschlag machen Sie eine exakte Rechnung auf, in der Sie von den Vorgaben des Kunden ausgehen und danach Ihre Arbeitszeit, Ihren Materialeinsatz und Ihren Unternehmerlohn möglichst genau berechnen. Eine Überschreitung dieses Betrags ist grundsätzlich zulässig. In Ihrer späteren Rechnung können Sie also von Ihrer Kostenschätzung abweichen.